加強團隊建設，提升高校院系辦公室工作水平

龔榮

（武漢大學 物理科學與技術學院，湖北 武漢 430072）

加強團隊建設，提升高校院系辦公室工作水平

龔榮

（武漢大學 物理科學與技術學院，湖北 武漢 430072）

隨著高校教育改革的不斷深入，院系辦公室工作呈現出多個特點，也暴露出多方面的問題與不足，面臨著越來越多的挑戰(zhàn)與考驗。將辦公室作為團隊進行建設，對辦公室工作而言具有重要意義。本文從三方面分析了團隊建設的積極作用，并從制定目標、建立健全規(guī)章制度與考核激勵制度、提升整體素質及加強人文關懷等環(huán)節(jié)對如何加強辦公室團隊建設進行了探索與思考。

院系 辦公室工作 團隊建設

院系是高校的基本組成部分，隨著高校教育改革的不斷深入，院系作為高校辦學目標的主要承擔者和實施者，擁有了更多的管理權限，也擔負起了更多的管理事務，而辦公室作為院系的行政管理中心，其工作職責便不再僅僅是簡單地“抄抄寫寫、收收發(fā)發(fā)、接接電話”，而更多的是“參謀助手、溝通協(xié)調、信息處理、搞好服務”，其工作的成就將直接關系到整個高校教育與教學的發(fā)展。因此，在高校教育改革過程中，院系辦公室工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)與考驗，如何提高辦公室工作水平對院系而言至關重要，是院系當前需要重點探討的課題。

一、新時期院系辦公室工作的特點及難點

1.辦公室工作的主要特點。

（1）綜合性強

辦公室的工作內容涉及面廣，工作職能十分寬泛，并且隨著新問題新事物的不斷出現，辦公室的工作范圍會越來越大，內容會越來越復雜，綜合性日益突出［1］。

（2）服務性強

辦公室一要為領導服務，做好助手和參謀；二要為各單位、職能部門服務，做院系與它們之間的橋梁和紐帶；三要為全院師生員工服務，充分調動師生員工的學習、工作積極性。

（3）協(xié)調性強

作為聯系院系師生與工作人員的紐帶，以及院系與相關部門和單位聯絡的橋梁，為了與各部門、各單位及師生員工保持良好的關系，辦公室必須做好溝通協(xié)調工作，通過協(xié)調促進院系各項工作順利開展。

（4）時效性強

辦公室接到的任務往往具有明確的時間要求，必須迅速作出反應，時效性非常突出［1］。

2.辦公室工作的難點分析。

（1）容易迷失目標［1］

辦公室的工作特點決定了工作事務繁多復雜，需要耗費大量的時間和精力。在這樣的狀態(tài)下，辦公室往往忽視科學的管理及有效的激勵，放松對管理人員實行正確引導與約束，使其陷入“疲于應付”的狀態(tài)，工作缺乏主動性和創(chuàng)新性，從而易導致辦公室迷失自身運行目標。

（2）管理人員整體素質不高

一名合格的辦公室工作人員應具備較高的政治素質，較強的業(yè)務能力和良好的服務意識。但目前，不少工作人員大部分時間都忙于處理繁重瑣碎的事務，疏忽了系統(tǒng)的政治理論學習和業(yè)務培訓，久而久之即暴露出工作缺乏方向性、全局性和前瞻性，行政管理業(yè)務技能不高，開拓創(chuàng)新能力不足等諸多問題。另外，辦公室工作人員的服務意識不強，工作被動機械，為工作對象提供的是撥一撥才轉一轉的被動服務，缺乏主動服務、超前服務和全程服務的工作熱情。

（3）缺少凝聚力

辦公室盡管設置了不同的崗位，但各崗位之間既有分工又有合作，許多工作尤其是臨時性、突發(fā)性的事務需要不同崗位的工作人員共同完成。但目前，大多工作人員僅局限于完成本崗位工作，對其他事務漠不關心，極少與其他崗位的人員溝通交流，從而導致辦公室協(xié)作不力，凝聚力不強，互相推諉的現象時有發(fā)生。

二、團隊建設對院系辦公室工作的重要性

1994年，美國圣迭戈大學的史蒂芬·羅賓斯教授首次提出了“團隊”的概念：為了實現某一目標而由相互協(xié)作的個體所組成的正式群體［2］。事實證明，團隊可以最大限度地調動成員的資源和才智，并通過成員間的相互支持合作奮斗，形成強大而持久的合力，實現共同的目標。可以說，團隊是一種力量，一種信念，是現代社會不可缺少的精神靈魂。院系辦公室作為高校系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是一個典型的工作群體，將其作為團隊來建設具有重要的意義，對辦公室工作將起到積極的推動作用。

1.良好的團隊具有明確的目標導向。

良好的團隊能促使成員齊心協(xié)力，擰成一股繩，團隊要達到的目標即是自己所努力的方向，團隊整體目標分解成的各個小目標會由各個成員負責落實。在此基礎上，團隊會幫助成員發(fā)揮最大能力，并通過優(yōu)勢互補、最大限度地利用資源等手段達到組織績效的“相乘”效應。因此，團隊建設有助于提高辦公室工作效能，提高辦公室的適應力和競爭力。

