賈東琴 (天津工業大學圖書館 天津 300387)
國內外高校圖書館組織結構現狀分析
賈東琴 (天津工業大學圖書館 天津 300387)
通過對國內外415家高校圖書館組織結構進行的網絡調查與分析發現,高校圖書館在具體部門設置上存在顯著差異。借鑒國外經驗,未來我國高校圖書館需要在著重升級與重組傳統采編部,重視數字化部門,增設科研數據監管部門、學術交流與出版部門、戰略規劃部門、用戶研究部門等方面推進圖書館組織結構的變革。
高校圖書館 組織結構 網絡調查
新興技術的應用與普及、學術研究與交流模式的改變以及用戶信息需求和行為的轉變對高校圖書館組織管理模式提出新的挑戰。面對新的挑戰,通過組織結構變革,有效地整合圖書館的人力資源,提高組織運行績效和動態適應能力已經成為國內外高校圖書館實現可持續、跨越式發展的有效途徑。國外圖書館理論與實踐界,一直比較關注對圖書館組織結構現狀的調查與分析。美國研究圖書館學會(Association of Research Libraries ,簡稱ARL)的管理研究辦公室,于1973—1998年連續出版了五套有關研究圖書館組織結構變革的統計報告,以展示北美學術圖書館的組織結構變革歷程[1-5]。隨著圖書館組織結構和業務運行流程變革實踐的推進,我國許多理論與實踐研究者非常重視通過網絡調查獲取圖書館組織結構設置信息以了解圖書館結構設置狀況、變革模式、存在問題等。有些學者則比較重視新的網絡和技術環境中特定地區的高校圖書館組織結構模式的調查與分析[6-7]。還有學者以時間發展歷程為主軸,對高校圖書館不同時間段的組織結構進行調查,以探討圖書館組織結構發展與變革趨勢[8]。譚明君和徐軍華分別在2007年和2010年對教育部直屬高校圖書館的組織結構進行了網絡調查[9-10]。
高校圖書館組織結構變革是源于實踐的應用性研究,面向未來的組織結構變革需要重視對圖書館組織結構現狀的考察。本研究通過調查國內外高校圖書館網站中有關組織部門設置的信息,并經過較為全面的統計與分析,以期客觀地考察圖書館組織結構的實然狀況;同時,對國內外高校圖書館組織結構差異進行分析,為我國圖書館組織結構變革提供參考。
高校圖書館在其網站“本館概況”或專門設立的“機構設置”板塊中,專門公布本館的組織結構圖或部門職能描述、聯系方式等相關資料。本研究通過網站調查廣泛搜集高校圖書館組織結構相關資料,并進行比較分析,以期對國內外高校圖書館組織結構的實然狀況進行全方位的考察,具體如下頁表1所示。
高校圖書館的部門主要依據圖書館職能進行設置。根據圖書館機構的不同性質高校圖書館的部門又主要分為行政管理與行政服務、業務運行等幾類。為了便于比較,筆者又從國外和國內兩方面進行了統計分析。

表1 調查對象分布狀況
3.1 高校圖書館行政管理與服務類機構的設置
本研究討論的高校圖書館行政管理與服務類機構主要指為圖書館業務運行提供指導、支持、協調的機構。
3.1.1 國外高校圖書館的行政管理與服務類部門
(1)行政管理類職能部門。館長辦公室、組織發展辦公室、館員辦公室、人力資源管理、業務運行、項目管理、財務、設備管理、安保等部門都是國外高校圖書館普遍設置的行政管理類部門。其中,館長辦公室(或教務長辦公室)主要負責圖書館的整體行政管理事務,是高校圖書館必設的部門。組織發展辦公室在國外高校圖書館中較為普遍,本次調研中有組織機構介紹的142家國外高校圖書館中,有73家(超過51%)都設置了此類機構,主要負責高校圖書館發展中的重大問題,如喬治敦大學圖書館、普度大學圖書館、匹茲堡大學圖書館的“發展辦公室”等。高校圖書館人力資源管理部門主要負責管理工作人員的招聘、培訓、制定人事政策等相關事務。在142家高校圖書館中,有61家圖書館(約42.96%)設置了人力資源管理辦公室。
