新形勢下如何加強事業單位檔案信息管理

梁爽　王戰

摘 要：事業單位中的檔案信息管理工作是事業單位深化改革以及服務社會工作中的重要內容，在新形勢的推動下，事業單位檔案信息的管理有個更高的改進目標，管理制度的改革能夠提升對個人利益的保護，明確檔案管理權利的落實，在檔案管理主體改革之后，形成了相互制約的局面，有利于進一步加強事業單位文書管理、人事管理、財務管理以及科技資料的管理。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理

事業單位的檔案包含多個方面的利用價值，僅以人事檔案為例，對單位內部人才的選拔、考核以及其他工作的開展都有很大的幫助，工作人員如果需要查找職工人員信息通過檔案就可以獲得，為保障事業單位的正常運行，檔案管理部門必須根據新形勢下的新要求進行檔案信息管理的改革。

1 新形勢下事業單位檔案信息管理存在的問題

（一）事業單位對檔案管理缺乏重視

在原有的檔案信息管理工作的觀念中，人們普遍人為檔案管理工作就是對檔案信息的抄寫、整理以及保管，不認為它是事業單位工作的重要內容，而且這一工作也不能為事業單位帶來任何的經濟利益或者是其他方面的好處，基于這種片面的甚至是錯誤的認識，人們一般對于這一工作都比較敷衍，對于檔案信息本身的歷史文化價值認識不清，而且也忽視了事業單位檔案對于單位發展和提升內部管理水平的重要意義。同時，有的事業單位的領導階層對這一工作也存在普遍的忽視，沒有將檔案信息管理加入到單位的議事日程中去，所以這些方面的忽視，使得事業單位內的檔案工作長期處于一個被動的、應付狀態，工作效率低下，這也造成了事業單位干部檔案管理服務水平的降低。

（二）事業單位檔案信息管理人員態度消極，檔案更新不及時

事業單位工作人員的工作態度會對該單位的發展產生直接的影響，檔案信息的管理工作也是這樣，如果工作人員的態度比較積極，就能夠使這一工作獲得比較良好的運行效果，但是如果態度存在消極的思想，那么就比較容易造成工作的遺漏或者信息管理的混亂，在現階段的檔案信息管理工作中，由于陳舊思想的認識，管理人員普遍存在應付的心態，對于檔案信息的更新以及檔案室（館）的清理等工作都不能及時的完成，或者完成的比較潦草，缺少這一工作所需要的耐心和責任心，在管理工作中不能及時的發現問題，容易造成信息的遺漏或者丟失，這種工作的消極心態對于事業單位的健康發展有很大的阻礙。另一方面，事業單位中還存在檔案信息更新不及時的問題，要不然就是更新的速度比較慢，這種情況對于事業單位工作的開展是一種阻礙，也是與新形勢下科技發展、思想進步時代特點不一致的方面，檔案的信息管理必須跟隨時代的步伐，不能固步自封，隨著事業單位工作的不斷前進，檔案信息必然會出現新的管理內容，如果不進行及時的更新，那么檔案信息就會長時間的停留在原來的狀態，最終將會落后于事業單位的整體發展步伐。

2 新形勢下事業單位檔案信息管理制度建設的原則

事業單位檔案信息管理工作制度的制定要按照國家標準來進行，但并不是所有事業單位的檔案信息管理制度都是一成不變的，行政事業單位因規模不同工作特點的差異，其管理方式與制度規范不能強求一律[1]。這就體現出了事業單位檔案信息管理制度的靈活性以及規范性，不同的單位類型之間的檔案信息管理部門應該根據自身特點，建立一套與自己單位工作運行相符合的制度體系。另外，新形勢下的事業單位檔案信息管理還需要明確自身的工作職責，在制定相關的信息管理制度的時候，需要將具體的職責在工作崗位準則中進行確認，讓信息管理人員清楚的認識到自己的責任范圍以及具體的管理權限，并且在管理工作中注意對工作人員合法權益的保護，建立事業單位檔案信息管理制度需要將明確職責與保護權益進行和諧的統一，進行同等程度的重視。此外，還有動靜結合的管理原則，這里的管理狀態的改變說的是制度的變革，在時代的不斷發展中，事業單位檔案信息的管理制度也需要進行不斷的變化，管理部門需要進行不斷的學習，結合實際情況對檔案信息管理制度進行完善。

