檔案收集與年鑒編纂的關系分析

孫婷

【摘 要】檔案的搜集與整理給年鑒提供了全面、準確的資料，是編纂年鑒的基礎。年鑒的編纂對各類檔案及時歸檔起到了促進作用本文論述了年鑒與檔案之間的關系，對做好檔案與年鑒工作有著重要的借鑒與指導意義。

【關鍵詞】檔案收集；年鑒編纂；關系

一、檔案是年鑒編纂的基礎和依據

年鑒的編纂必須有豐厚的資料作基礎，年鑒的權威性在于資料的翔實可靠。年鑒所刊材料是供人們引以為據的，要求具有高度的精確性，強調材料要真實、準確、客觀。年鑒無論采取什么形式、什么結構，無論是用文字還是圖片，其編纂工作必須是在切實掌握了相關資料并對所有資料進行分析研究之后始能進行，只有詳盡地占有了大量可靠的資料才能編輯出高質量的年鑒。因此，年鑒編輯最重要的是以上年度所產生的大量第一手檔案資為基礎，同時收集其他相關資料，通過篩選、整理、分析、加工，然后進行科學、真實、公正、全面的歸納和總結，以高度密集的方式將各種信息傳遞給讀者。

1.體校檔案為體校年鑒提供原始、真實的文獻

體校檔案形成于日常的訓練、參賽、教練員管理以及其他實踐活動中，是這一系列活動的歷史記錄，是第一手原始材料，其形式和內容特征都表現出高度的原始性和真實性。盡管學校檔案的類目繁多，但各類檔案無不具有檔案的本質屬性和基本特點，即原始記錄和憑證價值，它以獨有的原始性，反映學校的真實情況。檔案屬于原生性信息，是派生信息和加工信息的基礎，因此，從檔案中獲取的信息能最真實地反映學校工作的面貌，是年鑒最根本、最重要的信息源。

2.體校檔案為年鑒提供全面、系統的信息

體校檔案包含了訓練、參賽、黨建、基建、財務以及其他實踐活動的全部信息，內容廣泛，形式多樣。并且隨著實踐活動的延續，檔案信息不斷產生、積累，形成了一個相關聯的整體，表現出特有的完整性和系統性。從檔案中獲取的信息不僅可以反映學校工作的全貌，而且可以進行綜合分析、歸納和評價。

3.檔案能夠客觀衡量和檢驗其他來源的資料

編輯學校年鑒所需要的資料，收集渠道多樣。如教練員提供、學校各部門提供等途徑收集資料，但收集的信息或多或少存在不準確、不系統的現象，需要通過查閱檔案來鑒別、補充、核實，這是由檔案本身的性質所決定的。選好材料必須以檔案來衡量，選準材料必須用檔案來檢驗。

體校檔案為年鑒的編纂提供了大量的文獻資料，由于檔案最具可信價值，從而決定了它是學校年鑒選材的重要來源，是年鑒編纂的基礎和依據，年鑒編纂必須依靠檔案。檔案材料是否齊全、完整，其質量的高低，都會影響年鑒的質量。

二、年鑒編纂能提高檔案利用率，促進檔案收集，豐富館藏

年鑒是在擁有大量檔案材料的基礎上編寫而成，通過年鑒利用檔案信息，克服了檔案在利用方面的局限性和被動性，提高了檔案信息利用率，而且保護了檔案。高校年鑒承載信息全面系統，資料來源和收集方法多種多樣，從而也豐富了檔案館藏。另外，年鑒的編寫也是對檔案工作的一項檢驗，促進檔案材料的收集，提高檔案質量。因此，高校年鑒對于檔案工作具有很大的推進作用，提高了檔案信息利用率，維護了檔案的安全，促進檔案收集的齊全完整，豐富檔案館藏。

