高職院校檔案信息化的主要問題及策略

臧艷

內蒙古電子信息職業技術學院

高職院校檔案信息化的主要問題及策略

臧艷

內蒙古電子信息職業技術學院

隨著現代計算機信息化技術的發展，高職院校的信息化建設更是在不斷的進步，高職院校中檔案的信息化建設，不僅是檔案事業發展中重要的變革，同時也是高職院校檔案工作由靜態、封閉的管理方式轉向更自由的信息化管理方式的必經之路。本文從現階段高職院校的檔案事業工作中具體分析了檔案信息化管理方式所面臨的主要問題，并對此提出了促進高職院校檔案信息化事業發展的手段和策略。

高職院校檔案信息化；實際問題；策略

高校檔案是記錄學校日常事務及學校歷史發展的重要方式之一，它不僅是學校真實的歷史寫照，更是衡量學校管理水平的重要因素。高等院校的檔案管理作為我國高校教育事業的重要組成部分，在高校事業管理中的地位中不斷的提升，同時為了更好地服務于學校事業的發展和建設，更需要加強高校檔案的信息化管理。提高高職院校的檔案信息化的管理水平對高校教育事業的發展有著重要的影響。

1 現階段我國高職院校檔案信息化建設的現狀及存在的問題

對于我國來說，現階段高校教育事業的發展還不夠完善，大多數的高職院校對檔案的管理意識不強，檔案管理的水平和條件較低，對檔案信息化的建設方面也普遍存在著許多的現實問題有待解決。

1.1 高職院校對檔案的信息化建設不夠重視

在高職院校的實際管理中，大多數的高校負責人對檔案信息化的管理意識不強，他們往往招聘的檔案管理人員都是非專業性質的員工，這些招聘到的檔案管理人員很少的能掌握和了解檔案管理的相關專業知識，這就導致了他們在對檔案的管理中仍然重復采用傳統模式下的管理方式的現象，這種只對檔案進行靜態的處理，而非對檔案進行信息化的管理，造成了高職院校的檔案信息化建設的落后。

1.2 高職院校在檔案信息化管理中所使用的管理設備準備不足

在高職院校的檔案管理中，雖然會配制計算機、打印機等相關的電子設備，但對檔案的信息化建設的要求來說確實與之不適應的，在實際應用中，這些落后的檔案管理設備不能滿足于檔案信息化的管理和建設，而且，對于計算機的運用還停留在對檔案的日常管理上，在使用計算機的信息化方法上還不夠合理，這就導致了高職院校在對檔案的信息化管理中缺少了硬件設備和專業技術的支持，不利于檔案信息化的發展。

1.3 高職院校檔案信息化建設的管理制度不完善，缺少統一的標準和規范

首先，高職學院的檔案管理工作并不像其他教學科目那樣有足夠的重視，對檔案的管理來說，往往被學校看成是一個獨立的管理部分，檔案的信息化建設排斥在學校整體的管理建設之外，檔案的管理制度不夠整體和完善。其次，高職院校對檔案的信息化建設中缺少統一的標準和規范，在管理和建設中有較大的隨意性和綜合性，很少的會去對檔案管理進行統一規劃和建設，造成了高職院校中的檔案信息化管理和建設的混亂現象。

2 高職院校檔案信息化管理和建設的方法及對策

2.1 加強學校的組織領導，注重檔案的信息化建設

在高職院校的檔案管理和建設中，學校的各級組織和負責人要加強對檔案信息化的管理和重視，注重檔案的管理對學生的學習作用。檔案信息資源對于學校來說是不可或缺的可控資源，加強高職院校的組織領導，樹立起重視檔案的信息化建設的意識，這樣，才能加大對學校檔案信息化管理和和建設中人力和財力的投入，為檔案的信息化建設提供良好的硬件條件和發展空間，才能讓檔案管理人員在自身的崗位中能積極的參與其中，做好檔案的管理和建設工作。

2.2 完善高職院校對檔案管理建設的制度和機制

要做好檔案信息化的管理和建設，就要建立統一的、科學的、規范的管理制度和工作機制，健全規章制度，明確責任制度，統一規范管理，只有這樣，高職院校的檔案管理和建設才能科學的運行和使用，保持檔案管理信息化的安全性、規范性和完整性，使高校院校的檔案管理系統有效的履行其管理職責。

2.3 加強高校院校檔案管理人員的建設，提高檔案管理隊伍的專業性和責任性

檔案管理人員的素質水平直接影響到高校院校檔案信息化的管理和建設，因此，高職院校要通過各種方法來加強高校檔案管理人員的專業性，提高檔案管理人員的管理素質。首先，學校要吸收專業的檔案管理人員，建立一支高素質人才的檔案管理隊伍，及時調整和補充檔案管理人員，確保檔案管理工作的科學性和完整性。其次，高職院校要不斷的增強檔案管理人員的培訓，創新檔案的管理和建設的手段、方式，引進先進的管理方法，不斷的更新和增強檔案管理人員的專業知識，從分調動起檔案管理人員的工作積極性，提高業務能力。

2.4 加強高職院校檔案信息化建設，創新管理方式

高職院校的檔案管理和建設需要信息化管理的加入，推進高職院校檔案管理工作中檔案的數字化、網絡化和自動化，是高校院校檔案信息化的重要方式之一，因此，學校要加大對檔案管理的資金投入，積極引進專業的、先進的設備和管理方式，建立專業的檔案管理和建設隊伍，充分利用現代計算機網絡數字化技術，對檔案中的信息進行整理、搜集和分析，從而提高高校院校中信息資源的充分利用，加強高校院校檔案信息化的建設，創新管理方式，使得檔案工作由傳統的紙質化辦公發展、實現無紙化的辦公，真正做到現代化的辦公，利于人們的使用和管理。

3 總結

對高職院校檔案進行信息化管理，是學校的一項基礎性管理工作，利用先進性的信息化管理方式充分發揮出學校檔案信息資源的作用，從長遠的目光來看，是每個高職院校所必經的發展之路。因此，學校各部門之間要加強聯系，統一規劃，加大對信息化建設的重視和投入，從上而下的建設和管理好檔案的信息化建設，為高職院校的整體綜合管理和發展提供重要的支持。

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臧艷（1973-），女，蒙古族，吉林通榆人，內蒙古電子信息職業技術學院，本科，經濟管理，經濟師、館員（檔案）。