Excel在財務管理中的應用

□文/孫麗霞

（鄭州大學西亞斯國際學院 河南·新鄭）

一、Excel在財務管理中的具體應用

（一）利用Excel建立標準化財務表格。財務表格的建立離不開Excel中工作表和工作簿的應用處理，利用Excel能夠依據會計思維快速建立具有財務特色的數據表格資料。Excel工作簿的建立既可以通過Office菜單功能建立空白工作簿，然后自行進行工作表的數據有效性設置和數據字段的定義，也可以利用現存模板進行快捷的應用創建。當然，我們也可以利用網絡鏈接，對網絡上的財務數據工作簿模板進行下載和應用。而且Excel在財務工作簿的添加過程中宏的使用，不僅降低重復輸入帶來的系統誤差，還極大地減輕了財務人員的工作。

例如：在員工工資模塊中如果要創建相同的列表，或者其他類似操作可以利用宏來實現。首先，在工具欄中選擇“宏”按鈕，然后選擇“錄制宏”，更改宏名稱為“員工信息表”，如圖1。（圖1）然后在相應的工作表中分別錄入相應字段“員工編號”、“姓名”、“性別”等。（圖2）選擇“停止錄入宏”，這樣Excel就會記憶下相應的操作，一個完整的名稱為“員工信息表”的宏就錄制完成了。在以后的工作中，遇到相同操作，只要簡單的查看宏并執行宏，就可以完成相應的操作，得到與之前相同的結果。

（二）利用Excel函數對財務數據進行處理。Excel在對數據的處理中不僅僅局限于標簽欄和工具箱中功能按鈕的使用，公式和函數的應用極大程度地便捷了財務數據處理工作。Excel龐大的函數群為我們進行數據分析提供了300多個函數，其中包含財務函數50多個，加之函數和公式的嵌套使用，更賦予了工作表發達的數據處理神經，提高了財務數據處理能力。財務管理中常用的 SUM（）函數、AVERAGE（）函數、LARAGE（）函數、SMALL（）函數、MAX（）函數、MIN（）函數、RANK（）函數、IF（）函數等能夠讓財務工作者實現對財務數據的計算排列分類等數據處理工作；VLOOKUP（）函數、HLOOKUP（）函數和OFFSET（）函數的使用能夠滿足財務人員對相同或關聯財務數據的系統查詢；財務管理函數更是能夠實現財務數據優化處理，如折舊函數（直線法折舊函數SLN（）、年限總和法折舊函數SYD（）、雙倍余額遞減法函數DDB（）、固定余額遞減法函數DB（）），貨幣時間價值函數（現值函數 PV（）、終值函數 FV（）），投資函數（凈現值NPV（）函數、內涵報酬率函數IRR（）函數以及MIRR（）函數）等，有效地進行財務數據系統化處理分析。例如：某公司準備購買一項專利技術70萬元，以改進生產規模，項目周期為5年，以后各年的凈現金流量分別為12萬元、15萬元、18萬元、21萬元、26萬元，如果資金成本為9%，重新投資成本回報率為11%，那么評價這項投資的NPV是否大于0。（圖3）

（三）利用Excel進行財務數據的形象化輸出。財務數據處理的目的是為了把雜亂且抽象化的財務數據信息轉化成形象化具體化的信息數據供投資者所有者使用。Excel圖表具有種類豐富、形象直觀、二維坐標、圖像和數據雙向聯動等特點。不僅如此，Excel還具有柱形圖、面積圖、XY散點圖、股價圖等14種圖表類型和20種自定義圖表類型。能夠充分滿足財務工作者的數據形象化輸出要求。數據和圖像的相互關聯，能夠實現數據到圖表之間的自動統一，不至于因數據或圖表的脫離而喪失價值。Excel的數據還可以同步實現多張工作表數據為來源創建圖表，對于某些像是面積圖、條形圖、柱形圖、XY散點圖等二維圖形還能夠添加包括指數、對數、線性等六種類型的趨勢線，充分體現數據的特征。

