工程項(xiàng)目采辦過(guò)程中的商務(wù)談判策略解析

潘令兵 梁凱平 井衛(wèi)東 田政

(中海石油(中國(guó))有限公司天津分公司工程建設(shè)中心，天津 300452)

0 引言

商務(wù)談判是輔助項(xiàng)目降低成本的有效手段。由于談判策略的實(shí)用性、專(zhuān)業(yè)性和針對(duì)性均較強(qiáng)，談判策略在項(xiàng)目采辦中被廣泛應(yīng)用。商務(wù)談判雖然是一個(gè)雙方都在爭(zhēng)取己方利益的過(guò)程，但也是展現(xiàn)各方公司人員才干和風(fēng)度的場(chǎng)所。在談判場(chǎng)所因地制宜地組合、運(yùn)用事先準(zhǔn)備的采辦策略，是決定采辦成功的關(guān)鍵因素。

1 工程項(xiàng)目采辦的重要性

采辦是項(xiàng)目做好費(fèi)用、工期、質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此，一個(gè)項(xiàng)目能否獲得成功，與該項(xiàng)目的招標(biāo)、采辦、承包商/供應(yīng)商的選擇，及定標(biāo)策略有著至關(guān)重要的因果關(guān)系。對(duì)于業(yè)主方的項(xiàng)目管理而言，采辦在項(xiàng)目管理成分中占有相當(dāng)大的比重。

采辦是項(xiàng)目管控過(guò)程中的關(guān)鍵之一，甚至部分項(xiàng)目的采辦成本要占到項(xiàng)目投資的50% ～60%。項(xiàng)目采辦涉及金額往往較大，由于項(xiàng)目的特殊性，采辦的物料或設(shè)備一般不具有重復(fù)性。若物料或設(shè)備采辦的價(jià)格過(guò)高則導(dǎo)致項(xiàng)目成本提高，投資控制風(fēng)險(xiǎn)也隨之增大;若采購(gòu)價(jià)格過(guò)低則會(huì)可能降低項(xiàng)目的質(zhì)量。采辦計(jì)劃要與項(xiàng)目的整體進(jìn)度相匹配，通常還要考慮項(xiàng)目全生命周期的采辦費(fèi)用，而不是僅僅考慮采買(mǎi)成本［1］。

2 工程項(xiàng)目采辦商務(wù)談判的目標(biāo)

商務(wù)談判是以尋求雙方利益最大化，以期達(dá)成互惠協(xié)作為目的而進(jìn)行的會(huì)議面談，通常具有雙贏(yíng)的特點(diǎn)，因此在談判過(guò)程中，不能僅僅考慮己方的權(quán)利與利益，也要考慮對(duì)方的惠利。在認(rèn)識(shí)到談判是雙贏(yíng)或多贏(yíng)后，目標(biāo)可分級(jí)設(shè)定，層層考慮。商務(wù)談判的結(jié)果應(yīng)該是在不損害己方利益的同時(shí)，盡最大可能爭(zhēng)取利益，同時(shí)要以企業(yè)長(zhǎng)期效益最大化為談判的最終目的。最高目標(biāo)是最理想化的目標(biāo)，在實(shí)踐中一般很少實(shí)現(xiàn)，因?yàn)樯虅?wù)談判是各方利益重新分配的過(guò)程。盡管如此，這絲毫不影響最高目標(biāo)在商務(wù)談判中的作用。最高目標(biāo)通常是談判開(kāi)始后雙方拋出的話(huà)題，可接受目標(biāo)是在科學(xué)合理的基礎(chǔ)上，劃定的需要爭(zhēng)取或可以讓步的范圍，以避免談判出現(xiàn)無(wú)法挽回的沖突，導(dǎo)致談判失敗。最低目標(biāo)是必須實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，談判的底線(xiàn)，合同簽約的最低標(biāo)準(zhǔn)［2］。