3 新形勢下加強事業單位檔案信息管理的對策

1、加強事業單位檔案信息管理的思想與科技建設

檔案工作既是服務性的工作，又是一項政治性的工作，它記錄著本單位、本部門發展歷史的全部情況，記錄著國家、科研、人事等方方面面的秘密[2]。在日常的事業單位建設中，需要對檔案信息管理人員的思想認識進行不斷的提升，加強思想政治方面的教育，還需要堅持四項基本原則，在政治方面與國家保持一致，明確檔案信息的政治管理方向，在新形勢的推動下，事業單位還需要對新時代的市場經濟運作知識進行學習，實現檔案管理的技術創新，不斷鉆研管理的新型思路，使得事業單位的檔案信息管理工作得到有效的進步。另外，還需要不斷加強科技方面的建設，原有的檔案信息的管理過程基本上都是依靠人們人工進行操作完成的，為了提高工作效率以及檔案利用效率，需要不斷的更新管理設備，吸收先進的科技管理手段，比如有些事業單位檔案信息的管理，陸續的增添了攝影器材、計算機、彩色掃描機、光盤掃描刻錄機等一系列的先進技術設備。為檔案的信息作用、載體作用的發揮提供了條件，也實現了事業單位檔案工作的現代化、科學化服務的進步。

2、加強檔案信息管理的法制與服務建設

在市場經濟多元化，所有制多軌道的形勢下，在事業單位檔案的管理中要加強法制觀念，加強檔案管理的法制建設[3]。法制方面的建設主要是依照《檔案法》中的規定進行工作的開展和實施，結合其中的規定與本單位的實際情況，制定相關的管理制度以及管理計劃等，使得檔案信息的管理能夠達到統一的狀態，各個部門都能清楚具體的管理規定，使具體的檔案管理工作能夠在法制的監督之下進行。另外，是加強事業單位檔案信息管理的服務建設，檔案中的信息是事業單位內部社會活動的真實的記錄，它是服務于知識經濟，服務于教育改革的著眼點，因此檔案工作需要跟上時代的腳步，開拓服務渠道，強化服務手段，完善服務措施，比如成都市金牛區就設立了檔案信息網絡，實現了檔案信息的共享以及信息化的管理，為社會以及經濟的發展提供了更好的服務。

3、加強檔案信息管理隊伍建設

高素質的檔案專業干部隊伍是保證檔案工作不斷進步、完善和發展的根本保證[4]。在實際的工作中要不斷提高檔案專業干部隊伍的綜合素質，增強檔案信息專業干部隊伍的建設，提高他們的工作能力，首先要開展思想政治教育工作，把普通、平凡的檔案信息管理工作與實際社會發展中的四化建設、科教興國等策略進行連接，使得管理人員認識到個人利益與黨的事業之間的緊密聯系，其次，需要鼓勵事業單位的領導干部進行檔案信息管理工作的再學習，為其創造更多的專業學習機會，提高其專業技能，以此來適應現代化技術的發展和變革。

4 結束語

在事業單位改革不斷深入的時刻，檔案信息的管理工作也由原來的單一型向多元型的方向發展，檔案程序的編制以及編目的分類等工作也更加的細致，在新形勢的要求下，事業單位的檔案信息管理需要為社會經濟建設、單位的改革、教育改革的深化等服務，不斷加大改革力度，檔案管理應該樹立起面向未來的責任感和緊迫感，達到新時代的發展需求，為事業單位工作的順利開展做出貢獻。

參考文獻

[1]于相清，文晶.淺議新形勢下如何加強事業單位檔案工作[J].吉林廣播電視大學學報，2001，02：34+37.

[2]鄭姍.淺析新會計制度下如何加強事業單位財務管理[J].現代商業，2013，36：197-198.

[3]趙春園.淺談如何加強事業單位檔案管理信息化建設工作[J].珠江水運，2010，14：47-48.

[4]孟微.如何加強事業單位檔案管理體系建設[J].黑龍江檔案，2014，05：53.