新形勢下對我國高校財務檔案信息化的建設研究

尹允

摘 要：隨著我國的高職教育逐步走向多元化和社會化的方向發展，高校進行的各種體制改革和目標的管理都需要進行一系列的創新。因此，對近年來高職院校的財務資產等方面工作管理都提出了更高的要求，相應的這些工作所產生的檔案資料都是高職院校發展過程中最真實和原始的記錄，在學校改革、發展和各項活動開展中都發揮著不可替代的借鑒、憑證、依據的作用。

關鍵詞：高校財務；檔案信息化；多元化；文化建設

隨著國家財政經濟工作的的發展，我國對財務的要求也越來越高，各種標準也劃分的更加明細。同樣，隨著高校計算機網絡技術的發展形成了一種新型的檔案信息管理模式——信息化管理，將檔案劃分成不同的載體，在不同的存儲單元內以數字化的形式進行存儲，并通過網絡化的方式進行連接，從而能夠實現資源的共享。

1 高校財務檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。當前，各個高校都在加強內涵建設，提高綜合管理水平、財務檔案管理水平。高校財務檔案的管理是對高校教學工作、科研工作、教學管理和學校的發展建設中，學校各級部門和其下屬單位形成的有著保存價值的各項財務收入與支出的資料。通過使用信息化的設備、手段和財務檔案管理人員的努力，現在高校財務檔案管理已基本實現了利用計算機進行處理和存儲，實現了財務檔案的電子化，不但實現了高速的信息傳遞，也提高了檔案使用和管理的效率。

2 高校財務檔案數據的信息化、數字化與網絡化

高校財務檔案信息數據要實現數字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規范。在對高校財務檔案信息數據開展數字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質檔案開展數字化轉換。在此階段，需要通過提高數字化轉換工作質量來實現檔案信息資料的規范化與標準化，在做好財務檔案信息數據編研工作的基礎上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎。在高校財務檔案管理信息化建設過程中，財務檔案信息資料的網絡化是十分關鍵的環節，同時也是實現信息數據共享的主要渠道。在此階段，建設高校檔案信息數據庫是實現檔案信息資料網絡化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數字化轉換的紙質檔案錄入檔案數據庫中，并確保其中信息數據被檔案數據庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網站做出構建與完善，發揮出檔案管理網站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現高校網站與高校財務檔案管理工作結合的基礎上提高高校財務檔案信息數據的利用效率。

3 財務檔案信息化數據庫建設

在高校學校財務檔案信息化建設的過程中，各種類型的數據庫建設是重點環節之一。隨著高校學校財務工作的日趨復雜，高校學校財務檔案的內容和類別更加多樣化。高校學校財務檔案的內容一般包括財務核算憑據類檔案，比如工資、獎金、津貼和扣稅發放表等；銀行業務類檔案，比如銀行對賬單、銀行存款余額調節表等；財務收支票據類檔案，比如各種費用的收據、助學金和獎學金發放清冊、國家貸款發放清冊、行政事業單位往來款項的票據、服務業統一收費的收據、上級部門給予高校學校的各項財政費用的收據、高校學校的教學和教科研經費開支、高校學校行政和后勤部門的辦公支出等，以及高校學校財務檔案管理中形成的保管、移交和銷毀登錄的清冊。這些財務檔案可較為完整地反映高校學校的經濟活動和財務狀況，它們構成了高校學校財務收支的主線。根據這些高校學校財務檔案的內容和類別，在財務檔案數據庫的建設過程中，可有針對性地建設相關內容的財務檔案數據庫。比如在高校學校的財務管理中，可建設會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、財務檔案銷毀管理數據庫、外來資金管理檔案數據庫、對外業務往來財務檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫、工資管理檔案數據庫；在學生管理中，可建設學生收費管理檔案數據庫、學生貸款獎、助學金管理數據庫；在后勤管理中，可建設后勤收費管理檔案數據庫、工程建設財務管理檔案數據庫、固定資產折舊管理檔案數據庫；在教學科研方面，可建設教學資金管理檔案數據庫、科研資金管理檔案數據庫。此外，還可建設高校學校校長專項資金管理檔案數據庫等。

4 財務檔案信息化安全性建設

高校學校財務檔案信息化建設中的安全性建設是非常重要的內容，這是因為任何先進的科學技術都是一把“雙刃劍”，它在大幅度地更新、改進原有技術的同時，也必然會帶來新的問題。正是因為新問題的不斷出現和產生，才得以推動科學技術的不斷發展和進步，高校學校財務檔案信息化建設也是如此。在高校學校財務檔案安全性建設中，除了實施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，還應實行技術性防范措施。具體措施包括以下七種：①確保高校學校財務檔案信息資源存儲載體的安全性。主要包括財務檔案信息資源存儲的介質安全、網絡安全等。②確保高校學校財務檔案信息資源內容的原始性。主要包括采用數字簽署技術，比如證書式數字簽名和手寫式數字簽名。③采用加密技術。比如在檔案信息資源的遠程傳送過程中，可采用雙密鑰碼加密。④采用檔案數據防改寫技術。比如將檔案文件設置為只讀狀態，并在計算機外存儲器中采用只讀型光盤。 ⑤采用備份技術。比如將財務檔案信息資源的內容通過復制、輸出和打印，形成紙質備份檔案后保存。⑥確保高校學校財務檔案信息資源計算機管理系統的安全性。應采用身份驗證技術，給每位合法用戶 一個由字母、數字或特定符號組成的通行證，它可代表該用戶的身份驗證信息。⑦采用防火墻技術。

5 強化高校檔案信息管理，助推校園文化建設

“國民之魂，文以化之；國家之神，文以鑄之。”十年發展比經濟，百年發展比文化，打造先進的高校教育文化戰略都勢在必行，筆者所在的高職院校也正在著力推進教育文化建設的實施教育工作。這其中需要發揮院校檔案資源有效利用作用，為助推教育文化事業建設做出貢獻。

在對高校檔案建設的同時要充分利用檔案文化資源的優勢，加強與院校文化宣傳部門的合作，積極的開發深層次的檔案信息資源，參與院校文化的宣傳，改變檔案“養在深閨人未識”的狀況，為院校文化建設做好專題服務工作。

經過數十年的發展，院校歷史底蘊厚重，珍藏著許多優秀老師和優秀人才的成就，也塵封著許多可歌可泣的珍貴史實。我們要挖掘、提煉這些文化資源，并進行藝術加工、再現，借鑒歷史、服務現在、開創未來、垂鑒后世，成為能支撐文化產業發展的資源。提取出最能代表院校精神和價值觀的典型代表，編史修志，發揮我校歷史貢獻及英模人物在文化建設中的引領作用。另外，院校可以在利用檔案信息資源的同時可以挖掘院校的品牌價值，樹立起特色的院校形象，能夠進一步的提升院校的社會地位，增加院校的文化附加值。

參考文獻

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[2]裴宇奇.試論中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].辦公室業務，2012（07）.