人事檔案材料收集與鑒別工作中存在的問題及建議

洪雪琳

摘 要：為了確保企業能更好地使用和選拔人才，必須保障人事檔案工作的真實性。要想確保人事檔案內容的真實性和完整性，推動人事檔案管理工作更好地發揮其功能，需要做好人事檔案材料的收集和鑒別工作，其目的在于使組織更直觀地了解某個人的信息和發展情況，為人才的選拔、使用和獎懲提供科學依據。

關鍵詞：人事檔案；管理模式；專職人員；登記制度

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.051

1 人事檔案材料收集和鑒別的重要性

1.1 人事檔案材料收集的重要地位

人事檔案材料的收集是人事檔案管理中的重要工作內容，是一項涉及面廣、政策性強和保密性高的工作。人事檔案材料的全面收集能確保企業人事檔案的完整性和準確性。企事業單位想要科學地選拔和使用人才，應從客觀層面上了解員工，而最好的了解方式為借助全面、完整地反映員工信息情況的檔案。因此，只有全面進行人事檔案材料的收集，才可以實現人事檔案信息資源的充分利用，為單位更好地進行人力資源配置提供依據。

1.2 人事檔案材料鑒別工作的重要性

企事業單位的人事檔案材料鑒別主要負責鑒別收集的材料，并按照需求實施取舍和配置。鑒別工作是人事檔案信息管理的前提，忽視了該工作，會導致材料收集整理不規范、殘缺或無法清理非檔案的材料，這對今后人事檔案的管理和使用不利，大大限制了人事檔案功能的發揮。

2 收集環節存在的不足和解決辦法

2.1 人事檔案材料收集中存在的不足

目前，筆者所在的企業在進行人事檔案的管理中，使用了集中式的管理模式，設置了專職人員負責人事檔案的整理。截至當前為止，企業在人事材料的收集工作上按照材料的移交流程，通過各個單位的人事信息管理崗位進行材料的收集，并向人事處進行檔案移交。在材料的收集環節中存在以下3個問題：①一些部門的材料收集不及時，尤其是未能及時對本企業新招員工的信息進行收集和歸檔；②企業人事信息管理崗的工作人員未能及時整理和收集職工在人事動態變化過程中所產生的各種相關材料；③人事檔案的材料和手續不齊全，缺乏合規性。

2.2 人事檔案材料收集的建議

針對上述問題，筆者認為，應從以下5點改正，以提高企業人事檔案收集的科學性：①充分發揮企業既有人事檔案信息管理制度的功能，對現有檔案信息收集的渠道進行疏通，并實現健全的人事檔案材料收集網絡，并提高各相關崗位員工對該工作的重視程度。②人事檔案材料崗位的工作人員要熟練掌握其他環節的工作。③人事檔案信息管理的工作人員要加大對材料的收集力度，遞交的材料要確保其完整性，并按照企業的流程操作。④多渠道進行人事檔案材料的積累。人事檔案材料涉及的部門很多，在企業的牽涉面較廣，因此，在檔案材料的收集過程中，應盡可能地保證材料的全面性。⑤建立健全企業人事檔案材料的收集長效機制。做好材料的收集工作，除了要提升在崗人員的工作能力外，還需進一步健全材料的移交和登記制度。

3 材料鑒別中存在的問題和解決辦法

3.1 人事檔案材料鑒別工作中存在的問題

目前，筆者在工作中發現企業在人事檔案材料的鑒別工作中存在以下3種問題：①在鑒別時，存在移交檔案信息以外材料的問題。②因企業實施的是集中統一的檔案管理模式，所以，企業的存檔量較大。在一些同名、同姓的檔案材料上缺乏說明和標注，容易混淆。③材料手續不健全的問題較多，比如缺乏個人簽名或單位印章、沒有標注材料的入檔時間等。

3.2 人事檔案材料鑒別工作的建議

想要解決企業在人事檔案材料鑒別中的問題，可從以下6點入手：①企業應強化對相關崗位從業人員的業務素質教育，不斷提高其在檔案管理工作中的水平，保障檔案管理工作人員熟練掌握相關工作；②由于企業每一名員工的編號是固定的，所以，在人事檔案材料制作時，建議添加“員工編號”，防止因同名、同姓的問題而使檔案材料混淆；③在材料鑒別上，一定要對各個員工檔案的姓名、籍貫、性別和出生年月等信息實施核查，防止出現錯誤；④對于收集而來的人事檔案材料，要仔細鑒別其是否完整，不完整的檔案不得入檔；⑤在材料鑒別時，要按照企業的制度和檔案管理精神，認真、逐份審閱，確保檔案材料鑒別工作的質量和效果。⑥加強對檔案材料鑒定人員的管理和監管，引入績效考核機制，提高相關工作人員對檔案材料鑒定工作的積極性。

4 結束語

綜上所述，企業的人事檔案管理部門在人事材料的收集和鑒別上還存在一些問題和不足。對于這些問題，企業應進一步加強對人事檔案管理的重視程度，尤其是對人事檔案的收集和鑒別工作的重視程度，掌握各個材料的形成規律、檔案材料的收集和鑒定的主動權，做到及時、快速、保質保量的材料收集和鑒定。

參考文獻

[1]周曉枝.人事檔案收集與鑒別工作要從細節入手[J].檔案時空，2012（02）：42-43.

[2]贠蕊娥.人事檔案材料收集與鑒別工作中存在的問題及建議[J].企業改革與管理，2015（04）：85.

〔編輯：張思楠〕