(2)服務與輔助性部門。國外高校圖書館還普遍設置了與行政管理類機構有關的非職能機構,即服務與輔助性部門,主要涉及:①負責對外合作、公共關系的服務和輔助性機構。筆者根據調研發現,國外高校圖書館非常重視圖書館的宣傳及營銷部門的設置,這類部門的職責主要是加強高校圖書館與社會的交流與聯系,為自身的持續發展謀求經費、接收社會的捐贈,并及時地將圖書館的動態信息進行發布與宣傳,提升高校圖書館的社會形象,如賓夕法尼亞州大學圖書館的公共關系與營銷部門等。被調查的高校圖書館中,有22家設置了專門的外部關系或公共關系機構,如北德克薩斯大學圖書館和馬里蘭大學圖書館的“外部關系辦公室”、雪城大學圖書館的“交流與外部關系辦公室”等。此外,還有高校圖書館設立專門的校友或捐贈管理機構,如哥倫比亞大學圖書館的“校友與發展辦公室”等。由于現在高校圖書館具有開放辦館的特點,這些機構的設置加強了高校圖書館的對外公共關系及能力,對高校圖書館獲取資源與拓寬視野具有重要意義。②與綜合協調類有關的服務與輔助性機構,主要涉及戰略規劃、項目管理與協調、組織評價等方面的機構。發展規劃部門主要是負責高校圖書館戰略規劃實踐的部門,為高校圖書館戰略規劃的制定與實施提供有利的組織保障。國外高校圖書館界非常重視圖書館戰略規劃相關部門或團隊的設立,在本次調查的142家圖書館中,有25家設立了戰略規劃相關機構。同時,隨著高校圖書館跨部門項目工作的廣泛開展,國外越來越多的高校圖書館開始設置專門的項目管理辦公室或項目管理負責人,負責圖書館項目共組的協調、運行,其中有12家高校圖書館設置了此類辦公室。此外,國外高校圖書館通常還會設立專門的研究與評價部門,負責對用戶的行為與需求、業務運行績效、服務成效或項目實施績效等相關工作的評價,為高校圖書館決策制定提供事實依據。本次調研的142家高校圖書館中有25家圖書館設立了與評價相關的部門,如康奈爾大學圖書館的評估與交流、賓夕法尼亞州大學圖書館的評估辦公室等。除了上述幾類外,有些高校圖書館還設立了信息安全辦公室、危機管理辦公室、事件識別與危機處理辦公室等。
3.1.2 我國高校圖書館的行政管理與服務類機構
我國高校圖書館的行政管理與服務類機構為全館業務工作和讀者服務的正常運行提供后勤、行政、財務等方面的保障,從而有效協調全館各項工作。
(1)黨群機構。其主要涉及書記辦公室,但是絕大多數高校圖書館將書記辦公室與館長辦公室合起來稱為黨政辦公室亦或辦公室。在調查的223家大陸地區的高校圖書館中,單獨設置黨群機構的高校圖書館僅有湖南大學圖書館、河南大學圖書館、重慶醫科大學圖書館、湖南師范大學圖書館4家。在調查的高校圖書館中,有些專門設置工會部門,負責高校圖書館工會相關事宜,如江南大學圖書館的工會、南京郵電大學圖書館的工會辦公室等。黨群機構的設置,體現了我國高校圖書館組織機構的“雙軌制”特點,其有助于全面提高全館人員的思想政治素質。
