探討檔案信息化建設中的檔案信息服務

王芑菲

避暑山莊博物館

探討檔案信息化建設中的檔案信息服務

王芑菲

避暑山莊博物館

計算機信息技術是二十一世紀的標志，將計算機信息技術應用在檔案管理中，能有效地提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。文章以避暑山莊博物館為例，分析了檔案信息化建設中的檔案信息服務，從而為同類研究提供參考。

檔案信息化；建設；信息服務

前言

計算機信息技術的飛速發展改變了檔案工作的形式，在新環境下，建設信息化檔案已經成為檔案發展的重要方向。檔案的信息化建設能實現檔案管理的網絡化、數字化，實現檔案信息的高效、快速傳遞，同時檔案信息化還能實現檔案信息的高度共享，由于檔案信息化建設質量是通過檔案信息服務體現出來的，因此，要根據檔案信息化建設，對檔案信息服務進行分析。

1.合理配置檔案信息資源

在避暑山莊博物館檔案信息化建設過程中，信息資源的配置是根據信息資源需求情況確定的，通過對信息資源分布情況進行分析及調整，來提高信息資源的使用效率和使用效果。避暑山莊博物館的檔案信息資源配置是由信息資源配置效率和信息需求兩部分決定的，避暑山莊博物館的檔案信息資源是社會信息系統的重要組成部分，其檔案信息資源的配置情況不僅對檔案信息資源的開發利用效率有很大的影響，還對檔案信息服務效果有有很大的影響，因此，加強避暑山莊博物館信息資源的配置管理是十分重要的。

1.1.案信息資源配置需滿足信息服務需求

在配置避暑山莊博物館檔案信息時，首先要滿足信息服務的需求，要從用戶的角度出發，以滿足用戶對檔案信息不斷需求為目標，最大限度的提高檔案信息資源配置的有效性，降低檔案信息資源的內耗與重復性，從而用有限的檔案信息資源，創造無限的經濟效益，并實現在一定社會范圍內的信息資源均衡配置。

1.2.藏結構

檔案館是收集、保存檔案信息的重要場所，是開展檔案信息化建設的關鍵，對于檔案信息化建設中的檔案信息服務，需要從用戶需求出發，不斷優化館藏結構，從而為用戶提供更加優質的檔案信息服務。受傳統思想的影響，檔案館在進行檔案信息資源配置時，經常會過于注重檔案信息的數量，而忽略了檔案信息的質量及種類，使得館藏中只有一種或者幾種信息資源，這就很難滿足用戶需求。因此，在進行檔案信息化建設時，要均衡的配置各個方面的檔案信息，優化檔案信息資源配置，并最大限度的降低館藏成本，從而提高館藏檔案信息資源的使用效益。

1.3.強檔案信息資源配置管理

對于檔案信息資源配置管理，可以從宏觀和微觀兩個方面進行，首先在宏觀上，通過統一規劃建設檔案館信息資源，優化館藏結構及檔案信息資源布局，并且在社會信息系統中，實現檔案信息資源的共享，從而促進檔案信息資源管理與使用的一體化。其次在微觀上，要提高檔案信息服務水平，提高檔案信息的使用效率，從分發揮檔案信息資源的價值。在新環境下，檔案信息的收集、整理、保持、查詢等方式發生了極大的變化，而用戶的需求也在持續不斷的發生變化，因此，要改變傳統的檔案信息資源配置管理方式，采用先進的管理方式，從而為用戶提供及時、有效的檔案信息。

2.面向用戶提供檔案信息服務

2.1.進技術的廣泛應用

信息技術是構建檔案信息化的基礎，在過去，檔案信息主要用于保存、管理，而在新時期，檔案信息主要為用戶提供服務，為滿足用戶的需求，為用戶提供良好的檔案信息服務，需要加強先進技術的應用，利用先進的信息技術進行檔案信息服務，從而有效地提高檔案信息服務水平。二十一世紀是一個信息化時代，計算機系統已經廣泛應用在社會各個行業，而在避暑山莊博物館檔案信息管理中也是如此，視聽型、機讀型、縮微型等新載體檔案越來越多，在這種環境下，當檔案管理人員必須不斷完善自身的知識結構，提高自身的技能水平，將信息技術知識納入自身的知識結構中，從而為檔案信息服務的開展打下良好的基礎。

2.2.定面向用戶服務策略

在網絡環境中，檔案信息用戶的類型很難確定，同時隨著檔案信息用戶的增多，逐漸朝著復雜化、多元化的方向發展，在這種情況下，避暑山莊博物館檔案管理部門需要充分利用網絡公共信息平臺，對不同的用戶需求進行分析，并為其提供專門的服務，從而有效地提高檔案信息服務水平。隨著檔案信息獲取渠道的增多，檔案管理部門需要重新定位檔案信息服務工作，對用戶的需求、價值取向、信息利用率等進行全面分析，盡量構建比較穩定的用戶群體，從而有效地提高自身的競爭力。

2.3.合多種服務形式為用戶提供檔案信息服務

在檔案信息化建設中，檔案信息服務具有交互性、開放性、全天候等特點，檔案信息服務需要全面面向用戶，從而滿足不同用戶的需求。在新環境下，檔案信息的復制件閱讀、原件閱讀、檔案查閱等發生了極大的改變，用戶更加關注獲取檔案信息的方便性和檔案信息的時效性，因此，檔案部門要結合多種服務形式為用戶提供檔案信息服務，不斷提高用戶的滿意度，提高自身的檔案信息服務質量。

3.加強信息安全管理

在信息技術飛速發展的今天，信息已經成為一種十分重要的資源，成為開展各個工作的基礎，實時、高效、準確的信息已經成為促進社會發展的重要基礎，而在檔案信息化建設中，檔案信息服務也朝著更加開放的方向發展，但由于檔案信息化是在網絡中實現的，而網絡中還存在一定的不安全因素，如病毒、黑客攻擊等，這都會對檔案信息安全帶來隱患，因此，要在提供檔案信息服務的過程中，要加強安全管理，根據實際情況，構建完善的檔案信息安全管理體系，對信息訪問者進行安全檢驗，避免發生惡意篡改、刪除檔案信息的現象。

4.總結

在信息經濟背景下，避暑山莊博物館檔案管理部門的檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰和發展契機，檔案管理部門必須加強檔案信息化建設，充分認識到檔案信息服務的重要性，不斷提高自身的檔案信息服務水平，從而有效地促進社會經濟發展。

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