淺論提升高校辦公室執行力

楊冬梅

武漢工程大學資源與土木工程學院

淺論提升高校辦公室執行力

楊冬梅

武漢工程大學資源與土木工程學院

提升高校辦公室執行力，是提高高校行政管理工作效率的重要途徑，也是提高高校教學質量的重要保證。因此，本文從建立和完善辦公室工作規范機制、辦公室團隊合作機制、辦公室信息溝通機制三個層次，探討提升高校辦公室執行力的途徑，旨在為高校提高行政管理工作效率和教學質量提供參考。

高等院校；辦公室；執行力

我國高等院校辦公室，通常是指同一所高校的校辦公室、院辦公室、系辦公室。其中，校辦公室是全校教學、科研和后勤保障工作的中樞機構，院辦公室是學院教學與科研的管理中心；系辦公室是全系各教研室教學工作的協調中心。

在通常情況下，校辦公室與學院辦公室，構成高校行政管理工作“上下聯動、左右協調、橫向到邊、縱向到底”的督辦體系，承擔著校院教學、科研和后勤保障工作的中心樞紐作用。因此，辦公室是校院領導班子實現管理職能的重要橋梁與紐帶，辦公室執行力的高低直接關系到行政管理效果的好壞。

從全國高校辦公室執行力的整體情況來看，大多數高校辦公室執行力處于一流水平，為學校各項工作的開展作出很大的貢獻。然而，也有少數高校辦公室執行力較弱，還不能適應高校教育事業發展的需要。就同一所高校而言，各個學院辦公室執行力水平也有參差不齊。此外，辦公室工作人員之間的業務素質也存在參差不齊的情況從而影響辦公室整體執行力的提高。

要提高辦公室執行力，必須從辦公室工作規范入手，加強辦公室團隊合作精神，并在督辦工作中加強信息溝通。只有這樣，才能提高辦公室行政管理的工作效率，更好地督促檢查校院領導交辦的各項工作任務。為此，本文從建立和完善“辦公室工作規范機制”、“辦公室團隊合作機制”和“信息溝通機制”三個層次，探討提升辦公室執行力的途徑。

一、建立和完善工作規范機制

辦公室工作事務繁雜，頭緒眾多，而且經常要面對各種臨時性工作和突發事件。如果不制定和規范工作程序，就會亂中加亂，忙中出錯。每所高校以及各校各學院都有自己的特殊性，其工作性質和辦公規律性都不相同。因此，在制定工作規范和工作程序時，必須做到科學性與合理性相結合。

首先，要對辦公室工作崗位進行科學定位。每個崗位的設置要合理，不宜太多，也不宜太少。在通常情況下，應按照學校或學院教學科研、對外聯絡及后勤保障等方面來進行設崗，定職定責，定編定人，做到工作有人做、職責有人負、監督有人辦。必須指出，在定崗、定職、定編、定人的時候，也不能一刀切，更不能機械地按崗定人、按職定編，因為辦公室是行政管理工作的綜合部門，許多工作都有突發性、臨時性的特點。因此，要因人制宜，因事而作，還要講求分工協作。例如，遇到突發事件，辦公室所有人員都要齊心協力去做。

其次，要對辦公室進行人員的合理配置。對人員的配置，要考慮到人員素質和工作能力，教學、科研、實驗室、資料室的人員，首先要考慮業務素質及業務水平，因為業務素質高的人適應工作較快，而且辦事效率高。此外，人的積極性和創造性是靠良好的工作機制和工作規范來激勵的，因此，建立完善的工作規范機制也是很重要的。

二、建立和完善團隊合作機制

現行高校辦公室，無論是學校辦公室，還是學院辦公室，都存在工作任務重，辦事人員少的情況。有時，一個人要兼顧幾項工作，如果不進行團隊合作，就會出現顧此失彼的情況。發揚團隊精神，相互支持，密切配合，形成合力，才能保障辦公室工作的高效運轉，從而提高執行力。

要建立和完善團隊合作機制，必須統籌兼顧，合理安排，做到大事細辦、急事穩辦。團隊合作首先在于分工協作，而分工協作必須具有關聯性。例如，教學管理工作，包括課堂教學、課外實習、學年論文、畢業論文、實驗活動、專題講座等，這些工作關聯性較強。因此，辦公室在協調教學工作中必須做到統籌兼顧，合理安排，才能保證工作有條不紊的開展。其次，職責明確、分工到位。沒有分工，就談不上合作，更談不上協作。然而，由于辦公室人員較少，往往一個人兼顧幾個崗位的工作，因此，每個崗位分工必須做到職責分明，只有這樣，才能忙而不亂，多而不忘。有了崗位分工，更要明確崗位之間的配合關系，做到知己知彼，心中有數，才能有條不紊。

團隊合作機制，是指辦公室各個崗位，以及由辦公室管理的各個科室之間的協調與分工機制。分工是相對的，協作是職責分工在特定條件下的整合。因此，團隊合作機制是以工作規范機制為基礎的，是在特定情況下和緊急情況下啟動的工作機制。在特定緊急情況下，為了及時完成某項突出性工作時，要對辦公室人員進行全新整合，分工協作，各負其責，各司其職，忙而不亂，急而不紊。在特定環境下還要統一步調，統籌兼顧，才能富有工作效率。

三、建立和完善信息溝通機制

有效溝通，是一種協作和互動，其目的在于達到工作的一致性。其實，信息溝通更在于達成工作的共識，從而使工作更富有成效性。然而，辦公室信息溝通主要涉及上下縱向信息溝通，以及各部門之間的橫向信息溝通。只有及時溝通，才能及時達到共識，才能做到協調一致，這是辦公室的主要職責。建立信息溝通機制，就是要建立信息傳遞渠道。特別是遇到突發事件，必須及時溝通，從而獲得支持與幫助，只有進行及時溝通才能及時解決問題，也才能使執行力在和諧友好的氣氛中得以提升。

信息溝通機制，是指辦公室人員之間以及相關部門人員之間按照工作規范程序而進行的交流和互通情報的工作機制。然而，信息溝通有多種方式。如會議溝通、書面溝通、網絡溝通、手機溝通、電話溝通和傳遞溝通等。然而，這些信息溝通還要以團隊合作機制進行約束，因為信息溝通要做到及時、準確、有效。如果信息溝通不及時，就會失去解決問題的機會。

[1]陳赟.論校園文化和學校管理.教學與管理，2000年第2期

[2]胡勇.打造執行力文化的八個關鍵點.中國石化，2007年第8期

[3]曾兵.加強作風建設提提升高校辦公室執行力的思考.龍巖學院學報，2014年第10期

[4]賈意文.論提升大學執行力文化的現實困境和路徑選擇.企業家天地，2013年第8期