(2)行政管理類部門。其主要涉及圖書館辦公室、后勤管理等部門。①被調查的高校圖書館中有168家單獨設立“圖書館辦公室”。同時,還分別有6家和4家高校圖書館單獨設立了“館長辦公室”和“行政辦公室”。另外,還有高校圖書館直接將黨委辦公室與館長辦公室二合一,以“黨政辦公室”命名,全面組織協調全館黨務、行政、業務工作,負責圖書館人事、財務、設備等管理工作,承擔圖書館溝通、協調、宣傳等職責,如武漢大學圖書館、浙江大學圖書館、新疆大學圖書館等。此外,還有個別高校圖書館將這類管理機構統稱為“綜合管理部”或“綜合部”承擔與辦公室相同的職責,如寧夏大學圖書館的“綜合部”、大連海事大學的“綜合管理部”等。②與高校圖書館后勤相關的行政管理部門。這類機構主要是在一些大型高校圖書館,尤其是“985工程”高校圖書館中,將圖書館辦公室中的后勤保障工作分離出來設立專門的“總務部”具體負責圖書館的安全和衛生,為高校圖書館的日常運行提供后勤保障,如北京大學圖書館、清華大學圖書館、武漢大學圖書館等幾家大型高校圖書館都設立了“總務部”。
除了上述兩大類型的行政管理與服務類機構外,我國個別高校圖書館設置了與公共關系相關的部門,如海南大學圖書館的“對外交流部”、華中師范大學圖書館成立的“公共關系與讀者服務部”。
3.2 高校圖書館業務運行部門的設置情況
受高校文化與組織政策、圖書館功能定位等因素的影響,高校圖書館在具體業務部門的設置上存在顯著的差異性。
3.2.1 國外高校圖書館的業務部門
表2是筆者統計的134家高校圖書館業務部門的具體設置情況,在此僅列出頻次為10及以上的部分部門。
由表2可知,國外高校圖書館業務運行部門設置主要呈現以下特點。

表2 國外被調查高校圖書館的業務部門設置情況
(1)支持傳統業務的部門仍占據重要地位,如獲取、館藏、特藏、技術服務、參考咨詢、采購等部門。其中,館藏部門主要負責協調圖書館館藏的發展與管理各項工作。與特藏相關的特藏、特藏與檔案、特藏與大學檔案等部門也占據主要地位。有些高校圖書館還專門設立了特藏與檔案分館。保存部門也占有一定比例,這類部門主要負責高校圖書館專著、手稿、電子期刊等資源的數字化與保存工作,以及對學校教學、課程等相關資源的保存。采購部門主要通過與學科館員協調與合作的方式,為圖書館收集全面、系統的支持教學與科研的相關資料。除了設置專門的采訪部門外,有些高校圖書館還將采訪部與其他部門進行整合形成綜合性部門,如采訪與館藏發展部門、采購與期刊部、采購與獲取部門等。隨著高校圖書館與其他院校圖書館及信息服務機構之間開展的多元化、多層次的合作,圖書館的資源共享與協調部門的設置受到普遍的關注,如資源共享、文獻傳遞。政府文獻管理部門也是國外高校圖書館尤其是美國高校圖書館較具特色的部門,政府出版物和收藏政府出版物的圖書館是美國信息資源結構中的重要組成部門,該部門的職責主要是收集、組織、管理和保護政府出版物,為公眾發現和使用政府出版物提供幫助和方便的渠道,這也充分反映了圖書館在政府信息公開中承擔的重要職責。
(2)傳統的編目部門逐漸弱化,并改造升級。隨著編目外包業務的開展,國外絕大多數高校圖書館開始取消專門的編目部門,逐漸將其與其他部門進行融合與改造升級,普遍設立編目與元數據部門或元數據部門,將傳統的編目工作重心逐步轉向除MARC格式以外的其他元數據,如電子圖書、數字圖像、數字音頻等數字資源的編目。
(3)關注數字化資源建設與管理部門的建設。資源的數字化及數字圖書館的發展對高校圖書館組織機構的設置帶來新的挑戰。國外高校圖書館開始較為普遍地設置專門負責數字化或數字資源相關工作的部門,如數字圖書館、數字化、電子資源、數字創新、數字保存等。
