論文檔一體化工作

薛春鳳

摘 要：文檔分離給檔案工作帶來很多困難，不但造成大量有重要價值的文件流失，檔案部門館藏質量降低，還會阻礙檔案部門發(fā)揮參考服務作用，導致信息服務功能降低。隨著辦公自動化在企業(yè)的普遍應用，文檔一體化也成為了提高工作效率，加快辦公現(xiàn)代進程，實現(xiàn)全面科學的“文件連續(xù)體”檔案全程管理的必經之路。

關鍵詞：文檔；一體化；管理；生命周期

早在19世紀80年代，我國檔案學界專家就已提出要改革將文件與檔案分離管理的傳統(tǒng)體制，并于1993年正式提出文檔一體化管理的思想，即文書檔案連鎖法。電子文件的涌現(xiàn)將文檔一體化的研究推向新的階段，電子文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論相繼提出，并成為信息時代，數字環(huán)境下文檔一體化管理的新支柱，是檔案工作者從更高層次來認識文檔一體化管理的含義。

施行文檔一體化管理是企業(yè)發(fā)展的必經之路。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，紙質文件傳遞收到時間和范圍的局限，已無法滿足企業(yè)管理需求。而文檔一體化則能夠提高企業(yè)公文流轉以及日常事務工作的管理水平，因此充分理解和應用文檔一體化管理在企業(yè)信息化、管理中起著不可替代的重要作用。

1 實施文檔一體化的背景和現(xiàn)實意義

1.1 實施文檔一體化的背景

大亞灣核電站總經理在評價核電站運行情況時曾說：“大亞灣核電站所以能長期安全、優(yōu)質、高效，是因為有三大支柱：一是擁有一流人才；二是擁有世界上先進的技術設備；三是擁有一個優(yōu)秀的文檔管理系統(tǒng)。”他將文檔管理列為保障企業(yè)安全、優(yōu)質、高效的關鍵，可見文檔一體化管理的重要意義。信息環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化是借助計算機技術和網絡通信技術，保持文件處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性，組成一個綜合的管理系統(tǒng)，并對文件處理和檔案管理信息進行存儲、控制、加工和傳輸，以實現(xiàn)對文件和檔案管理的整體優(yōu)化。

經濟全球化和信息化對企業(yè)來說既是挑戰(zhàn)也是機遇。隨著以計算機為代表的全球科技現(xiàn)代化、網絡化、信息化的迅猛發(fā)展，電子文件的大量出現(xiàn)，高效、便捷、優(yōu)質的數字化工作模式越來越受到人們的青睞和推崇。尤其最近幾年，辦公自動化的普及和應用，電子文件已成為文件的發(fā)展趨勢。它不僅節(jié)約紙張，減輕了文件管理部門的工作負擔，更重要的是進一步提高了辦公效率。企業(yè)應抓住這個機遇，采取積極應對措施，加速推進文檔一體化管理進程。

1.2 實施文檔一體化的現(xiàn)實意義

文件的主要功能是現(xiàn)行效用，檔案由文件轉化而來，但它是文件的特殊階段，具有長遠的參考服務價值。兩者之間既有區(qū)別又有密切的聯(lián)系。文件管理是檔案管理的起點，檔案管理則是文件管理的發(fā)展和延續(xù)。文件管理的質量將直接影響到檔案管理的成敗。因此檔案工作應提前介入文件的管理，對文件的形成、積累工作進行監(jiān)督、檢查和指導，是文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現(xiàn)一體化。而隨著計算機應用的普及，文件管理和文檔管理這兩個不同階段和性質的工作連接的更加緊密。

就目前我公司文檔管理而言，與文檔一體化的目標還有很大的差距。在歷次型號產品進行質量復查時，都需要相關人員手工翻閱、查找、對比、記錄大量的紙質原始數據，才能完成復查報告的編寫工作。如果文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現(xiàn)一體化，則能實現(xiàn)快速檢索、查尋、對比、記錄等工作，節(jié)省大量的人力、物力，從而實現(xiàn)高效、便捷、優(yōu)質的工作效率。

2 文檔一體化理論基礎

2.1 文件生命周期理論

文檔連續(xù)管理的概念雖由來已久，但中國學者對文檔一體化的研究是在20世紀80年代中期文件生命周期理論傳入中國后逐步形成。文件生命周期理論最早由歐美檔案學者提出，他們對文件和文件中心作出了理論解釋，并逐步擴大到了文件的整個運動過程以及對這一過程的全面管理。這被世人認為是現(xiàn)代檔案學成熟的重要標志。我國著名檔案學家何嘉蓀指出：“文件從其形成到最后銷毀或作為檔案永久保存，經歷了一個完整的運動過程。研究文件運動的這一發(fā)展過程及規(guī)律的理論被稱為文件生命周期理論。換言之，研究文件運動全過程的演變規(guī)律、階段劃分、各階段特點與聯(lián)系、以及相應管理行為的理論就叫做文件生命周期理論。”文件生命周期理論的立論基礎是文件價值形態(tài)的變化規(guī)律。對此，美國檔案學家謝倫伯格就曾把成為公共檔案的文件的價值歸納為：“對于原機構的原始價值和對于其他機構及非政府使用者的從屬價值。”雖然各國檔案學者根據本國國情，對文件運動過程進行了不同的劃分，但無論具體劃分如何不同，其基本內容是一致的：文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命運動過程，具有完整性和連續(xù)性；文件在其生命運動中表現(xiàn)出完整性和連續(xù)性；文件在其生命運動中表現(xiàn)出不同的價值形態(tài)而劃分為若干階段；不同階段的文件與其服務對象、保存場所和管理方式之間存在著內在的對應關系（見表1）

