檔案管理工作優化方向分析

劉欣晉冀魯豫烈士陵園管理處

檔案管理工作優化方向分析

劉欣
晉冀魯豫烈士陵園管理處

摘要：文章首先針對當前檔案管理工作過程中存在的不足，以及信息化進程中的突出問題展開必要的說明和分析，而后進一步在此基礎之上就如何更為有效地推動檔案管理工作優化進行了討論，對于切實推動檔案管理工作向前發展有著一定的積極價值。

關鍵詞：檔案；管理；優化；發展

所謂檔案管理工作，即包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等一系列工作環節在內的諸多檔案相關任務的總和，這一系列活動的根本價值在于從實際的工作過程中獲取到系統性的檔案資料，并且形成對于當前工作以及未來工作的有效指導和思想影響和推動。就目前的狀況看，隨著信息化相關技術的深入發展和應用，檔案管理工作的效率已經得到了顯著提升，但是在這個過程中，檔案管理工作同時也在面臨新時代的新挑戰，其突出出來的相關問題亟待重視。

一、當前檔案管理工作現狀以及分析

從檔案資料本身的角度看，常規存在于組織環境中的檔案包括人事檔案以及工作檔案兩個主要部分，但是對于具有紀念職能的諸如陵園組織而言，由于承載了一定的歷史文化職能，因此包括某些非物質文化遺產在內的檔案，也是構成其檔案體系的重要環節，不容忽視。

現階段我國是以部門為單位進行檔案管理工作的，由檔案專業人員將相關檔案進行分化、收集、保管和整理，為組織以及社會工作的開展提供檔案資料，服務于組織未來的發展。整個檔案管理工作體系經過多年的發展已經日趨成熟，但是在當前信息化時代之下又呈現出一些與以往不同的特征。

首先盲目信息化已經成為當前檔案管理工作的突出問題之一。主要是考慮到信息化技術在當前社會環境中發展日趨成熟，因此在檔案管理工作中的應用也漸漸深入。但是檔案管理工作的信息化進程是一個漫長的過程，在這個過程中，當前的突出問題在于對信息化技術的過分追求，反而可能會使檔案管理工作人員無法端正信息化技術本身的手段性地位，從而造成對于檔案管理工作本身目標的迷失。在這個過程中的另一個主要問題在于，對于信息化手段的過分追求還會造成檔案管理工作信息化系統本身的造價虛高，以及在投入使用之后的不適用等問題的發生。

其次，從信息流動的角度看，檔案資料想要實現其自身的價值，無論是對于當前組織工作的進一步指導，還是對于歷史的忠實反映并且形成思想層面的傳播，都必須實現信息流動的閉環狀態。但是就目前的情況而言，檔案信息的流動仍然呈現出極強的開環性特征。就當前的檔案管理工作而言，通常能夠在檔案本身材料的搜集和整理環節形成一定的體系化特征，必要的規范建立也比較能夠跟上。但是對于檔案資料的使用環節，普遍存在一定的缺失，而這種缺失直接導致檔案資料本身的價值無法得到有效發揮。

二、切實推動檔案管理工作優化

考慮到檔案管理工作本身對于推動組織發展的積極價值，以及其自身細節工作的展開效果，綜合當前存在的突出不足，必須采取對應的措施，切實加強檔案管理工作的進一步有序進行，推動整個檔案工作體系實現全面優化。具體而言，有如下幾個方面的工作，可以作為檔案管理工作的優化著手點：

1.切實提升檔案管理工作團隊質量

工作人員的綜合素質，是直接影響到檔案管理自身質量的重要環節，因此唯有切實有效地面對工作人員的自身特征展開對應的分析，并且提供必要的培訓和指導，才算得上是有的放矢的實現了工作人員素質的提升。對于這一方面的問題而言，首先應當注重素質提升評價的閉環信息實現，即形成評價、培訓和再評價的循環工作，這是進一步獲取檔案工作人員素質狀態的有效依據，也是能夠展開進一步有效培訓工作的基礎。除此以外還應當注意對參與到檔案建設過程中各個環節的工作人員都應當給予必要的培訓，其中不僅僅包括專業的檔案工作人員，還應當包括檔案產生的各個細節部門人員。只有每一個環節的工作人員素質都能夠得到保證，才能產生和建立起切實可靠的檔案資料體系，也才能服務組織的深入發展。

2.加強檔案利用環節建設

對于當前的檔案管理和體系建設工作而言，一個極為重要的問題在于，相關工作人員以及部門已經充分認識到一個完整和完善的檔案體系需要諸多部門的共同參與建設，也正因為如此，目前在組織環境內部才能夠存在如此完備的檔案體系。但是綜合而言，檔案的價值還在于其能否對于組織未來的工作產生一定的指導價值，或者其自身蘊含的歷史意義以及相關思想能否實現有效的散播，并且形成一定的影響力。因此針對這一方面的需求，應當深入加強檔案利用環節建設，對于檔案資料的需求群體作出切實深入的分析，以最為便捷的方式為不同的群體提供適用和方便的檔案信息訪問方式，唯有如此才能切實幫助實現檔案資料的自身價值。

3.拒絕盲目信息化

對于信息化相關技術以及管理體系而言，其存在對于推動檔案管理工作效率，優化檔案資料的存放和數據的有序結構等方面發展均有毋庸置疑的積極價值。但是必須認識到，信息化應當是以服務檔案自身價值實現為總體目標的手段，其自身的途徑地位不能改變。在這樣的思想指導之下，展開對于相應信息化技術的合理選擇，要求能夠做到對于檔案管理工作的有效支持，但是應當是基于檔案管理實際需求的技術選擇。這其中必須避免對于信息化相關技術的盲目追求，避免造成整個信息系統過高造價，以及不必要的浪費。

三、結論

檔案管理工作對于組織發展乃至社會穩定前進的價值不容忽視，唯有切實發現其中的不足并且提出具有針對性的改進措施，才能切實推動其進步，也才能切實幫助實現組織整體的綜合發展。

參考文獻：

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