在對(duì)商務(wù)談判目標(biāo)進(jìn)行層級(jí)設(shè)定時(shí)，要符合實(shí)用性、合理性、合法性的要求，即談判目標(biāo)要結(jié)合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)、外部實(shí)際情況，具有可操作性，與對(duì)方可以詳細(xì)談判。通常，工程項(xiàng)目采辦的流程見(jiàn)圖1。

圖1 項(xiàng)目采辦流程

3 工程項(xiàng)目采辦的談判策略

談判策略是商務(wù)談判中最重要的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)。成功的談判策略可以讓經(jīng)驗(yàn)豐富的談判者較為輕松地使用其支配力來(lái)影響和說(shuō)服對(duì)方。

3.1 談判準(zhǔn)備工作

(1)選擇合適的談判團(tuán)隊(duì)。若公司的實(shí)力相當(dāng)，則談判團(tuán)隊(duì)的臨場(chǎng)發(fā)揮就至關(guān)重要。談判團(tuán)隊(duì)的人員素質(zhì)通常包括溝通能力、心理素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)等。同時(shí)，商務(wù)談判不僅是對(duì)個(gè)人能力的考驗(yàn)，團(tuán)隊(duì)成員各自的知識(shí)結(jié)構(gòu)要具有互補(bǔ)性，這樣在解決各類(lèi)問(wèn)題時(shí)方能提高效率，減輕壓力［2］。

(2)SWOT 分析。談判前，應(yīng)充分搜集對(duì)方情報(bào)，如對(duì)方近些年的對(duì)外業(yè)績(jī)、信譽(yù)情況、資產(chǎn)狀況等，同時(shí)也要深入了解當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)、人文習(xí)俗等。在全面客觀(guān)評(píng)價(jià)己方的基礎(chǔ)上，結(jié)合內(nèi)、外部環(huán)境，應(yīng)用SWOT 方法分析參與采辦競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅，知己知彼，為后續(xù)制定談判策略打下基礎(chǔ)。

(3)制定商務(wù)談判策略。結(jié)合談判的各類(lèi)因素，如談判背景、雙方分歧點(diǎn)等，考慮突發(fā)事件等風(fēng)險(xiǎn)要素，逐個(gè)分析，并制定相應(yīng)措施。首先，采用頭腦風(fēng)暴法，談判團(tuán)隊(duì)將各類(lèi)可能出現(xiàn)的問(wèn)題一一列出;其次，采用魚(yú)骨圖法，分析各類(lèi)問(wèn)題的主要原因、次要原因;再次，對(duì)各類(lèi)原因進(jìn)行深入分析，提出具有可行性的解決措施;最后，對(duì)這些措施進(jìn)行對(duì)比、權(quán)衡利弊，在深度分析的基礎(chǔ)上找出最優(yōu)方法。

(4)擬訂實(shí)施方案。談判策略確定后，接下來(lái)就是擬定實(shí)施方案。該方案是若干種談判策略的組合，以應(yīng)對(duì)可能性較大的談判情景。實(shí)施方案擬定后，可以進(jìn)行事先演練，確保談判團(tuán)隊(duì)的每位成員配合默契。

3.2 靈活運(yùn)用談判策略

在談判過(guò)程中，應(yīng)靈活運(yùn)用談判策略［3］。談判的最終目的是使雙方在可以接受的各項(xiàng)條件的基礎(chǔ)上，滿(mǎn)足各自利益需求，達(dá)成協(xié)議。因此，在談判過(guò)程中要選擇恰當(dāng)?shù)恼勁胁呗裕㈧`活運(yùn)用。但要注意無(wú)論對(duì)方的談判目標(biāo)是否公平合理，都要注意傾聽(tīng)對(duì)方的理由。在談判中，談判雙方應(yīng)心態(tài)平和，要做到有理、有度、有節(jié)。

