慈善事業(yè)檔案管理策略探討

劉杰

摘 要：我國的慈善事業(yè)是在20世紀(jì)90年代開始發(fā)展的新興產(chǎn)業(yè)，慈善事業(yè)檔案管理是慈善事業(yè)的重要組成部分。本文針對當(dāng)前我國慈善事業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，分析了慈善事業(yè)檔案管理中存在檔案管理的意識(shí)不夠、管理?xiàng)l件欠缺、管理制度不規(guī)范、缺乏專門的慈善檔案管理人員、慈善事業(yè)檔案管理信息不夠透明等問題，并提出了幾點(diǎn)策略，以期更好地促進(jìn)我國慈善事業(yè)檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：慈善事業(yè)；檔案管理；問題分析；策略

新時(shí)期，我國的慈善事業(yè)作為改革開放的時(shí)代產(chǎn)物，從20世紀(jì)90年代產(chǎn)生至今取得了輝煌的成績。無論是個(gè)人、公益性的組織還是慈善機(jī)構(gòu)在服務(wù)于人民的過程中產(chǎn)生了大量的慈善資料，為慈善事業(yè)檔案管理提供了有價(jià)值的素材。當(dāng)前，關(guān)于慈善事業(yè)檔案管理的參考性文獻(xiàn)較少，需要我們針對慈善事業(yè)檔案管理的發(fā)展提出新的策略，并為以后的發(fā)展提供具有參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料。

1 慈善事業(yè)檔案管理的問題分析

慈善檔案是指個(gè)人、公益組織以及各類慈善機(jī)構(gòu)在開展活動(dòng)的過程中以各種形式包括各種文字、圖表、視頻等形成的資料。在慈善事業(yè)蓬勃開展的同時(shí)，慈善事業(yè)檔案的管理也需要相應(yīng)的發(fā)展，建立全面、有秩序、規(guī)整的檔案。但在我國慈善事業(yè)檔案管理方面存在以下問題，阻礙著慈善事業(yè)進(jìn)一步的發(fā)展。

1.1 慈善事業(yè)檔案管理的意識(shí)不夠

由于我國慈善事業(yè)發(fā)展歷史較短，缺乏慈善事業(yè)檔案管理的意識(shí)，具體表現(xiàn)在以下方面：首先，對慈善事業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)性不夠。慈善事業(yè)檔案作為慈善活動(dòng)的真實(shí)記錄，可以為未來慈善事業(yè)的發(fā)展提供借鑒與推動(dòng)作用。然而當(dāng)前普遍存在對慈善事業(yè)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。其次，主動(dòng)改變慈善事業(yè)檔案管理方式的意識(shí)不夠。隨著信息化的發(fā)展，相當(dāng)多的慈善資料不僅僅借助于紙質(zhì)，更多的依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子化的管理。但在實(shí)際檔案管理中依然使用傳統(tǒng)的管理方式。最后，工作自覺性不夠。檔案管理中沒有形成一套有效的管理機(jī)制，只是把資料收集起來，對于如何便于查閱、有秩序、長期保存缺乏具體的方案。

1.2 慈善事業(yè)檔案管理的管理?xiàng)l件欠缺

慈善事業(yè)檔案的管理需要檔案管理設(shè)備、檔案室的設(shè)置。部分檔案要根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行專向管理、單獨(dú)編號(hào)、分類管理等，這樣才能促進(jìn)慈善事業(yè)檔案管理規(guī)范化、秩序化。但在實(shí)際操作中，由于檔案室濕度過大，有些紙質(zhì)的檔案資料沒有得到完整的保存，容易潮濕，長時(shí)間后，紙質(zhì)資料難以發(fā)揮其價(jià)值。

