事業單位檔案管理的信息化建設探討

葛影

吉林省松原市住房公積金管理中心

事業單位檔案管理的信息化建設探討

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網絡信息技術的發展為事業單位檔案管理工作的優化提供了契機。傳統模式下的事業單位檔案管理存在很多缺陷，為了改善傳統檔案管理模式，做好信息化建設工作便顯得極為重要。本文在分析事業單位檔案管理信息化建設存在的問題的基礎上，進一步對加強事業單位檔案管理信息化建設的有效策略進行了探究，希望以此為事業單位檔案管理工作的完善提供具有價值的參考憑據。

事業單位；檔案管理；信息化建設

引言

近年來，在我國社會經濟穩健發展的背景下，事業單位檔案管理工作也發生了很大程度的改變。事業單位檔案管理要想更具便捷性與高效性，便需要做好信息化建設工作。然而，事業單位檔案管理的信息化建設是一項系統化的工作，目前還存在一些難題，比如檔案信息資源開發不夠合理、檔案管理工作人員素質有待提高等[1]。鑒于此，本文對“事業單位檔案管理的信息化建設”進行探討具有較為深遠的意義。

1.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題分析

目前，事業單位檔案管理中還存在一些較為明顯的問題，這些問題將會阻礙事業單位檔案管理信息化建設工作的順利開展。具體問題如下：

1.1.案信息資源開發不夠合理

現狀下，我國事業單位管理過程中存在檔案信息資源開發不夠合理的問題，主要表現為采集檔案信息資源的內容偏少，信息資源重復加工現象嚴重，同時檔案信息化資源的質量較低。目前，我國構建了三千多個信息化數據庫，雖然信息化數據庫數量充足，但是由于檔案信息資源開發不夠合理，導致這些信息化數據庫無法得到充分利用。

1.2.案檢索效率偏低

對于檔案檢索方法來說，主要分為兩類：一類為手工檢索；另一類為計算機檢索[2]。檢索的效率與檢索工具的選擇有非常密切的聯系。然而，目前大部分企業依舊使用手工檢索。手工檢索不但會降低檢索的效率，而且還會影響檢索的質量，從而使檔案管理頻頻出現問題，比如檔案重疊問題等。

1.3.案管理人員素質有待提升

事業檔位檔案管理工作要想得到有效強化，保證檔案管理人員具備高素質顯得尤為重要。然而，目前事業單位檔案管理人員素質卻顯得較為低下。主要表現為缺少實踐經驗豐富的檔案管理人員，一些檔案管理人員往往沒有經過專業的培訓及考核，然后便投入工作，從而使這些管理人員不能有效處理檔案管理工作出現的問題?？傊?，在事業單位安敢管理信息化建設過程中，需努力提升檔案管理人員綜合素質。

2.加強事業單位檔案管理信息化建設的有效策略探究

針對目前事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題，采取有效的策略便顯得極為重要。這樣，在問題得到有效解決的基礎上，才能夠使事業單位檔案管理信息化建設得到有效強化。具體策略如下：

2.1.建完善的檔案管理工作制度

構建完善的檔案管理工作制度有助于事業單位檔案管理信息化建設的推進[3]。在相關制定構建之后，需要加以落實，使事業單位檔案管理信息化能夠有據可依，使檔案管理能夠更加規范。在檔案管理工作制度實施后，需保證檔案工作的穩定性及持續性，檔案工作人員需在遵循工作制度的基礎上，發揮工作職能，做到遵紀守法、忠于職守。規范檔案管理工作流程，做好檔案文件的歸檔、保管、鑒定以及銷毀等工作。

2.2.事業單位檔案管理的信息化進行合理規劃

對于事業單位來說，需要以自身經濟發展目標為依據，進一步合理規范檔案管理的信息化進程。受網絡信息技術的影響，事業單位檔案管理信息化的實現是發展的必然趨勢，但也不能盲目跟風，做好合理規劃是保證事業單位檔案信息化建設工作得到有效強化的基礎。因此，在規劃過程中，需切合實際，制定發展目標，推進大干管理的信息化建設，從而使事業單位檔案信息化工作實現可持續發展。

2.3.強檔案管理工作的信息化與數字化建設

一方面，需加強事業單位檔案管理工作的信息化。在檔案管理工作過程中，充分融入一些科學技術及手段，以此使檔案管理的效率及質量得到有效提升。對于檔案管理工作人員來說，需要借助計算機，做好相關檔案的及時更新工作，對各類檔案信息進行科學、規范保存，借助一些現代化設備，比如掃描儀與計算機等，進一步對圖片、聲像等檔案資料進行保存。如此一來，檔案管理便可實現無紙化，從而為資源的節約提供了有效依據。

另一方面，需加強檔案管理工作的數字化建設。檔案管理實現數字化能夠使檔案文件的保存更加安全可靠。因此，事業單位需對相關科學技術及信息手段加以利用，進一步構建檔案目錄數據庫與全文數據庫，從而使檔案管理人員工作負擔得到有效減輕，并為檔案管理工作效率及質量的提升提供保障依據。

2.4.升檔案管理人員綜合素質

目前，事業單位檔案管理中還存在檔案管理人員素質偏低的情況，針對這一情況提升檔案管理人員綜合素質便顯得極為重要。一方面，需提高檔案管理人員對事業單位檔案管理實現信息化的重視，在單位內部宣傳檔案管理信息化的價值作用，從而使檔案管理人員全身心投入該項工作當中[4]。另一方面，對檔案管理人員加強培訓，主要做好相關知識、管理技巧及業務能力等方面的培訓工作，從而使檔案管理人員整體素質得到有效提升。另外，還需要讓檔案管理人員充分掌握信息化檔案管理的技能及方法，做好檔案管理專業人才招聘工作，以此為事業單位檔案管理信息化建設的完善提供保障依據。

3.結語

通過本課題的探討，認識到目前事業單位檔案管理信息化建設還存在一些較為明顯的問題。因此，便需要做好事業單位檔案管理信息化建設的強化工作。比如構建完善的檔案管理工作制度、對事業單位檔案管理的信息化進行合理規劃、加強檔案管理工作的信息化與數字化建設以及提升檔案管理人員綜合素質等。相信做好以上這些，事業單位檔案管理信息化建設將能夠得到有效強化，進一步為我國事業單位檔案管理工作的完善奠定堅實的基礎。

[1]斯琴高娃.事業單位檔案管理信息化建設初探[J].辦公室業務,2014,03：174-176.

[2]梁琰琰.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].現代商貿工業,2014,17：165-167.

[3]宋桂榮.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].現代商貿工業,2014,22：164-165.

[4]邢莎莎.事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].辦公室業務,2012,07：78-81.