供電企業(yè)主營業(yè)務檔案管理的若干問題探討

張怡

摘 要：處于同一功能范疇的企業(yè)在電力服務需求上也具有諸多相似之處，這樣一來就能為供電企業(yè)提供學習效應。然而，在未能充分做好檔案管理的情況下，這里的學習效應仍不容易被獲得。為此，需要從重視檔案資料收集的完備性、有效開展對檔案資料的利用、定期梳理檔案資料中的信息等三個方面來破解問題。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；業(yè)務檔案；若干問題；管理

隨著供電企業(yè)內(nèi)部體制改革的完成，為了適應市場化經(jīng)營的需要，企業(yè)在主營業(yè)務的拓展上也邁開了堅實的步伐。為了使本文的主題討論更為具體，這里以“電力基礎設施建設”為考察對象，來談談有關(guān)主營業(yè)務檔案管理的若干問題。

筆者所在企業(yè)承擔著推動區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展的社會責任，其中如何更好的為當?shù)仄髽I(yè)提供優(yōu)質(zhì)的電力服務，則構(gòu)成了社會責任中的重要一環(huán)。實踐表明，處于同一功能范疇的企業(yè)在電力服務需求上也具有諸多相似之處，這樣一來就能為供電企業(yè)提供學習效應。然而，在未能充分做好檔案管理的情況下，這里的學習效應仍不容易被獲得。可見，當前需要解決檔案管理中的若干問題，來更好的促進供電企業(yè)的業(yè)務發(fā)展。基于以上所述，筆者將就文章主題展開討論。

1 檔案管理的若干問題

結(jié)合筆者的工作體會，檔案管理的若干問題可概括為以下三個方面：

1.1 檔案資料收集存在問題

主營業(yè)務檔案與企業(yè)科技檔案不同，前者的資料信息更為具體和發(fā)散，如有關(guān)某工業(yè)區(qū)的電力基礎設施建設資料，其中的資料信息涉及企業(yè)類型、企業(yè)經(jīng)營內(nèi)容、電力基礎設施規(guī)模等。但在實際的檔案資料收集中，檔案人員更加傾向于收集相對抽象的數(shù)據(jù)信息，而對于企業(yè)類型、企業(yè)經(jīng)營內(nèi)容等具體信息則較為忽略。

1.2 檔案資料利用存在問題

對主營業(yè)務檔案進行利用，有助于供電企業(yè)結(jié)合以往的施工經(jīng)驗來更好的為客戶服務。但在檔案資料收集存在問題的基礎上，在檔案資料利用環(huán)節(jié)也不盡如人意。具體反映在了缺少利用意識，或者在職能化結(jié)構(gòu)下弱化了施工人員對檔案資料的利用效果。

1.3 檔案資料梳理存在問題

供電企業(yè)需要主動與市場需求相契合，這樣才能提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，對主營業(yè)務檔案定期進行梳理，將能在其中發(fā)覺市場的需求信息，以及以此在調(diào)整企業(yè)的業(yè)務發(fā)展重點。然而，檔案資料的梳理工作仍較為滯后。

2 解決措施

根據(jù)以上所述，解決措施可從以下三個方面展開構(gòu)建：

2.1 重視檔案資料收集的完備性

與供電企業(yè)的科技檔案不同，主營業(yè)務檔案更像是對客戶服務全過程的跟蹤記錄，通過記錄不僅能為供電企業(yè)業(yè)務人員提供經(jīng)驗和參考，也有利于供電企業(yè)開展客戶關(guān)系管理。因此，供電企業(yè)需要重視檔案資料收集的完備性，這種完備性的獲取主要依賴于對原始文本資料和其它文本信息的收集。當然，這里首先要突出對紙質(zhì)檔案收集的完備性。

2.2 有效開展對檔案資料的利用

開展對檔案資料利用不能僅僅從業(yè)務需要上來展開，這樣將導致對檔案資料的利用陷入碎片化的泥淖。因此，筆者建議檔案人員應根據(jù)客戶企業(yè)的類型，將檔案資料進行歸類，在此基礎上來完成檔案利用的第一步。第二步，供電企業(yè)技術(shù)人員和施工人員，應在業(yè)務學習中緊密圍繞著主營業(yè)務檔案來展開。

2.3 定期梳理檔案資料中的信息

定期梳理檔案中的信息，可以由供電企業(yè)市場部人員前期開展。市場部人員從業(yè)務檔案信息中找出交集和子集，從而來梳理出市場對電力基礎設施建設需求的共性，以及個性化的新趨勢。在此基礎上，企業(yè)業(yè)務部門針對這些市場需求信息，再來結(jié)合企業(yè)的技術(shù)貯備情況來進行探討。

3 展望

供電企業(yè)今后在對主營業(yè)務檔案進行管理時，還需要注意以下兩點：

3.1 信息共享作用

根據(jù)信息經(jīng)濟學原理可知，信息資源存在一個使用悖論。即，當它作為被少數(shù)人掌握的時候，因其所形成的壟斷性將賦予該信息一定的市場價格；可是當它一旦公布出來，其市場價格則接近于0了。由此可見，在企業(yè)范圍內(nèi)建立起業(yè)務信息的共享機制，將在幾乎免費獲取的基礎上支撐各項業(yè)務的開展工作。這就在成本控制方面做出了貢獻。

3.2 信息整合作用

實踐表明，企業(yè)檔案管理部門通過將以往產(chǎn)品定型圖紙歸類，并收集國外同行產(chǎn)品的市場信息，將極大的支撐起技術(shù)人員的業(yè)務創(chuàng)新出發(fā)點。而出發(fā)點實則就在于，整合這些信息而尋找差異化路徑。

4 小結(jié)

本文認為，在未能充分做好檔案管理的情況下，供電企業(yè)的學習效應仍不容易獲得。為此，需要從重視檔案資料收集的完備性、有效開展對檔案資料的利用、定期梳理檔案資料中的信息等三個方面來破解問題。

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