3.2.1 合理運(yùn)用高壓和誘導(dǎo)相結(jié)合的策略

“高壓”策略通常適用于談判一方具備壟斷優(yōu)勢(shì)的情況，具有優(yōu)勢(shì)的一方往往善于以此來(lái)迫使對(duì)方讓步，而且往往立竿見(jiàn)影，但是弱勢(shì)的一方也會(huì)適時(shí)反擊。“高壓”策略必須慎用，因?yàn)樗苋菀滓饘?duì)方的不滿(mǎn)心理，甚至導(dǎo)致談判破裂。“誘導(dǎo)”也就是因勢(shì)利導(dǎo)，即試圖通過(guò)答應(yīng)對(duì)方的某些要求和條件，以理服人，以利服人。通過(guò)溝通、觸及對(duì)方情感，從而影響其價(jià)值評(píng)判觀(guān)念。要善于運(yùn)用圖表、數(shù)字、圖解、成果及權(quán)威推薦、評(píng)價(jià)意見(jiàn)等事例說(shuō)服對(duì)方。

(1)東道主效應(yīng)。商務(wù)談判最好由自己做東道主，選在熟悉的地方，掌握談判日程的主動(dòng)權(quán)。一般可采用前松后緊的日程安排，使對(duì)方在最后關(guān)頭由于時(shí)間壓力而接受談判條件。

(2)設(shè)定截止時(shí)限。若對(duì)方簽約心切，可以以此為契機(jī)，談判時(shí)可設(shè)定截止時(shí)限，甚至不惜中止談判，以使對(duì)方接受合同條款。

(3)權(quán)威效應(yīng)。在談判僵持不下時(shí)，可以以需要請(qǐng)示“上級(jí)”批準(zhǔn)為借口暫時(shí)休會(huì)，利用時(shí)間找出談判的漏洞或給對(duì)方帶來(lái)談判的壓力，同時(shí)也有回旋的余地。

3.2.2 運(yùn)用好降價(jià)、提價(jià)策略

在商務(wù)談判中，價(jià)格往往是雙方談判的中心議題，因此正確的“出價(jià)”策略是雙方在議標(biāo)和商務(wù)談判中能否成交的重要條件。

(1)分步降價(jià)策略。降價(jià)是一種最基本的競(jìng)爭(zhēng)形式。面對(duì)眾多的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，在談判中，能否把握好降價(jià)的理由和幅度，是主動(dòng)降價(jià)，還是被動(dòng)降價(jià)，要及時(shí)引導(dǎo)談判的氣氛和談判的結(jié)果。

(2)調(diào)和折中與對(duì)等讓步策略。一般在談判接近尾聲且雙方都有相當(dāng)?shù)淖尣秸\(chéng)意后方可采用。談判初期千萬(wàn)不要急于折中成交，以免由于對(duì)方不合理出價(jià)時(shí)，因折中而受損。對(duì)等讓步是指己方對(duì)某些條件做出讓步后，對(duì)方也相應(yīng)地對(duì)某些條件予以讓步，雙方以互利為前提和條件，都做出讓步。而輕易地讓步則是不可取的，這樣可能會(huì)導(dǎo)致對(duì)方提出進(jìn)一步讓步的要求。

(3)不對(duì)稱(chēng)的降價(jià)策略。對(duì)報(bào)價(jià)中有可能增加或不變的科目予以提價(jià)(或不變價(jià));針對(duì)報(bào)價(jià)科目中有可能減少的工作量或科目予以降價(jià)，對(duì)多個(gè)科目中的某項(xiàng)降價(jià)以回避總價(jià)降價(jià)過(guò)多。

(4)未來(lái)承諾策略。在談判中正確運(yùn)用未來(lái)承諾策略，如:提出對(duì)未來(lái)合作的承諾，以促使對(duì)方讓步后成交。

(5)“一口價(jià)”策略。即出價(jià)后，價(jià)格不再變動(dòng)，堅(jiān)持不做讓步，此法或可在心理上迫使對(duì)方讓步，但誠(chéng)意不足，風(fēng)險(xiǎn)較大，除非有絕對(duì)把握，否則不便使用。

