新形勢下企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展分析

劉 濤

（陜西延長石油集團管道運輸公司第六分公司，陜西 延安 716000）

新形勢下企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展分析

劉 濤

（陜西延長石油集團管道運輸公司第六分公司，陜西 延安 716000）

隨著改革開放的進行和經(jīng)濟全球化趨勢的加強，我國企業(yè)對于檔案管理信息化有了一定的認識，并對其進行了實際的運用。但實際上，我國的大多數(shù)企業(yè)對檔案管理信息化也是這幾年才開始重視起來，并認真推行的。即使在企業(yè)內(nèi)執(zhí)行，大多也難達到預期的效果。為在新形勢下進一步推進檔案管理信息化，必須加強對檔案管理信息化重要性和必要性的認識，對于存在的問題進行全面的認識，并針對問題采取一定的措施。

企業(yè)；檔案管理；信息化

1　企業(yè)檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.1檢索方便

科技發(fā)展日新月異，企業(yè)的經(jīng)營活動受各種數(shù)據(jù)的影響，而企業(yè)的檔案就是這些數(shù)據(jù)的重要來源，檔案管理信息化方便企業(yè)檢索信息，提高工作效率，在競爭中獲得優(yōu)勢。

1.2保密性高

企業(yè)的檔案涉及到企業(yè)的商業(yè)機密，一旦泄露會對企業(yè)造成嚴重損失。檔案管理信息化能提高檔案的保密性，相較于紙質(zhì)文件而言，安全性更高，可以通過加密、設(shè)置權(quán)限等方式減少資料外泄的可能性。

1.3減輕勞動強度

檔案管理信息化比以往的檔案管理方式更簡單方便，減輕了檔案管理人員建檔的繁瑣程度，調(diào)取檔案也更方便，查閱檔案也不需要那么多時間，大大降低了勞動強度。

2　檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

2.1沒有對館藏資源進行分析管理

企業(yè)檔案信息資源建設(shè)存在“重開發(fā)，輕利用”的傳統(tǒng)思想，許多檔案部門存在面子工程，片面追求檔案巡查館藏數(shù)字化的數(shù)量，而沒有對館藏資源進行分析管理就匆忙展開數(shù)字化的工作。這樣不僅浪費了人力、物力和財力，將檔案信息資源管理其他方面的工作精神分散，而且造成了大量的存儲壓力。

2.2檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃

企業(yè)檔案系統(tǒng)在各部門沒有形成統(tǒng)籌安排、共同協(xié)調(diào)的局面。而檔案館的檔案管理信息化建設(shè)也缺少近期或長遠規(guī)劃，沒有明確的目標。由于檔案管理信息化建設(shè)中沒有及時研究統(tǒng)一的規(guī)范和標準，導致檔案信息的傳輸與接收變得麻煩、復雜。

2.3數(shù)字檔案資源短缺，結(jié)構(gòu)不科學

由于我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)還只是處于初級階段，所以，各檔案館藏資源大多是紙質(zhì)檔案，造成數(shù)字檔案資源不夠豐富、結(jié)構(gòu)單一。這一問題是企業(yè)現(xiàn)今檔案信息化管理建設(shè)中存在的重大問題之一，如果得不到良好解決，必將影響我國檔案信息化管理的進程。

2.4企業(yè)檔案信息化管理缺乏專業(yè)人才

由于企業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展還不夠完善，對于專業(yè)人才的培養(yǎng)還不足。即使有些地方有一些專業(yè)人才，但整體的綜合素質(zhì)還有待提高，檔案管理信息化工作無法順利開展。

3　解決檔案管理信息化發(fā)展中的問題對策

3.1加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化檔案館建設(shè)，包括檔案館放建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專職檔案管理隊伍建設(shè)以及檔案服務(wù)利用工作等。應(yīng)推進計算機管理檔案的運用，提高檔案館計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平。同時，也應(yīng)加大投入，重視檔案管理信息化建設(shè)。

3.2促進檔案信息資源的建設(shè)與更新

建設(shè)數(shù)字化檔館，即運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案館中的檔案和文件進行數(shù)字化處理和存儲，更新檔案信息資源。

3.3對檔案信息化管理建設(shè)進行統(tǒng)一規(guī)劃

我國企業(yè)當前的檔案管理信息化建設(shè)正處于發(fā)展的新階段，所以，必須對檔案管理信息化進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一原則，更好地促進各部門之間的交流與溝通，促進我國企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。

3.4加強對檔案管理信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)是技術(shù)性、專業(yè)性較強的工作，工作人員除了需要掌握基本的檔案管理信息化知識外，還需掌握計算機技術(shù)和現(xiàn)代管理學等知識。所以，企業(yè)應(yīng)加快對檔案信息化管理技術(shù)人才的培養(yǎng)，及時滿足企業(yè)對檔案管理信息化人才的需要。

4　新形勢下企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展展望

4.1實現(xiàn)資源共享

世界發(fā)展的潮流就是資源共享，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，其中一個目標就是更輕松地獲得企業(yè)的檔案資料。這不僅能有效防止企業(yè)資料地外泄，還能在企業(yè)內(nèi)部保證資源共享，但這也是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一個挑戰(zhàn)，需要更加完善的技術(shù)保證。

4.2革新服務(wù)方式

企業(yè)檔案管理工作也是企業(yè)的社會服務(wù)內(nèi)容之一，在未來的檔案管理信息化建設(shè)過程中，企業(yè)檔案管理將向服務(wù)革新方向發(fā)展，能將企業(yè)的各項成果更好地歸納總結(jié)，配合企業(yè)的戰(zhàn)略目標，使企業(yè)得到更好地發(fā)展。

4.3建立專家咨詢系統(tǒng)

科學技術(shù)的發(fā)展改變了我們的社會，計算機技術(shù)的發(fā)展會使未來企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的功能更加豐富。因而，建立專家咨詢系統(tǒng)可以幫助企業(yè)選擇合適的管理軟件，變革檔案管理方法，提高工作效率。

總而言之，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化是未來檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，既可以提高檔案管理的工作效率，又可以提高檔案的保密性。

主要參考文獻

［1］李國民.企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策［J］.檔案，2011（5）.

［2］項凌燕.淺議檔案信息化中的保密安全問題［J］.機電兵船檔案，2011（3）.

［3］丁群華.電信企業(yè)檔案信息化建設(shè)之思考［J］.湖北檔案，2010（12）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.06.133

F270.7；G271

A

1673-0194（2015）06-0211-01

2015-02-05