2.2 電子文件生命周期理論

自20世紀90年代中后期，隨著計算機與網絡技術的應用，電子文件開始普及。電子文件拓寬了文檔一體化管理研究與實踐，使研究更加深入。電子文件生命周期理論應運而生，并成為數字環(huán)境下文檔一體化管理的新支柱。

電子文件生命周期理論是由國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年的一份有關電子文件管理的報告中提出的。它借鑒了軟件工程學中軟件生命周期的劃分方法，將電子文件的整個生命周期劃分為3個階段：概念階段、產生階段和維護階段。其中概念階段是指電子信息系統(tǒng)的設計、開發(fā)和安裝階段。電子文件生命周期理論基本思想與文件生命周期理論大致相同。電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程。但是電子文件生命周期理論認為這個過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中。電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應關系；對電子文件生命全過程的管理和監(jiān)控措施應該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設計之中。

3 企業(yè)文檔一體化的策略探討

企業(yè)文檔一體化的建設是一項涉及企業(yè)全局、復雜的綜合性工程，存在許多不確定因素，必須提高認識，建立完善管理策略，才能使信息化環(huán)境下的企業(yè)文檔一體化得到更好的發(fā)展，更好地為企業(yè)謀利益。

3.1 建立高效的文檔管理機制

（1）調整目前的檔案行政管理機構，用行政手段對上網文檔信息的安全進行強制管理。（2）提高公司文檔一體化的管理效率。目前，公司在文件形成、辦理到歸檔還存在許多不協(xié)調的問題。如工藝文件由各單位工藝人員編制，以紙質形式下發(fā)；而裝配后記錄、簽署完整的紙質工藝文件和多媒體記錄資料則交質量處。質量處對紙質工藝文件進行歸檔，多媒體記錄資料再轉交檔案資料處歸檔。這就給實現(xiàn)工藝文檔一體化帶來了很大的困難。因此，在加強檔案行政管理的同時，公司檔案、技術、質量和其他部門需要加強合作，解決文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現(xiàn)一體化的問題。在統(tǒng)一指揮、分工協(xié)作的基礎上，各司其職，通過共同努力保證文檔一體化的順利實施。工藝處信息辦可開發(fā)文檔一體化管理系統(tǒng)軟件，通過公司核心網，與各部門的辦公自動化系統(tǒng)和通信網絡系統(tǒng)進行有限制性的連接，以人工智能實現(xiàn)自動控制，達到高效管理。

3.2 規(guī)范公司文檔一體化管理的標準及法規(guī)體系

（1）制定各類管理標準。在信息化環(huán)境下，進行文檔一體化管理，必定涉及許多尖端科學技術，如網絡技術、監(jiān)控技術、加密技術等。（2）加強立法，制定嚴密的法規(guī)體系。只有通過法律才能賦予“前端控制”的權力。在信息化環(huán)境下，電子文件的法律效力，網絡安全問題等都需要法律從根本上解決。

3.3 培養(yǎng)信息化環(huán)境下公司實施文檔一體化高素質人才

隨著信息化環(huán)境下公司文檔工作中新問題的不斷出現(xiàn)以及文檔部門在公司中所承擔的角色轉變，現(xiàn)代企業(yè)對文檔工作人員素質的要求亦相應提高。目前文檔工作隊伍的整體素質與信息化的發(fā)展要求存在較大差距，尤其缺少計算機管理文檔的“復合型”人才。

4 結束語

隨著時代的進步，電子文件的產生和大量涌現(xiàn)，文檔管理模式必須不斷進行改革和創(chuàng)新，解決好公司各類文件從形成、辦理到歸檔、保管、利用等過程實現(xiàn)一體化的不協(xié)調問題。這樣才能夠滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展和文檔工作的需要。文檔人員應該根據時代的要求，從實際情況出發(fā)，建立起適合自身的文檔一體化管理模式；提高文檔一體化的管理意識；進一步完善各項管理制度；拓展專業(yè)知識和相關的技術知識；切實有效的推動文檔一體化工作的進程，這樣才能夠充分發(fā)揮文檔管理部門的作用，并最終為公司決策提供更加高效而快捷的服務。

參考文獻

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