(4)強調教學科研支撐服務與數字學術交流部門的設置。與讀者服務直接相關的服務部門除了傳統的流通、公共服務、讀者服務等部門外,出現大量支持師生教學、學習、科研的部門,如教學服務、學習與研究服務等,這類機構主要為師生提供課程、研究服務,包括教學準備服務、技術幫助、課程網站與交流平臺的建設、教學資源的整合等服務活動。國外高校圖書館為了有效融入學術交流體系,除了設置學術交流辦公室外,還有些高校圖書館圍繞學術交流設置了專門的業務部門,它們主要負責學術出版、關注新的學術交流模式及機構庫與開放獲取方面的活動。
(5)用戶體驗與用戶教育、指導部門的設置。隨著高校圖書館用戶信息需求與行為的變化,為了更全面、更準確的掌握用戶的信息需求,國外很多高校圖書館設立了用戶體驗部門,專門負責對用戶利用各類資源的體驗進行評價。國外高校圖書館組織機構的設置呈現的另外一個顯著特點就是參考咨詢部門與用戶指導部門的整合,以便于更好地開展圖書館對用戶的指導與教育。本次調研中有20.90%的圖書館設置了專門的指導部,8.96%設置了參考與指導部門,這些部門主要設置了教育設計與教育技術相關的崗位,負責對教學資源或產品的開發,以及教學工具與方法的培養。還有8.21%的高校圖書館強調設立專門的信息素養部門,并將信息素養教育嵌入到課程體系中,隨著數字化技術的發展,逐步增添數字素養教育的內容。同時隨著網絡教育、E-Leaning的發展,高校圖書館開始關注遠程服務部門(占7.46%)、E服務、E研究、E資源等相關部門的設立,以適應高等教育的E化發展趨勢。
(6)重視學術交流與知識產權相關部門的設置。縱觀調研的國外高校圖書館,為了有效促進各項學術交流活動的開展,并為其提供組織保障,開始普遍設置負責該項事務的崗位,個別高校圖書館還專門設置了學術出版與交流、知識產權與信息政策等辦公室,如加州大學圖書館、波士頓學院圖書館、范德堡大學圖書館等的學術交流辦公室。在數字化環境中,為了更好的關注和有效運用公共信息政策和知識產權法律,有些高校圖書館設置專門與知識產權、信息政策相關的部門。網絡調查顯示,國外部分圖書館開始關注專門的法律顧問辦公室或知識產權辦公室的設置,如康奈爾大學圖書館的版權信息中心、斯坦福大學圖書館的知識產權部、杜克大學圖書館的版權與學術交流辦公室等,它們承擔了知識產權相關咨詢與研究的職責。
3.2.2 我國高校圖書館的業務部門
表3是筆者統計的247所我國高校圖書館中具體業務部門的設置情況,在此僅列出頻次為10及以上的部分部門。
由表3可知,我國高校圖書館組織結構主要呈現以下特點:

表3 我國高校圖書館的業務部門的設置情況
(1)與圖書館文獻信息資源在被讀者利用之前而進行的采集、加工、處理等工作有關的部門仍占據核心地位,是每家圖書館必須設置的業務部門,如采編部、資源建設部或分開設置的采訪部、編目部等。
(2)與讀者服務直接相關的部門,如流通部、閱覽部、流通閱覽部以及讀者服務部等,也是高校圖書館的核心部門。
(3)與計算機技術相關的部門逐步普及。隨著圖書館自動化系統及計算機、網絡等新興技術的應用,為了保證組織的有效運行,我國高校圖書館開始設置信息技術部或系統部、自動化部、網絡部等相關部門,主要承擔圖書館業務管理系統開發、運營、維修等管理,圖書館網頁制作與更新,文獻資源數據的維護,全館各部室的技術支持等職責。