1.3 慈善事業(yè)檔案管理制度不規(guī)范

慈善事業(yè)檔案管理制度貫穿在其發(fā)展過程中，包括慈善活動(dòng)的項(xiàng)目策劃、活動(dòng)的實(shí)施、購買的設(shè)備、受助人的詳細(xì)信息、財(cái)務(wù)的計(jì)算等。只有規(guī)范化的管理制度，才能保障及時(shí)建立慈善事業(yè)檔案。目前，我國慈善事業(yè)檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，工作人員對慈善事業(yè)檔案進(jìn)行管理時(shí)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可循，具體如何分類、如何鑒定、如何移交，每個(gè)人的理解參差不齊，導(dǎo)致在對慈善事業(yè)檔案進(jìn)行查詢時(shí)比較復(fù)雜。

1.4 缺乏專門的、專業(yè)的慈善檔案管理人員

專門的、專業(yè)的慈善事業(yè)檔案管理人員對檔案的管理發(fā)揮著重要作用。由于我國慈善事業(yè)發(fā)展歷史較短，負(fù)責(zé)慈善事業(yè)檔案管理的工作人員大部分是非專業(yè)人員，沒有接受系統(tǒng)的檔案管理的相關(guān)知識(shí)，而且在工作的過程中，缺乏對檔案管理人員的培訓(xùn)。在整理檔案的過程中，工作人員根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)與理解進(jìn)行處理與加工，與專門的慈善事業(yè)檔案管理人員之間存在的巨大的差距。

1.5 慈善事業(yè)檔案管理信息不夠透明

慈善事業(yè)檔案管理信息的公開、透明，關(guān)系著慈善事業(yè)的誠信問題，影響著社會(huì)各界對慈善事業(yè)的參與度。在“郭美美事件”發(fā)生后，社會(huì)各界對中國紅十字會(huì)產(chǎn)生了極大地疑問。究其原因在于缺乏慈善檔案信息的公開、透明化。隨著我國政治民主化的發(fā)展，廣大群眾要求享有公共事務(wù)的參與權(quán)與知情權(quán)。要提高慈善事業(yè)的公信力，必須提高檔案信息的公開化，使社會(huì)各界對慈善機(jī)構(gòu)產(chǎn)生信任感，才能積極參與慈善事業(yè)中，彌補(bǔ)社會(huì)保障的不足。

2 慈善事業(yè)檔案管理的策略

慈善事業(yè)檔案管理是慈善事業(yè)健康發(fā)展的重要一環(huán)。慈善機(jī)構(gòu)必須重視慈善事業(yè)檔案的管理工作，采用現(xiàn)代化的管理方式，建立行之有效的一套管理模式?，F(xiàn)針對慈善事業(yè)檔案中存在的問題提出以下策略。

2.1 提高慈善事業(yè)檔案管理的意識(shí)

慈善事業(yè)取之于民、用之于民，具有特殊的社會(huì)性，慈善機(jī)構(gòu)在日常的工作中會(huì)使用各種檔案開展慈善活動(dòng)、工作考察以及宣傳教育。首先，要提高慈善機(jī)構(gòu)對慈善檔案重要性的認(rèn)識(shí)。要對慈善事業(yè)檔案對整個(gè)慈善事業(yè)的作用有明確的認(rèn)識(shí)，根據(jù)我國慈善活動(dòng)的發(fā)展，闡明慈善檔案發(fā)揮的作用。其次，要提高慈善機(jī)構(gòu)對慈善事業(yè)檔案管理的意識(shí)。慈善事業(yè)檔案的管理要隨著社會(huì)的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。最后，提高慈善機(jī)構(gòu)的工作自覺性。慈善機(jī)構(gòu)要善于總結(jié)、借鑒國外檔案管理方面的有效策略，發(fā)揮創(chuàng)新精神，結(jié)合我國慈善事業(yè)發(fā)展的實(shí)際，主動(dòng)參與到檔案管理工作中。

