供電企業主營業務檔案管理的若干問題探討

張怡

摘 要：處于同一功能范疇的企業在電力服務需求上也具有諸多相似之處，這樣一來就能為供電企業提供學習效應。然而，在未能充分做好檔案管理的情況下，這里的學習效應仍不容易被獲得。為此，需要從重視檔案資料收集的完備性、有效開展對檔案資料的利用、定期梳理檔案資料中的信息等三個方面來破解問題。

關鍵詞：供電企業；業務檔案；若干問題；管理

隨著供電企業內部體制改革的完成，為了適應市場化經營的需要，企業在主營業務的拓展上也邁開了堅實的步伐。為了使本文的主題討論更為具體，這里以“電力基礎設施建設”為考察對象，來談談有關主營業務檔案管理的若干問題。

筆者所在企業承擔著推動區域經濟發展的社會責任，其中如何更好的為當地企業提供優質的電力服務，則構成了社會責任中的重要一環。實踐表明，處于同一功能范疇的企業在電力服務需求上也具有諸多相似之處，這樣一來就能為供電企業提供學習效應。然而，在未能充分做好檔案管理的情況下，這里的學習效應仍不容易被獲得。可見，當前需要解決檔案管理中的若干問題，來更好的促進供電企業的業務發展?；谝陨纤?，筆者將就文章主題展開討論。

1 檔案管理的若干問題

結合筆者的工作體會，檔案管理的若干問題可概括為以下三個方面：

1.1 檔案資料收集存在問題

主營業務檔案與企業科技檔案不同，前者的資料信息更為具體和發散，如有關某工業區的電力基礎設施建設資料，其中的資料信息涉及企業類型、企業經營內容、電力基礎設施規模等。但在實際的檔案資料收集中，檔案人員更加傾向于收集相對抽象的數據信息，而對于企業類型、企業經營內容等具體信息則較為忽略。

1.2 檔案資料利用存在問題

對主營業務檔案進行利用，有助于供電企業結合以往的施工經驗來更好的為客戶服務。但在檔案資料收集存在問題的基礎上，在檔案資料利用環節也不盡如人意。具體反映在了缺少利用意識，或者在職能化結構下弱化了施工人員對檔案資料的利用效果。

1.3 檔案資料梳理存在問題

供電企業需要主動與市場需求相契合，這樣才能提升企業的經濟效益。因此，對主營業務檔案定期進行梳理，將能在其中發覺市場的需求信息，以及以此在調整企業的業務發展重點。然而，檔案資料的梳理工作仍較為滯后。

2 解決措施

根據以上所述，解決措施可從以下三個方面展開構建：

2.1 重視檔案資料收集的完備性

與供電企業的科技檔案不同，主營業務檔案更像是對客戶服務全過程的跟蹤記錄，通過記錄不僅能為供電企業業務人員提供經驗和參考，也有利于供電企業開展客戶關系管理。因此，供電企業需要重視檔案資料收集的完備性，這種完備性的獲取主要依賴于對原始文本資料和其它文本信息的收集。當然，這里首先要突出對紙質檔案收集的完備性。

2.2 有效開展對檔案資料的利用

開展對檔案資料利用不能僅僅從業務需要上來展開，這樣將導致對檔案資料的利用陷入碎片化的泥淖。因此，筆者建議檔案人員應根據客戶企業的類型，將檔案資料進行歸類，在此基礎上來完成檔案利用的第一步。第二步，供電企業技術人員和施工人員，應在業務學習中緊密圍繞著主營業務檔案來展開。

2.3 定期梳理檔案資料中的信息

定期梳理檔案中的信息，可以由供電企業市場部人員前期開展。市場部人員從業務檔案信息中找出交集和子集，從而來梳理出市場對電力基礎設施建設需求的共性，以及個性化的新趨勢。在此基礎上，企業業務部門針對這些市場需求信息，再來結合企業的技術貯備情況來進行探討。

3 展望

供電企業今后在對主營業務檔案進行管理時，還需要注意以下兩點：

3.1 信息共享作用

根據信息經濟學原理可知，信息資源存在一個使用悖論。即，當它作為被少數人掌握的時候，因其所形成的壟斷性將賦予該信息一定的市場價格；可是當它一旦公布出來，其市場價格則接近于0了。由此可見，在企業范圍內建立起業務信息的共享機制，將在幾乎免費獲取的基礎上支撐各項業務的開展工作。這就在成本控制方面做出了貢獻。

3.2 信息整合作用

實踐表明，企業檔案管理部門通過將以往產品定型圖紙歸類，并收集國外同行產品的市場信息，將極大的支撐起技術人員的業務創新出發點。而出發點實則就在于，整合這些信息而尋找差異化路徑。

4 小結

本文認為，在未能充分做好檔案管理的情況下，供電企業的學習效應仍不容易獲得。為此，需要從重視檔案資料收集的完備性、有效開展對檔案資料的利用、定期梳理檔案資料中的信息等三個方面來破解問題。

參考文獻

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