升本背景下的高職院校檔案管理工作實踐探索

摘 要：本文在闡述當前高職院校檔案管理工作存在問題的基礎上，通過明晰升本建設要求對檔案管理工作帶來的新挑戰，提出了提升高職院校檔案管理工作質量的有效途徑。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；升本建設；信息化

2012年，國家制訂了《現代職業教育體系建設規劃（2012-2020年）》，明確提出示范性專科層次高等職業院校部分專業經批準后可以培養本科層次技術技能人才，到2020年形成大多數省份都有若干所本科層次高等職業院校的格局。面臨這一重大政策機遇，升辦本科高等職業教育已成為示范性高職院校當前所面臨的重大課題。而這一目標的實現需要示范性高職院校在學院管理的各個方面做好頂層設計，實現質的提升。高職院校檔案管理工作對高職院校提升辦學水平優化育人模式工作等方面起著基礎性的信息服務作用。在高職院校不斷深化改革的進程中，檔案的作用越來越突出。高職院校在發展過程中形成的一系列有價值的檔案，已經成為當下高職院校不斷調整步伐和改革發展力度的有力借鑒，并對高職院校的長遠發展有著不可替代的作用。因此，當前高職院校的檔案管理工作對高職院校的升本建設來說有著特殊的意義，我們應當在對其重要性的給予充分認識的基礎上，不斷在實踐中探索和創新，完善檔案管理工作，為升本建設提供有力的保障。

1 高職院校檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案信息內容分散、不全面

當前高職院校的教職工檔案大多以人事檔案的形式存放。人事檔案中反映個人經歷、資歷、科研成果的材料由于種種原因未能及時補充和更新，無法準確地反映教職工的業績、學術水平等情況。高職院校是專業人才聚集的地方，反映教師學術、科研等業務情況的材料并非只保存在人事檔案，而是被分別存放學校相應的管理職能部門，如果要查這部分材料，就要到多個地方去查閱。一旦有人事調動，往往會造成只將人事檔案轉走，而業務檔案、科研成果以及其他與其有關的檔案材料留在原單位的情況。在學生檔案方面，由于院系兩級管理，部分學生的檔案分散保存在系部和學生處，尤其是一些學生黨員檔案，長期存放在系部，直到學生畢業才會統一放入學生處規定的檔案袋內。而由于系部缺乏專人保管檔案，在這一過程中，學生黨員檔案極易發生缺失、丟失的現象。

1.2 檔案管理制度不規范

許多高職院校是由幾所大中專學校合并而成，由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一、質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的材料甚至沒有進行科學的分類和裝訂。

1.3 檔案現代化管理程度低

當前大部分高職院校都實現了辦公自動化，檔案部門雖然配備了計算機、網絡、復印機、掃描儀等設備，但是檔案管理還停留在傳統的紙質管理層面，僅僅歸檔目錄由計算機打印，沒有采用電子文檔和網絡化管理，人事檔案從收集整理到保管利用等各個環節，主要依靠手工操作，現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用，工作進度慢、勞動強度大、利用效率低，這種狀況與現代教育事業的發展不相適應。

1.4 檔案管理人員結構不合理

目前高職院校各部門檔案管理人員大多數都是兼職檔案管理員，缺乏受過專業培養的專職檔案管理員。高校檔案管理人員屬于教輔人員，而由于許多高職院校主要致力于引進教學一線老師，限制引進教輔人員，因此檔案室的編制有限，這就導致專職的檔案管理人員十分缺乏。兼職管理人員檔案專業知識水平較低，缺乏檔案管理工作經驗，欠缺使用現代科學管理手段的能力，尤其在要求檔案信息化、電子化的當前，懂得檔案管理和計算機信息化建設的復合型人才較少，特別是缺乏這方面的專職信息技術員，一些工作人員沒有接受過檔案信息化建設的專業教育，缺少專業理論知識和基本技能等。人員結構的不合理嚴重制約了檔案管理的現代化、信息化進程。

2 升本背景下高職院校檔案管理工作面臨的新挑戰

國家對示范性高職院校提供的升本機會，不僅為許多示范性高職院校的長遠規劃提供了新的機遇，也為高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰。

2.1 借助信息技術實現檔案資源的信息化成為必然趨勢

高職院校升本建設對檔案管理工作提出了更高的要求，不僅要建立規范的檔案管理制度，更要滿足社會對高職院校檔案資源與日俱增的需求。隨著信息技術和網絡系統的日益成熟，很多高職院校已經在著手建設自己的數字檔案館，有些檔案館提供的一些全文檔案信息和目錄信息已經可以通過因特網進行遠程查閱和閱覽。檔案信息的利用方式將會借助現代信息技術不斷得到廣泛拓展，更加新穎、實用、方便的信息利用方式將會更多地運用于高職院校檔案管理工作實踐中。