三、編纂年鑒對檔案的征集開發有促進作用

1.編纂年鑒利于檔案收集

年鑒的第一特性是在時間上有“年度感”，編纂年鑒與各類文獻記錄的歸檔時間幾乎是同時進行的。年初學校各職能部門開始歸檔工作，編纂年鑒的工作也開始進行。由于編纂年鑒是學校交給有關部門的硬任務，時間性較強，校領導檢查督促，這也給檔案的收集提供了便利。年鑒的編纂與相關資料的歸檔起到了相互促進的作用。

2.年鑒是檔案信息快捷有效的利用和保存方式

檔案人員鑒定、整理各類文獻記錄的同時，也為年鑒提供所需要的信息。所以，年鑒是開發利用檔案信息最快的形式，使檔案即時發揮作用。年鑒印數一般在200冊左右，許多有價值的文獻資料通過年鑒的印發，不但能擴大使用范圍，同時也是最好的保存方式，即使原件遭受破損，同樣不影響使用。

3.年鑒的編纂促使檔案的深度、廣度開發

領導部門為學校體育事業的發展需要，制定一系列的改革方針、步驟和措施，不斷對年鑒信息資料提出更高的要求，年鑒所需要的一些數據資料是原始檔案所不具備的，這就需要檔案人員對檔案資料進行深層次的開發。

4.年鑒通常采用以文字與圖片兼容的綜合性表述形式編纂，一般按設定的條目查找分析各類信息

在這一過程中，年鑒內容與檔案材料相互印證、核對，會及時發現歸檔工作中出現的遺漏、或檔案原始材料質量問題。檔案人員就能適時采取補救措施。這對于檔案材料的提高，起到較好的促進作用。

隨著現代化檔案管理職能的不斷延伸，新的管理模式已經出現，傳統的管理模式正向現代化的管理模式過渡。但是，如果管理人員不能提供準確、全面的信息，那么，再先進的管理方式，再迅速的網絡傳遞手段，都不能發揮應有的作用。編年鑒也是如此，能否準確、全面地提供科學的信息源，是年鑒質量的基礎。一部好的年鑒，首先要看提供的信息資料是否準確可信，是否翔實可靠，是否具有相對的穩定性。因此，很大程度上取決于檔案管理人員能否從大量的檔案資料、文獻記錄中，鑒定整理出能夠反映各類事物發展規律的信息資料。

四、高校年鑒與高校檔案之間的內在聯系

高校年鑒是對學校一年所形成的檔案及其他文獻進行全面、綜合深加工的產物，是對檔案信息進行優選、有序化的集萃之作；檔案是年鑒編纂的基礎，檔案信息是構成年鑒內容的主體與骨干。體校年鑒承載的信息全面、系統，是學校一個年度檔案的濃縮。體校年鑒與檔案之間具有密切的內在聯系。

1.年鑒與檔案相互統一

體校年鑒全面反映學校一年訓練科研、競技比賽、科學管理活動，是學校信息的總匯。體校檔案數量浩繁、內容豐富，是體校信息資源的重要組成部分。體校年鑒與體校檔案同屬于學校信息系統，都是學校信息的重要組成部分，都蘊含著訓練、參賽等各方面信息，具有信息的統一性。但是檔案資料來自各個方面，是未經加工的信息，來源廣泛，信息量大，具有原始記錄性的特點；而年鑒是從大量檔案信息中篩選、提煉、加工而成的，具有數據的可比性、資料的便覽性等特點。

2.體校年鑒與檔案相互補充

體校年鑒與檔案的信息都來源于學校的訓練、參賽、日常管理等各項活動。學校檔案工作有著自身的管理體系和形成、積累、歸檔、整理的渠道，而檔案存在歸檔滯后和內容零散的缺憾。比如，科技檔案只能在基建工程竣工后按項目進行歸檔。而年鑒則要求時限上的及時性和內容上的綜合性，強調年度時限，因此，年鑒也有自己的資料收集渠道。這就為年鑒資料與檔案資料的互補提供了可能。

綜上所述，只有將體校年鑒和檔案有機地結合起來，才能充分發揮二者的作用，為學校工作提供全面、可靠、便捷的信息資料。

參考文獻：

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