完善醫院合同管理內部控制

徐偉亞

（南京鼓樓醫院財務處 江蘇 南京 210008）

一、引言

合同管理是對合同的審批、簽訂、履行全過程進行計劃、組織、控制、調節和監督經濟檢查等管理活動。我院作為大型三甲醫院，日常業務涉及各類經濟活動，每年訂立合同上千份，總計金額億元以上。合同作為經營活動的載體，合同管理的水平反應了經濟活動質量的高低。不同于企業的經營活動大多涉及購銷合同，醫院經濟合同復雜，按內容分類：設備軟件采購合同、維保合同、行政物資采購合同、科研協作協議、臨床藥物試驗合同、租賃合同、合作協議等。

二、目前醫院的合同管理程序的缺陷

目前醫院的合同管理仍采用傳統模式下的簡化管理程序。在這種模式下對合同實行分級授權和審批制度，對不同金額和種類的合同，領導授權級別不同。明確合同管理的職責分工。合同擬定與審核，審核與執行崗位分離，形成制約監督機制。各環節確認前一環節簽字即可使合同流程運轉下去。在合同量比較少的情況下這種模式雖然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式靈活，比較節約人力成本。但是當合同數量多，類型繁復的時候各環節之間脫節的現象就顯現出來。整個合同管理流程長，溝通不到位，影響合同履行質量。當相關崗位人員流動的時候，容易出現交接不清的現象。同時，這種程序最大的缺點是缺少考核，也就是合同管理只能讓業務運轉下去，對醫院經營的幫助不大，對今后訂立合同的借鑒意義不大，使合同管理流于形式，也是對各種有用信息的浪費。

三、如何完善合同管理內部控制制度

日常合同管理工作動態性非常強，可是在如此大量且金額巨大的情況下，傳統方式對其進行管理已經非常吃力。因此需要完善合同管理內部控制制度，達到合同管理流程順暢、合同履行到位、合同信息歸檔科學合理、同時做好對相關信息的評估和再利用。

首先，要實現合同管理的標準化。實現從申購到履行以及合同履行后的評估都確定負責人、環節固定、流程明確，使合同管理形成一個閉合的環。標準化可以降低合同管理的溝通成本。在合同簽訂過程中經常發生倒簽現象，因事先履行合同，需要付款時才補簽合同使合同管理失去防范和監督做用，造成即使合同履行有瑕疵，項目負責人也容易忽略。標準化的程序可以防止合同倒簽。通過標準化可以降低合同履行過程中發生的成本，保證所有環節上的人都能參與到合同中去。比起讓領導了解合同、在合同上簽字，更加重要的是讓合同執行人對合同透徹理解，特別是在合同流程都以手工簽字完成的情況下，實際上每個環節的簽字人不一定完全理解所簽的內容。這就造成前期調研以及進行商務談判時，相關人員非常盡責，為了一個細節甚至微小的利益甲乙雙方多次談判，但在履行過程中，由于項目負責人沒有注意到合同文本，憑借提出申購時的需求描述以及主觀經驗，造成與合同真正標的的質量、數量、質保期、履行方式等之間形成差異，影響了合同履行質量。所以只有將合同管理標準化，項目負責人重視合同，對合同不折不扣的完成，才能徹底杜絕合同倒簽、履行不到位等現象。通過標準化的程序使合同相關人可以在任何一個環節通過反饋的方式了解進度、細節等，有利于合同履行。

其次，將前期論證與預算結合起來。做預算只能是縱向的經濟或經營商的預期和控制，但橫向與類似單位類似情況或市場行情的比較才是核心。杜絕申購只是從部門需要出發，論證過于簡單，對行情不夠了解的情況。根據建立供應商庫以及主要設備信息庫，搜集同類地區同類設備等的招標結果信息，掌握市場行情，使預算更加科學。力求每一份合同不但滿足每一次業務需求，同時也能對今后醫院的經營有參考作用。

最后，完善的信息系統是合同管理的必要條件。我院與望海合作的合同管理系統對合同管理的完善起到了非常大的作用。該系統從醫院合同管理實際出發，逐步將合同管理相關的環節都納入到系統中來，使合同內容信息化，合同流程電子化。目前已將設備采購合同錄入信息系統，實現設備采購從合同內容到入庫、請款都有路徑可查。包括合同前期信息，如申購單、調研資料以及會簽表、合同正式文本等都以附件形式掃描到合同系統中。該系統大大方便了對合同以及相關資料的查閱、統計和分析。今后將逐步實現對所有合同信息化管理，通過設置系統提醒、引導合同履行進度，提供合同預警分析。通過利用財務系統中已經存在的供應商字典，可以對供應商合同履行情況跟蹤分析，達到篩選優質供應商，淘汰不合格供應商。在合同系統中設置合同考核表，以表格的形式讓不同環節的相關人員對合同訂立及履行填寫反饋信息，最終對合同履行形成考核數據。合同系統還能通過授權的方式明確查詢權限，更嚴格的對合同保密。

[1]徐小燕.規范合同管理，保障企業穩步發展—談內部控制在合同管理中的應用[J].經濟研究導刊，2013，（18）.

[2]殷志昆，王曉燕.國企合同管理制度的優化性探究[J].法制博覽，2014，（1）.