2.2 建立健全統一規范的檔案管理制度勢在必行

主觀上，升本需求要求高職院校具有統一規范的檔案管理制度；客觀方面，要做好高職院校的檔案管理工作，首先必須制定科學合理的檔案管理制度，使檔案管理工作有制度可循。另外，高職院校必須依據《高等學校檔案管理辦法》來進行檔案管理，使檔案管理有法可依，有法可循。

2.3 高職院校檔案管理工作人員的素質亟待提高

提高檔案管理人員的素質不僅是高職院校升本建設的要求，也是高職院校檔案發展和建設的客觀要求。信息背景下，高職院校檔案管理人員扮演者雙重角色，檔案管理人員不僅要掌握豐富的檔案管理業務知識，還要扮演著檔案信息網絡化、社會化、廣泛傳播、利用和開發數字化資源的重要角色，認真學習掌握網絡信息技術知識，具備靈活運用信息技術知識的能力。只有具備雙重角色的能力，才能完全適應本科高等職業院校的檔案管理工作。

3 提升高職院校檔案管理工作質量的有效途徑

3.1 廣泛宣傳，增強全體教職工的檔案意識

高職院校升本建設不僅要求檔案管理人員提高檔案意識，更要力保全體教職工高度重視檔案管理工作，并積極參與到檔案工作中去。因此，學校要在全校范圍內大力宣傳檔案知識，培養全體教職員工的檔案意識，讓他們全面了解上級的檔案政策、方針，學習掌握檔案知識、法律和法規，在工作中遇到的有價值的檔案信息要及時按照各種檔案標準要求進行儲存，自覺的保存檔案信息資源的有效性，積極維護檔案的完整性和安全性。

3.2 統一制度，構建完善的檔案管理體系

建立統一規范的檔案管理制度，完善檔案管理體系是高職院校升本建設對檔案管理工作的基本要求。學院各級領導和部門，上到院領導，下到檔案室、各教輔部門、各系部，都應為學院發展、改革、人才培養服務，充分認識改進和創新檔案管理工作的必要性和重要性。學院檔案管理部門應當根據《高等學校檔案管理辦法》，結合學院實際，制定統一的檔案管理制度，各職能部門和各系部也應制定相應的部門檔案管理制度。各職能部門和各系部都要配備兼職檔案員，檔案室全面負責管理，制定專門的檔案類別，對兼職檔案員實施分類指導。

3.3 加大投入，推進檔案管理的信息化

高職院校在升本建設中對其他項目大量投資的同時，也要加大檔案部門建設的經費投入。當傳統的手工管理方式逐步被計算機技術取代后，一些必需設備的裝配和相關人員的能力培訓等都需要大量的經費。在信息技術高度發達的今天，高職院校只有投入適量經費，及時改變檔案管理模式，及時更新設備，最大限度地運用計算機技術，積極推進高職院校檔案管理信息化的建設，建立數字化的檔案室，才能不斷提高檔案工作信息化水平，從而大大提高檔案資料工作的效率，進而更好地服務于學院的升本工作。

3.4 強化培養，提高檔案管理人員的綜合素質

高職院校檔案管理人員應樹立終身不斷學習的觀念，同時其素質的提高不僅需要管理者自己的努力，也需要上級檔案部門的栽培和為其提供學習的條件。為適應高職院校的升本需要，檔案管理人員應當通過自學和培訓不斷提高自身的專業知識能力和信息處理能力，強化創新能力和創新精神的培養，真正成為既掌握現代技術手段又適應時代發展的檔案管理的專門人才。

參考文獻

[1] 揚友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.

[2] 新時期高校檔案規范化管理工作實用手冊[M].北京：中國檔案出版社，2007.

[3] 于詠莉.高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].太原城市職業技術學院學報，2011（7）.

[4] 秦美峰.信息時代下加強學院檔案管理之探討[J].職教通訊，2013（5）.

[5] 羅慧芳.高職院校檔案管理信息化建設探究[J].科技情報開發與經濟，2011（6）.

[6] 向桂芳，計娜.加強高職院校檔案管理隊伍建設的幾點思考[J].十堰職業技術學院學報，2013（8）.

作者簡介

童靜（1968-），女，漢族，湖南常德人，現任職于常德職業技術學院黨政辦公室，從事檔案管理工作。