圖1

圖2

圖3

（四）Excel對系統化數據的保護。Excel可以通過“Office按鈕”下的“Excel選項”設置，選擇保存工作簿的時間間隔，而保證財務工作人員在進行數據錄入時的突發狀況，保證了財務數據的完整性。另外，Excel建立的工作簿和工作表，都可通過財務人員設置的單元格保護、工作表保護，工作簿保護和加密等操作實現財務數據的隱藏和保護，防止了財務數據的隨意更換和變化，在一定程度上保證了財務數據的安全性和真實性。

二、Excel在財務管理應用中存在的問題

（一）Excel工作表格功能分類不明確。Excel在財務數據的處理過程中涉及大量的工作表，工作表是我們日常數據的基本承載體和處理數據平面。一般情況下我們對數據過程中的工作表格依據不同的作用大致區分為原始數據表、數據源、數據處理表、數據輸出表等，這樣能夠保證數據的處理規范性和準確性。其中原始數據表中的數據往往來自于企業內部會計處理或者企業外部數據源，這些數據往往不夠規范，沒有統一的數據格式，比如大多數據區域中多存在空格、空列或者空行，有些存在區域對單元格進行合并，有的多表頭共存，或者數據的類型在同一區域存在差別。所以，財務人員在數據分析過程中往往無法直接使用。那么，為了充分滿足數據的處理需求需要對數據進行初步的分析整理，形成可以運用的數據源。數據源表要求有較為規范的數據格式，具有數據庫的基本特征，如單表頭沒有數據單元的缺失和單元格的合并等。而且可以合理對數據源表中的數據進行分析處理，在數據處理表中可以插入公式、函數等數據處理工具，對數據進行排序、求和、篩選等處理。數據處理的結果需要有合理的呈現，在數據輸出表中可以將處理分析過的數據以圖表化的形式輸出，呈獻給信息的使用者。而在實際的財務處理過程中，財務工作者往往忽略Excel表格的分類使用，表格功能分類不明確，致使數據在處理過程中的丟失或者錯誤。

（二）定義不科學導致數據缺乏動態性。為了實現數據的相互關聯，實現數據的動態處理，Excel可以實現對公式函數、數據區域、甚至是工作表或者工作簿使用定義的名稱。單元格是目前財務人員在函數和公式中使用較多的對象，而定義名稱的使用就顯得是鳳毛麟角。Excel在函數的應用過程中可以利用已經被定義了的數據模塊，可以實現對大規模數據的直接引用和關聯。同時還能夠利用函數對數據模塊進行動態名稱定義，使得數據源表中的財務數據發生變化時，實現數據圖表的自動調節，從而滿足數據和實際業務系統的動態統一，實現信息的及時性要求。而在實際應用Excel的財務管理過程中往往對數據的定義不夠準確或者是對數據的引用不夠合理，導致數據顯示的動態性不足。

（三）VBA和宏的應用不足。宏是Excel中的一個特殊功能，它能夠讓用戶的一些復雜任務實現自動化處理。能夠在財務處理過程中簡化財務人員繁瑣的數據錄入和表格創建等基礎工作，從而實現辦公效率的提高。而VBA是office Excel的一種擴展工具，能夠通過條件語句、循環語句和WITH語句的使用，實現繁瑣重復操作的自動執行、復雜的數據分析、Excel的二次開發等操作，使數據處理實現智能化。而實際的財務管理工作中VBA和宏，往往被財務工作者所忽視，使得大量的重復性操作在財務工作中不斷出現，極大地增加了數據處理的任務，浪費了時間，導致事倍功半的結果。