(6)最后限期達(dá)成協(xié)議策略。這是國(guó)外公司的慣用策略，但用時(shí)要善于把握局面，避免出現(xiàn)僵局，通過(guò)反復(fù)陳述利弊，堅(jiān)持到最后時(shí)刻或許能獲得最后勝利。

(7)“最低價(jià)”策略。迫使對(duì)方盡快報(bào)出最低價(jià)，如果差距較大，可即刻結(jié)束談判。

(8)留有余地，爭(zhēng)取低報(bào)價(jià)高索賠。在談判時(shí)先有意回避含糊不清的科目，在談判的最后時(shí)節(jié)借機(jī)提出這些含糊不清的科目，但不深究。合同簽訂后，進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段后，再對(duì)含糊或明顯違背慣例的條款、要求，向?qū)Ψ教岢龀吻宀⒄{(diào)整。

3.2.3 抓大放小

將談判目標(biāo)設(shè)定主次。主要問(wèn)題達(dá)不成一致時(shí)，可以在次要問(wèn)題上適當(dāng)放寬要求，緩和僵局。待談判氣氛緩和后，再回到主要問(wèn)題上，以達(dá)成主要目標(biāo)為最終目的。但要注意，不能一味退讓?zhuān)俗尩哪康氖菗Q回相應(yīng)的收益。

3.2.4 鞏固階段成果

每次合同談判后，都要撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，形成階段性的談判成果，并放入最后的合同中，以防止對(duì)方在談判會(huì)議后反悔。以積小勝為大勝的策略，確保有一個(gè)階段性成果［4］。

4 結(jié)語(yǔ)

由于項(xiàng)目具有投資高、一次性和獨(dú)特性的特點(diǎn)，設(shè)備物料的采辦往往是一次性買(mǎi)賣(mài)，這就更加突顯了項(xiàng)目采辦的重要性。成功的商務(wù)談判不但能夠?qū)⒃O(shè)備物料的一次采辦環(huán)節(jié)擴(kuò)展到整個(gè)項(xiàng)目的生命周期，還能在一定程度上降低項(xiàng)目成本、保障項(xiàng)目質(zhì)量。因此，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用好談判策略就顯得格外重要。

通常業(yè)主方的評(píng)標(biāo)委員會(huì)在分析初審時(shí)的評(píng)價(jià)對(duì)比表、分析報(bào)告的基礎(chǔ)上，獲取各種決標(biāo)依據(jù)，評(píng)出一個(gè)技術(shù)合適、標(biāo)價(jià)合理、服務(wù)優(yōu)惠、工期有保證的最佳投標(biāo)者為中標(biāo)人，同時(shí)選定第二、第三位中標(biāo)者作為候補(bǔ)，以備在第一中標(biāo)人發(fā)生變故時(shí)能及時(shí)依次頂替。在發(fā)出中標(biāo)函之前，業(yè)主擁有主動(dòng)權(quán)，還有選擇的余地;而中標(biāo)函一經(jīng)發(fā)出，業(yè)主就摒棄了其他投標(biāo)人，確定了某一供應(yīng)商或承包商后，業(yè)主的選擇余地就喪失了。如果所選中的承包商存在不良問(wèn)題或有其他劣跡，業(yè)主就將極為被動(dòng)。因此，選定承包商對(duì)業(yè)主能否順利完成工程項(xiàng)目極為重要。

［1］郝博. 商務(wù)談判策略研究綜述與構(gòu)想［J］ . 中國(guó)商貿(mào)，2012 (8):225-227.

［2］張明峰，徐嵐. 淺談國(guó)際承包工程項(xiàng)目的標(biāo)前談判［J］.中國(guó)招標(biāo)，2010 (7):26-28.

［3］田政. 系統(tǒng)的工程項(xiàng)目管理解析［M］. 北京:中國(guó)發(fā)展出版社，2010，179-211.

［4］劉俊. 國(guó)際商務(wù)談判文獻(xiàn)綜述與評(píng)析［J］. 中外企業(yè)家，2010 (2):235-236. PMT