會計電算化初始化應注意的幾個問題

姚桂云

摘要:帳務處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建帳之前,會計科目還沒有設立,前期各科目的余額和發生額也無法輸入,所以建帳是帳務處理軟件正式使用之前必經的首要步驟。本文從初始數據收集、編碼設置、數據裝入、環境設定等幾個方面談談系統初始化。

關鍵詞:會計電算化;初始化

1 數據收集

系統初始化需要收集手工帳中的會計科目和各科目的余額,如從年度中間開始建帳還需要收集各科目的累計發生額、年初余額。所以需預先從手工帳中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發生額,避免遺漏,以保證初始化時輸入的數據的準確、順利。

2 編碼設置

帳務系統中廣泛應用代碼,在此主要介紹科目代碼的設置。建帳時要將收集到的會計科目加入帳務系統,建立帳務系統的會計科目體系。在電算化帳務系統中除了象手工帳務一樣要使用會計科目外,還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數字編制,采用群碼的編碼方式即分段組合編碼,從左到右分成數段,每一段設有固定的位數表示不同層次的會計科目。如第一段表示總帳科目,第二段表示二級明細科目,第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時需要重點注意以下問題:

2.1 系統性

財政部已制定的各行業會計制度中都系統地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總帳科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規定,設立明細科目編碼除會計制度有規定的以外,可按上級主管部門和本單位的管理要求設定,以保證科目代碼的系統性和統一性。

2.2 一義性

要保證每一個代碼對應于一個會計科目,既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會計科目,但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目,則可以被系統接受而不認為是同名的會計科目。

2.3 簡潔性

在滿足管理要求和適合計算機處理的的前提下,力求代碼簡單明了、位數越短越好,既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。

2.4 可擴展性

會計科目體系一經設定,其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建帳實現,而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。總帳科目編碼長度由所選會計制度來決定通常為3～4位,而確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數來確定的,以二級明細科目為例,總帳科目為其上級科目,銀行存款、應收帳款、銷售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目,銀行存款通常以開戶銀行及帳號為明細科目,少則二三個,多則二三十個,銷售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會超過九十九個,兩位長的代碼應能滿足以后添加同級科目的需求,而應收帳款等往來科目通常以客戶或單位為來設置明細科目,明細科目的數量不同單位差異很大,少則幾十個,多則成百上千,兩位碼長難以滿足要求,要增至三位甚至更長,由于同級科目必須使用等長的科目編碼,其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長而絕大多數上級科目所包含的明細科目個數不多時,其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響,與簡潔性相矛盾。為了解決這一矛盾,可將明細科目先分類,按分類設置二級科目,然后再設置下級明細科目,如應收帳款總帳科目下先按客戶所屬地區分類,設置二級明細科目,然后再按客戶名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算,目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立,自成體系,項目代碼只與其關聯會計科目如前述應收帳款等往來科目相關,不影響其他科目的代碼設定,與科目代碼的位數無關,非常便于擴充。如選用了輔助核算功能,在科目代碼設置之后,還要設置輔助項目代碼及名稱。如果單位的會計業務,特別是貨幣資金涉及外幣,在建立科目體系時還要將外幣考慮進去。會計軟件中提供了復幣核算的功能,在系統初始化時必須將外幣資料輸入系統,這些資料包括:外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。

3 數據輸入

完成上一步工作后,即可將各科目余額輸入系統。帳務系統在一月份啟用時只需輸入上年余額即可,上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務系統在其他月份啟用,除需要輸入啟用月份余額外,還必須輸入年初余額和一月到啟用帳務系統之前各月的累計發生額,這是為會計報表所準備的數據,如不輸入累計發生額,由于會計數據缺乏連續性,在以后的查詢及報表中如需要全年累計發生額,系統將無法提供正確的數據。在實際操作中大部分會計軟件都提供了簡化操作的方法,即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發生額,期初余額和各上級科目的年初余額、累計發生額、期初余額則由計算機自動匯總。如果設立了輔助核算項目,各輔助核算項目的年初余額和累計發生額也需在初始化時輸入。余額輸入完成后,計算機能檢測余額是否平衡。在確認各項余額輸入無誤后,即可結束建帳,固化余額,避免以后對初始余額的錯誤修改。

4 記帳憑證類型最好只設一種通用格式

查帳是會計人員日常工作的一個重要部分,在手工操作時用分類記帳憑證來處理會計業務,分別裝訂整理記帳憑證,以便于憑證的管理和方便查帳。會計人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉帳憑證,也可根據單位的實際情況設定憑證類型。應當指出的是,記帳憑證分類不是一個必選項目,可以只用一種通用記帳憑證格式,即轉帳憑證。事實上,電算化后,查帳完全能通過計算機來快速實現,計算機的最顯著的特點就是速度快,恰好彌補了手工查帳的缺陷。再者,設置了憑證類型,增加了一個輸入項目,會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號,憑證整理保管更為煩瑣。會計軟件提供記帳憑證類型設置功能更多的是為了適應會計人員手工記帳時的習慣。所以,電算化后,無須理會記帳憑證類型設置項。

5 初始化工作應注意的其他問題

完成以上操作后,即可進入日常的帳務處理,如輸入、修改、審核、打印記帳憑證、查帳、打印輸入帳簿等工作。但系統初始化時還應注意以下幾個問題:

5.1 新增操作員要注意自行輸入密碼

系統會預設一個操作員,通常取名為SYSTEM或MANAGER之類,這也是系統中權限最高的系統管理員,正式啟用系統時應將該用戶名更改為系統管理員,并加上密碼。如需要上機操作的會計不只一個,則應增加操作員,并為每個用戶確定相應的權限,新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入,以便分清責任。

5.2 要注意充分利用自動轉帳憑證功能

自動轉帳憑證設置雖不是一個必選項,但利用自動轉帳功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業務中,常有固定對應關系的記帳憑證,且其數據來源于已輸入系統的記帳憑證。如每月均需結轉的損益類科目,在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入帳后,須匯總結轉至類似本年利潤一類的科目,自動轉帳憑證能自動匯總指定科目的發生額或余額并自動生成一張轉帳憑證。在使用該功能前須進行必要的參數設置,包括轉出科目和轉入科目,以及匯總數據的性質(余額、發生額),注意轉出科目可設置多個,但轉入科目只能設一個。

5.3 設置報表時應注意根據用戶手冊中公式的格式正確設置取數公式

會計報表是會計工作流程中的最后一個環節,在會計軟件中通常都預置了通用會計報表,但除通用會計報表外,單位一定還需要其他報表,這些報表是無法預置的,需要用戶自已完成設置。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成,其中表體的設置是關鍵所在。表體中有兩類數據,一類是固定的表項目,另一類是變動的數值性數據。數值性數據須設置取數公式從帳簿、其他報表中取來,隨帳簿中的數據變化而變化。取數公式的格式在不同公司的會計軟件產品各不相同,必須參考會計軟件所屬的用戶操作手冊。

6 結語

總之,帳務軟件系統初始化是一項很重要的工作,對計算機操作不夠熟練的會計人員在系統初始化時尤其應當注意以上問題,把握初始化的關鍵,高質量地做好初始化工作,這樣才能最大限度地發揮帳務處理軟件的作用。