試論如何加強文書檔案的管理工作

楊 俊

（棗陽市太平鎮計劃生育辦公室，湖北 棗陽441200

1 規范管理文書檔案

文書檔案的規范管理方法和手段是做好文書檔案管理工作的基礎，是必不可少的。文書檔案能否做到格式、種類以及處理程序的規范化程度都會直接的影響到對文書檔案管理的效果，尤其是現在，科技的發展使辦公的自動化水平也在不斷的發展，那么這種規范管理就顯得尤其重要，例如很多文書和檔案的歸檔工作都要在決策文件形成之前做好，這樣才能夠更好的保證文件的規范性和及時性，在文書檔案的處理程序上更加要注意和檔案管理進行緊密的鏈接，要把檔案管理和檔案記錄進行有機的結合，比如在做文件的分類、鑒定和編號等工作時，要在正式文件形成之前就做好并且進行歸檔，這樣不僅能夠節省大量的人力并且能減少工作時間，避免出錯，還能夠有效的提高辦公效率。

2 領導引起重視

文書檔案是領導進行管理和決策的重要依據和借鑒，對機關和單位工作計劃的實施有著重要的影響。因此工作人員一定要爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持，加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，領導在加強文書檔案管理的工作上首先要做到經常參與，要對文書檔案管理工作中存在的問題進行及時的發現和完善，要把加強文書檔案的管理工作納入到日常的工作計劃中，并且要進行認真的落實，另外要為文書檔案的管理工作提出軟、硬件設施的有利外圍條件，這樣才能夠更好的提升文書檔案管理工作自上而下的良好管理風氣，認識和重視是行動的先導，這樣才能夠為文書檔案管理工作的落實起到積極的促進作用。

3 加強管理，提高檔案人員素質

在檔案工作的各個細節中都要把規定的程序落實到實處，因為文書檔案管理是一項非常精密的工作，在此期間，任何一個環節和程序的失誤都能夠影響到整個檔案管理工作的質量，能夠造成檔案材料的缺失，造成檔案不能夠完整和系統的歸檔，就會對檔案的完整率造成很大的影響，導致檔案并不能夠全面的反應出單位全貌。文書檔案工作管理人員素質的高低對文書檔案管理工作的好壞至關重要，這直接關系到機關和單位日常管理的好壞，因此提升檔案管理人員的素質，加強管理水平便顯得尤為重。檔案管理人員不僅要有上進心、責任心要強還要具有扎實的基礎知識。檔案人員需要不斷的學習，拓寬自身的知識視野，了解行業發展動態，提高自身的綜合素質，熟練運用現代化辦公設備來進行電子文件和資料的制作、使用和維護，從而推進文書檔案管理工作的現代化、規范化、網絡化、信息化。

4 注重平時積累

收集資料是檔案管理蕘的首要環節，在檔案管理工作中處于基礎地位，只有認真做好檔案資料的收集整理工作，才能保證檔案管理后續工作的開展。檔案的材料進行收集是整個檔案管理工作中的第一步，對檔案材料的收集一定要做到及時和全面，首先要認真的健全各項檔案管理中的規章制度，并且要認真的執行檔案管理中的各項規章制度，然后要對檔案材料的收集工作進行加強的督促，對領導忘記返還的文件要進行及時的催收，這樣才不會因為工作量多而導致忘記收集材料，并且要對檔案的材料進行按時的檢查，要檢查是否存在漏批的文件，如果有，必須要想辦法進行補齊，然后按照檔案內容的順序或者時間順序進行有效的整理，這樣才能夠在文書檔案的管理工作中起到事半功倍的效果。

5 保證制度完善

俗話說，沒有規矩，不成方圓。好的制度和規矩是規范人們行為和工作的重要準則，好的制度會極大的促進工作的發展，壞的制度會阻礙工作的發展，文書檔案管理工作更是如此。所以，在進行文書檔案管理工作的過程中，也要保證制度的完善，并且嚴格的按照各項規章制度進行工作，要堅持好用制度來進行對工作人員行為和工作的規范及約束，要用制度來試試文書檔案的管理，要認真的學習和領會各項關于文書檔案的法律法規，要對檔案工作的開始至結束作出系統一體的規范化要求，并且要建立起統一的標準和要求，并且要組織檔案管理部門人員進行定期的學習，從而來進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，并且對其中執行的程序進行統一，從而更好的提高各個部門在文書檔案管理工作的效率，讓文書檔案的管理工作做到有據可依，有章可循，只有這樣，文書檔案管理工作的水平才能夠得到提高。

6 做好細節方面的工作

在檔案管理的工作中，要做好細節方面的環節，只有這樣，才能夠讓文書檔案管理工作做到精益求精，要對檔案管理的人員進行嚴格的篩選和培訓，檔案的管理人員首先要求具備高度的責任感和較高的素養，要擁有強烈的保密意識，并且還要具備適當的政治條件，這樣才能夠保證文書檔案的管理工作在最基本上有著保證，并且在進行文書檔案管理工作的過程中，要對每種不同的文書檔案進行不同的登記和分類，這樣才能夠將文書檔案的工作做到按部就班和循序漸進，才能夠避免因為記憶的原因而產生的疏漏，并且要對文書檔案進行科學合理的分類，只有這樣才能夠將文書檔案做到有條理，有目的。并且要對文書檔案的內容進行定期的備案，這樣才不會因為借閱等原因造成的檔案丟失和辨認不當，在檔案進行分類以后，還要進行嚴格的存檔工作，這樣才夠保證文書檔案的完整和有效。