企業會計檔案保管期限延長之我見

王芬娥

企業會計檔案是指企業的會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映企業經濟業務的重要史料和證據。企業會計信息內容有一定的原始憑證性、系統性和規律性，不僅能完整地呈現出企業經濟活動和組織發展的歷史畫面，也能為管理者提供會計預測、決策、控制的依據，還能為一部分社會群體服務。

按照國家財政部頒發的《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案保管期限分永久、定期兩類，其定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年共5類。其總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行和現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算等保管期限為永久。這些檔案保管期限均為最低保管期限，并不是到了保管期限這些檔案就必須銷毀，而是要根據實際情況才能決定是否繼續保存。

檔案部門應按照會計檔案的保管期限嚴格規定執行。一般會計憑證包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證，職工的工資表屬于原始憑證，這些憑證在企業里按照規定也只能保存15年，然而經過多年管理企業會計檔案發現，企業人員工資表保管15年是遠遠不夠的，所以在企業里如果工資表保管期限到了，不能急于銷毀，為了大多數人的利益我們盡量多保存幾年，原因如下：

眾所周知，企業職工的工資表不僅反映一個人在企業的工作薪酬，還體現了職工工作的時間和工種。由于國家對特殊工種的人退休時有優惠政策，好多特殊工種的職工在退休時由于自己的人事檔案信息不全，有的是工種沒詳細登記在檔案上，有的是根據晉級表顯示的年限不夠，這就導致了該到退休年齡時辦不了退休，因此必須通過查找工資表來確認當時的工種年限。就以西鋼公司來說，由于原來的西安鋼鐵廠資不抵債導致破產后，很多人下崗到了社會上自尋出路，檔案也都從現在的公司轉到了社會統籌辦。經過幾年，有的到了該退休的年齡卻退不了休，原因是有的特殊工種年限不對，有的發現工作時間不對等，導致許多下崗職工只能跑到現在的公司查找會計檔案（工資表）。由于西安鋼鐵廠破產了，檔案由現在的西鋼公司管理，現公司工作人員接收的會計檔案（工資表）是從1983年開始的，查1983年后的工資發現有的進廠時間是上世紀七十年代，如果要從本人工作那年查起，根本無從查找。按規定這些工資表大部分早已超過了檔案保管期限，而現公司考慮到許多下崗職工的需求，特別是近年來到公司檔案室查找當年工資表的人絡繹不絕，幾乎都是為工齡和特殊工種年限的問題。為了維護廣大下崗職工的利益和正常保障，現公司財務部門仍一直保管著原來移交下來的工資表。通過查找為原來企業的下崗職工提供檔案信息，看到他們開心地拿到憑據，現公司工作人員也非常高興，深感會計檔案的保存對企業職工有著極其重要的作用。

檔案保存的宗旨就是為民服務，脫離了宗旨保管檔案也就失去了意義。隨著時間的推移，社會上當年破產企業的職工陸續開始辦理退休，但是企業破產后，由于個人檔案丟失或企業建檔不完善，職工的工作記錄面臨無處可查的窘境，而檔案室存放的破產企業會計檔案成為這些企業職工將來辦理退休手續的重要依據，因此做好會計檔案工作也是安定社會團結的一項光榮職責。

企業會計檔案特別是工資表這類憑證的保存直接關系著職工退休時待遇的計算，是破產企業職工在社會上退休時的唯一憑證。因此，適當延長保管期限是對個人檔案的負責，也是檔案管理人員的職責。企業保管到期的會計檔案如果確實因各種原因需要銷毀的，應由企業領導審查，檔案管理部門提出銷毀意見，報經上級主管部門批準后，編制會計檔案銷毀清冊，企業負責人在會計檔案銷毀清冊上簽字同意后方能銷毀。對于有未了結的債權和債務原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。銷毀時必須由檔案部門和會計部門共同派人到指定地點監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，必須認真清點核對，銷毀后應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告企業領導。

會計檔案是企業檔案管理的一項重要組成部分，因此，它不但是研究財政、經濟歷史發展的第一手材料，而且其中部分也是為企業發展和職工利益的有力保障。如果沒有會計檔案這一可靠的史料，僅憑一些間接材料是無法達到憑證依據，也不能很好地為員工及社會團體服務。

企業會計檔案在搞活經濟、發展經濟以及社會保障體系上起著積極的作用。因此，做好會計檔案管理，延長企業會計檔案保管期限，對維護社會穩定方面具有一定的積極作用。

（作者單位：陜西龍鋼集團西安鋼鐵有限公司）