探析企業人事檔案管理存在的問題及應對策略

胡珺

摘 要：隨著經濟的不斷發展和提高，企業人事檔案管理也應加強，人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，提出解決人事檔案管理工作困境的應對策略，以便更好地為企業發展提供幫助。

關鍵詞：企業；人事檔案管理；問題；策略

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為我單位選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

2 企業人事檔案管理存在的問題

2.1 現行企業職工檔案管理體制與勞動力市場發展不相適應

現在企業職工檔案沒有統一管理，給企業基礎管理工作帶來許多麻煩，既不利于維護職工個人利益，也不利于勞動力合理有序流動，又不利于建設科學、規范的勞動力市場。部分企業對檔案管理的重視程度不夠，職工檔案無人問津，甚至丟失，職工在調動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里，有的企業負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調動手續。這些問題的出現，影響了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個人利益。

2.2 企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應

目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。

2.3 僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應

隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。

2.4 職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差

由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經歷記錄不完整等。有些企業的領導認為職工檔案沒什么用處，不給新招職工建立檔案， 甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續時增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。

2.5 檔案管理的軟硬件不適應形勢發展的需要

檔案管理人員素質急需提高。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治思想素質和業務能力。多數檔案室設備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子，沒有充分利用檔案資源管理職工隊伍。

3 面對問題的應對策略

3.1 建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

3.2 建立科學的人事檔案分類系統并充實檔案內容

人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

3.3 加快人事檔案管理工作的科學化現代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。

3.4 引進高素質人才加強人員培訓

人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。

3.5 增強服務意識積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。

3.6 建立人事檔案的網絡化管理模式增強人事檔案的信息服務

功能檔案管理要與時俱進，就要實現數字化、網絡化的管理開放式的人才信息服務網絡則為人事檔案現代化管理構建了堅實的實用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。

4 小結

人事檔案的管理對于調動職工的積極性，對于推動單位人力資源建設，對于不斷擴大民主，對于形成單位文化，構建和諧。都具有重要的現實的意義。因此，探討企事業人事檔案管理工作，不但是現代社會的要求，而且也是現代檔案工作者義不容辭的責任。

參考文獻

[1]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].科技信息，2013（5）

[2] 陸瀅.對人事檔案管理改革的思考[J].經濟與社會發展，2012（6）