2.2 完備慈善事業(yè)檔案管理?xiàng)l件，形成一套管理模式

首先，國家要加強(qiáng)對慈善機(jī)構(gòu)的資助，幫助各類慈善機(jī)構(gòu)完善慈善檔案設(shè)備以及檔案室的設(shè)置，根據(jù)慈善檔案的特殊性滿足其保存的條件。其次，要借鑒國外有效的管理模式，包括對檔案資料的分類、編號(hào)、保存等。各種慈善活動(dòng)具有不同的類型，包括賑災(zāi)救助類、扶貧濟(jì)困類、慈善救助類、公益援助類等，要根據(jù)慈善檔案的特點(diǎn)，按照管理的模式進(jìn)行操作，使得整個(gè)慈善檔案的管理秩序化、合理化。

2.3 加強(qiáng)慈善檔案管理的制度化和規(guī)范化建設(shè)

我國已經(jīng)制定了相關(guān)的檔案法律法規(guī)以及制度標(biāo)準(zhǔn)，各慈善機(jī)構(gòu)也要制定一些基本的制度，形成規(guī)范化管理。首先，應(yīng)根據(jù)各慈善機(jī)構(gòu)檔案的情況，制定一系列的制度。包括對慈善材料的收集、分類、材料歸檔、詳細(xì)的慈善檔案包括的內(nèi)容等要有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)以及說明，使得整個(gè)慈善檔案管理工作有章可循。其次，各慈善機(jī)構(gòu)要對工作人員方面形成一系列的規(guī)范，包括對工作人員的要求，在管理過程中遵循一系列的規(guī)章制度。最后，定期對慈善檔案的管理進(jìn)行抽查，對不合格的材料重新整理，促進(jìn)慈善機(jī)構(gòu)走向規(guī)范化道路。

2.4 培養(yǎng)專門的、專業(yè)的慈善檔案管理人員

專門、專業(yè)的慈善事業(yè)檔案管理人員影響著慈善檔案的發(fā)展，要提高慈善檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，首先，可以定期對慈善檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。聘請檔案管理方面的專家傳授關(guān)于慈善檔案管理的知識(shí)，現(xiàn)場對管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，理論與實(shí)踐相結(jié)合。其次，鼓勵(lì)慈善事業(yè)檔案管理人員到外國去學(xué)習(xí)，借鑒他們先進(jìn)的管理模式。外國慈善事業(yè)的發(fā)展比我國起步早，相關(guān)的制度、操作、運(yùn)營比我國發(fā)展成熟，結(jié)合我國慈善檔案管理的實(shí)際有針對性的借鑒。最后，引進(jìn)慈善事業(yè)檔案管理的專業(yè)人才，逐步提高整個(gè)慈善事業(yè)檔案管理的水平。

2.5 加大對慈善事業(yè)檔案管理信息的公開力度

慈善事業(yè)檔案信息的公開化水平影響著慈善事業(yè)的發(fā)展。慈善檔案中慈善活動(dòng)項(xiàng)目、具體的財(cái)務(wù)管理、相關(guān)慈善信息應(yīng)主動(dòng)向社會(huì)大眾公開，在慈善機(jī)構(gòu)的官網(wǎng)上建立相應(yīng)的資料庫，方便大眾查閱相關(guān)的慈善信息。國家可以鼓勵(lì)地方政府建立慈善檔案館，把相應(yīng)的紙質(zhì)、視頻、電子版的檔案呈現(xiàn)給大眾，人民群眾通過參觀慈善檔案，體會(huì)我國慈善事業(yè)的發(fā)展以及對我國發(fā)揮的巨大作用，將積極投入到慈善事業(yè)中去，提高社會(huì)大眾參與慈善事業(yè)的積極性。

3 結(jié)語

我國的慈善事業(yè)檔案管理方面還存在許多不足，需要引起我國相關(guān)部門的重視以及社會(huì)各界對慈善事業(yè)的理解與支持。目前隨著我國慈善事業(yè)的發(fā)展，慈善事業(yè)檔案管理也在不斷地完善，朝著制度化、規(guī)范化、有效化的方向發(fā)展，這必將為我國慈善事業(yè)的發(fā)展提供有價(jià)值的參考材料。

參考文獻(xiàn)

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