三、提升Excel在財務管理中應用的建議

（一）加強財務人員Excel能力培養。隨著對會計信息化的逐漸深入，Excel在財務管理中的優勢日益凸顯，但是目前財務人員對Excel工作表格的應用還不夠充分和熟練，對財務工作人員進行Excel能力的培養，就要從數據的輸入、處理和輸出等環節進行培養學習，提升財務工作人應用Excel進行數據處理的能力。在數據的輸入階段，根據不同信息處理的需求，合理設計工作表的數據結構，對數據表中的數據進行合理定義，數據的輸入過程中結合數據的自身特點進行不同的數據操作。同時掌握公式函數的應用，能夠讓財務人員的數據處理能力得到極大地提升。在數據的處理階段財務人員應該掌握收據的篩選、分類匯總、數據透視表等數據處理的方法，這樣公式與Excel的常規數據處理方式的結合使用，能夠讓財務人員的數據處理能力更加完善。數據的輸出方面應該根據數據的實際需要合理地選擇數據的輸出形式和輸出方式，可以適當的利用技術手段對數據輸出格式進行設置。

（二）完善數據結構和工作表的結構和功能。Excel在財務管理中的應用，應該結合Excel和會計信息系統的各自特點，將Excel與會計信息系統優化整合。利用系統思想轉變Excel工作表的傳統使用方法，使Excel財務表格從原來紙張化的使用和計算式的使用思維中走出來，根據數據的結構特征正確的設置Excel工作簿、工作表，區分數據的輸入、存儲、處理、和輸出功能，做到不同區域各司其職。對于數據輸入的工作表要根據不同的數據特征以適當的數據輸入方式進行數據的輸入，對于需要重復輸入的數據，在一個工作表中預先定義名稱，就能夠實現數據的引用，利用數據有效性形成列表序列輸入。為了保證數據的可靠性還可以對數據的有效性進行設置，保證數據的準確有效。數據的存儲和處理的工作表，一般以Excel工作表的標簽作為識別標題，不對里面的單元格進行合并或者添加標題，保證數據的完整性，形成二元數據結構的數據庫，以確保不影響數據的排序、篩選、分類匯總等處理，在數據的調用過程中最好能夠通過獨立的工作表進行數據的調用處理，以防數據處理過程中不必要的數據損失或者混亂。

（三）提高excel中宏的利用。在財務管理過程中，應該注意宏的應用，避免重復性操作。宏的應用可以使Excel更加的智能化，使財務處理工作更加簡潔高效，財務工作人員能夠通過Excel菜單或者Visual Basic工具欄對宏進行快速的錄制和使用，可以實現通過簡單的單擊完成較為復雜的操作處理。因此，財務人員了解掌握宏的錄制和使用，將能較大限度的避免重復性操作，大幅度的提高財務處理的工作效率。

（四）強化VBA程序語言的應用。VBA全稱為Visual Basic for Application，是一種具有功能強大的程序擴展工具，它讓實際生活中所遇到的很多Excel的復雜操作得到簡化。能夠實現自動的執行重復操作、自動進行復雜數據的比對分析、生成財務報表、個性化用戶界面設置、Office組件的協同工作等甚至可以實現Excel的二次開發。利用VBA語言，通過定義各種變量并且對條件語句、循環語句、WITH語句三大程序結構的優化套用能夠實現對不同對象的優化處理，便捷財務工作。因此，在使用Excel對財務數據進行處理的過程中應當強化VBA程序語言的應用。

（五）使用Excel進行協同。信息化的到來，互聯網信息技術的不斷成熟，促使我們辦公環境信息化的程度不斷加深，財務管理部門的團隊合作呈現出日益明顯的優勢，利用Excel進行財務管理應該秉承團隊合作精神，增強Office的各個組件實現對接的同時，實現團隊協同逐步取代單擊作業。因此，要利用Excel為我們提供的便利，通過網絡實現與團隊成員乃至其他用戶的信息共享協同作業。同時利用信息權限確保數據信息的安全性，從而最大限度的發揮信息共享優勢提升財務信息處理的科學性、準確性和安全性。

[1] 中國注冊師協會.財務成本管理[M].北京：中國財政經濟出版社，2014.

[2] 郭德貴.Excel財務管理應用研究[J].財會通訊，2012.3.

[3] 劉繼偉，楊燁.EXCEL在財務管理中的應用[M].清華大學出版社，2012.