淺談高校電子檔案的管理

馬鳳波

南陽醫學高等專科學校

淺談高校電子檔案的管理

馬鳳波

南陽醫學高等專科學校

電子檔案的產生及應用是計算機網絡技術發展的必然產物，作為自動化辦公普及度最廣的高校，實施電子檔案管理制度，已成為必然。盡管如此，但電子檔案所存在的問題依然制約著各高校檔案管理的進一步發展。本文概述了高校電子檔案的管理現狀、優勢及缺點，并簡單的提出了幾點改革措施，為相關的從業者提供理論參考。

電子檔案；管理；高校

近年來，隨著我國現代化進程的逐漸加快，信息技術飛速發展，以及計算機技術的普及，自動化辦公已經十分普遍。國家高等教育院校作為知識型人才最為密集的地方，信息技術以及自動化辦公的應用更是早于社會大眾。自動化辦公的高度發展，使得高校在日常的政務處理、師生信息處理、教務安排信息處理等工作中產生了大量的電子文件，但由于缺乏系統的處理措施，以及傳統觀念的影響對這類文件缺乏必要的重視，再加上電子文件存儲所需要的苛刻要求，致使大部分文件丟失，給檔案的信息化建設帶來了很大的損失。因此，新形勢下，加強電子文件的歸檔保存，促進檔案電子信息化的發展，已成為各高校檔案管理部門重點改革對象。

1.高校電子檔案的管理現狀

電子檔案，顧名思義，就是以電子文件作為載體，對有參考利用價值的文件進行歸檔保存。高校作為計算機網絡與信息技術高度普及的單位，在日常的辦公教學、政務處理、科研成果展示等各個方面產生了大量有價值的電子文件信息，迫切需要系統的電子檔案管理系統以及專業的管理人員。一方面，電子檔案對于硬件設施的要求要遠高于傳統紙質檔案，它需要以現代化的辦公設備為主要載體，同時還要匹配合適的軟件程序以及特殊的環境空間等；另一方面，電子檔案對于檔案管理人員的要求也更高，除了要具備檔案管理的基礎知識，熟練掌握檔案工作的基本工作內容及方法外，還要懂得相關的計算機技術。也正是這兩方面的要求，使得目前各高校，或是因資金問題或是因技術問題，在電子檔案管理方面良莠不齊。

2.電子檔案的優點與問題

相比較于傳統的紙質檔案，電子檔案擁有無可比擬的優勢，如歸檔、提檔速度快，保存形式多樣化，極大地減輕工作人員的勞動強度等。但其也存在著一系列問題，如安全問題，系統維護問題，管理成本問題等，隨著計算機技術的逐漸成熟，這些問題更加凸顯。

2.1.用電子檔案的優點

電子檔案發明并廣泛應用，大大提高了工作效率，使得各國的檔案管理發展上了一個新臺階。這主要得益于以下的幾大優點：

（1）歸檔、提檔速度快。電子檔案得益于計算機技術的自動檢索、自動歸類功能，使得檔案在歸檔、提檔時極為簡便快速，同時還不受限于工作人員的效率問題。

（2）存儲類型豐富。傳統的紙質檔案存儲，無外乎文字、圖形存儲兩種方式，存儲方式單一。電子檔案的存儲類型要豐富的多，它既可以存儲傳統的文字圖形檔案，又可以存儲聲音、影像，最大限度的記錄原始資料，讓檔案的價值發揮到最大。

（3）降低工作人員勞動強度。電子檔案在歸檔時，檔案管理軟件會自動分類，并形成一個唯一的文件號，同時進行了主題詞標引、著錄。因此，電子檔案一方面極大地縮減了工作人員在檔案歸檔時的工作量，另一方面，在需要提檔案時，也省去了工作人員的查找工序，從而從根本上降低了工作人員的勞動強度。

（4）信息交互便捷，消除地域限制。電子檔案通過互聯網的傳輸技術，可以實現各高校之間的信息互通互聯，從而實現資源共享。這也就意味著在全國任意一個地方，只要有計算機和網絡，都可以實現在線的信息查詢，而不再受到地域限制。

2.2.用電子檔案的問題

萬物都具有兩面性，電子檔案雖然極大地提高了檔案管理效率，但其存在的問題也不容忽視。電子檔案的主要問題包括以下幾點：

（1）安全性能差。電子檔案的存儲使用都要依賴于計算機以及互聯網通信技術。而在今天這個網絡病毒橫行，黑客不斷騷擾的互聯網環境下，可以說電子檔案的安全性讓人堪憂。

（2）存儲要求苛刻。電子檔案的存儲要借助諸如磁盤、軟盤、光盤等電子產品，而這類產品對于環境有很高的要求。相比較于紙質的存儲環境，電子檔案的存儲環境對于溫度、濕度、酸堿度、灰塵、磁場以及強光、有害氣體等都有近乎苛刻的要求，任何一方面的不合格都有可能造成檔案的丟失。

（3）管理成本高。管理成本主要包括兩大類，人力成本和設備成本。計算機技術的更新換代速度快是有目共睹的，而以計算機技術為依托的電子檔案也受此影響。一方面，檔案管理人員要不斷提高自身的專業技能，以應對計算機技術的發展變化；另一方面，為了避免因技術升級而使老版本的檔案無法讀取的問題出現，電子檔案管理軟件要隨時進行技術升級維護。同時，為了應對日益猖獗的網絡病毒和黑客騷擾，網絡安全建設所需要的成本也是非常大的。綜合上述兩方面的成本，可以看出，電子檔案的管理成本要高出傳統檔案管理許多。

（4）原始文件保存難度大。紙質檔案在復印、修改時都會留下相應痕跡，同時由于簽名、蓋章制度的實施，很好的保存了檔案的原始記錄。而電子檔案的復印修改無痕性，使得原始文件及容易被悄無聲息的修改，從而不利于原始檔案的保存。

3.加強高校電子檔案管理的措施

雖然電子檔案存在上述的種種問題，但瑕不掩瑜，進一步發展完善高校電子檔案管理制度，已是大勢所趨。為了應對上述的種種問題，加強各高校電子檔案的管理，可以從以下幾方面入手：

（1）建立全國高校電子檔案聯盟，以統一的系統、設備及管理制度進行管理。這樣既解決的各高校之間的兼容問題，同時可以集中資金，應對互聯網的不安全性。

（2）建立專業的電子檔案工作人員培訓機構，隨時升級工作人員的各項技能。

（3）統一完善電子檔案相關制度，可以采取網絡實名制等措施，將責任細化到個人，從而保證原始檔案的安全。

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