2.良好的團隊具有良好的約束功能與激勵功能。

一方面，良好的團隊除了具有明確而細致的剛性規(guī)定外，更擁有積極向上的柔性力量和健康和諧的氛圍，能夠產生更為持久、更容易深入人心的約束，從而引導成員的個體行為。另一方面，良好的團隊能夠促使落后的成員自覺地要求進步，主動學習，向最優(yōu)秀的成員看齊，同時也能促使優(yōu)秀的成員自覺地將自身知識、技能和智慧與其他成員共享，共同實現物質和精神的雙贏，具有良好的激勵功能。因此，團隊建設能讓每個成員都獲得不斷提高和實現個人價值的機會。

3.良好的團隊具有良好的凝聚功能。

良好的團隊能夠堅持以人為本，在尊重成員的個性、習慣、信仰、動機、興趣的基礎上，溝通他們的思想，引導他們形成共同的價值觀，產生強烈的共同使命感、自豪感和歸屬感，從而促使他們彼此之間相互幫助、相互關懷、真誠相待，隨時為遭遇困惑或困難的成員提供必要的支持和幫助，成為彼此信賴的伙伴。因此，團隊建設能夠爭取人心、調動人心、凝聚人心，能成為辦公室工作人員的一種支持性資源。

三、對加強院系辦公室團隊建設的幾點思考

對于院系辦公室工作人員而言，大部分的時間都在辦公室里度過，汗水在這里揮灑，成功在這里體現，境界在這里提升，因此，辦公室可以視作另外的一個家，大家應該用經營家的理念來管理，用操持家的心態(tài)來對待，把工作當作家事，盡力打造好辦公室團隊［3］。

1.制定辦公室團隊目標，打造高效之家。

打造高效團隊，首要的一環(huán)即是提出團隊目標，若沒有目標，團隊就會失去方向。因此，辦公室要在院系中長期發(fā)展目標與規(guī)劃的基礎上，制定明確的工作目標，并對目標層層分解，通過組織討論、學習，使辦公室的每個成員都了解掌握辦公室和自己所應承擔的責任及應該努力的方向，促使團隊形成合力，勁往一處使。

2.建立健全規(guī)章制度，打造規(guī)范之家。

健全的規(guī)章制度是保證辦公室長期健康發(fā)展和辦公室工作人員成長的需要。一方面，辦公室必須配套并不斷完善相關的規(guī)章制度，合理設置科室、崗位，明確職責，盡量做到工作任務細化、量化及操作性強，做到人人肩上有擔子，個個身上有責任。另一方面，辦公室要做到規(guī)范管理，讓工作人員自覺加強學習，掌握辦公室工作程序，熟悉工作流程，清楚工作要求，做到將規(guī)定程序貫穿工作始終，不折不扣執(zhí)行到位。

3.建立健全團隊考核激勵制度，打造奮進之家。

為了調動辦公室工作人員的積極性，辦公室必須堅持公平公正原則，根據年度及日常工作安排，實行績效考核。一方面通過考核檢驗管理人員的工作成果，并通過強化考核結果運用，從物質和精神兩方面真正做到獎懲分明，向管理人員充分展示辦公室的價值取向。另一方面幫助管理人員對照目標找問題、找差距、找不足，激發(fā)他們提高工作水平，和團隊共同進步。

4.提升整體素質，打造優(yōu)秀之家。

其一，不斷加強自身理論修養(yǎng)，并堅持實事求是、與時俱進，以院系的建設需要和學校的發(fā)展為首要出發(fā)點，運用正確理論的觀點方法分析處理問題。其二，不斷總結經驗，鞏固已有知識，同時積極學習新知識、新技術，并注重理論聯系實際，在實踐過程中不斷創(chuàng)新管理方式和管理手段，提高工作應變能力。其三，牢固樹立管理就是服務的意識，以“服務者”的姿態(tài)為工作對象提供優(yōu)質服務。辦公室每位工作人員只有具備過硬的本領，承擔應有的職責，才能共同撐起辦公室的脊梁。

5.注重人文關懷，打造溫馨和諧之家。

在工作中，辦公室領導不僅要關心工作人員的進步，充分肯定他們取得的成績，還要為他們爭取并落實合理的政治和經濟待遇，同時，辦公室領導要善于用人之長，鼓勵支持年輕同志，讓其冒尖；信任中年同志，讓其充分發(fā)揮頂梁柱作用；尊重老年同志，讓其發(fā)揮余熱。在生活中，辦公室領導要經常噓寒問暖，盡力解決工作人員的困難，使之真切感受到團隊的溫暖，同時也要開展豐富多彩的文化活動，增進工作人員間的相互交流與溝通，增加友誼，加深信任，充分激發(fā)團隊的向心力和凝聚力。

四、結語

院系辦公室作為院系行政管理的中心，在院系的教學、科研及學科建設等各項工作中發(fā)揮著重要的作用。通過分析，我們清楚地認識到新時期院系辦公室工作具有明顯的特點，更面臨著不少的難點問題。為不斷提高工作水平，辦公室必須加強團隊建設。在進行團隊建設的過程中，院系辦公室應抓住重點，從制定目標、建立健全規(guī)章制度及考核激勵制度、提升管理人員整體素質、注重人文關懷等環(huán)節(jié)進行深入思考和探索，盡力打造一個高效、規(guī)范、奮進、優(yōu)秀、和諧的辦公室團隊，為院系更好更快地發(fā)展提供有力保障。

［1］岑益郎.新形勢下高校院系辦公室工作的特點難點及對策分析［J］.科教文匯，2013，（6）：158-159.

［2］卞伶伶，霍小鵬.團隊合作精神在國際醫(yī)療部護理工作中的應用［J］.現代臨床護理，2011，10（2）：52-53.

［3］戚媛，何慧瓊.淺析辦公室團隊合作的重要性［J］.才智，2013（5）：303.