(4)讀者咨詢或讀者培訓部門受到重視。近年內,高校圖書館尤其是大型的研究性及研究教學型高校圖書館,為了向讀者提供更優質更深入的信息服務,專門設置了向讀者提供咨詢服務和讀者培訓的信息服務部門,也被稱為信息咨詢部、參考咨詢部、情報咨詢部等。
(5)隨著數字圖書館項目的建設與發展,僅僅提供紙質文獻已經不能滿足用戶的需求,為了更好地為教學與科研服務,一些高校圖書館開始設置數字圖書館相關部門,如數字化部、數字圖書館研究與技術中心、數字圖書館等。這些部門設置主要集中在那些發展規模較大、綜合實力較強的“985工程”和“211工程”大學圖書館。
(6)學科服務部門嶄露頭角。為了保證學科服務工作的順利開展,我國有部分高校圖書館設立專門的學科服務部門統一管理專、兼職學科館員為學科服務提供組織保障,如電子科技大學圖書館、南京理工大學圖書館、西北農林科技大學圖書館、大連海事大學圖書館、北京理工大學圖書館等8家圖書館設立了學科服務部門,這為學科服務向專業的縱深方向服務與發展提供了良好的條件。
4.1 國內外高校圖書館組織結構差異分析
通過廣泛的網絡調查可知,國內外高校圖書館部門設置方面存在較大差距,主要表現為如下方面。
(1)受政治環境影響,中國大陸地區的高校圖書館呈現“雙軌制”管理模式,在圖書館內部干部人才培養及人力資源配置上體現了社會主義特征。目前高校圖書館較為普遍的呈現出黨政辦公合一的趨勢,體現了高校圖書館管理部門設置的精簡、高效。同時,高校圖書館還設置了屬于群眾組織類的機構,如圖書館工會,主要為圖書館員工辦事,豐富高校圖書館員工文化生活。而國外與中國港澳臺地區的高校圖書館尚未設置此類部門。
(2)國外高校圖書館非常重視學術交流類機構的設立,尤其是與知識產權或信息政策相關的機構設置,同時還非常重視與外部合作、公共關系相關的服務和輔助部門的設置。而我國高校圖書館則較為忽視這幾類部門的設立。目前,高校圖書館的持續、健康發展必須要堅持開放性辦館,重視與外部其他組織的合作與交流,以促進高校圖書館更好的履行其使命。
(3)國內外高校圖書館在重視館長辦公室設置的基礎上,還非常重視人力資源辦公室或部門的獨立設置,主要負責高校圖書館人才的引進和員工的培訓管理,這表明國外高校圖書館對館員持續發展的關注。而我國高校圖書館則沒有設置此類部門,一般在人才引進之后,則比較忽視館員的發展。
(4)盡管國內外高校圖書館為適應新的環境都對業務部門設置做了較大的調整,但國外高校圖書館的部門調整幅度較大。為了適應網絡環境下的新型信息資源描述與組織的需要,國外高校圖書館對傳統編目部門進行了全面的整合與升級,通過編目外包減少編目人員數量,普遍設置、設立編目與元數據管理的崗位。而我國高校圖書館除了個別大型圖書館將編目部整合到資源建設部之中,仍有9.31%的高校圖書館設置獨立的編目部,而對元數據新興崗位的設置尚未引起普遍重視。
(5)國外高校圖書館重視對有關圖書館科學、持續發展的部門(如戰略規劃部門、組織發展部門等)的設置,而我國高校圖書館卻忽視這些部門的建設。
4.2 我國高校圖書館組織結構變革趨勢
鑒于本次調研結論,我國高校圖書館可通過以下途徑,對現有部門進行變革,以更好適應外部環境變化。
(1)實現對傳統采編部的升級、重組。隨著高校圖書館館藏資源從P-first向E-first和E-only的轉變、用戶驅動采購以及學科館員采購的發展,我國高校圖書館需加強對傳統編目部門升級、重組。首先,通過工作重心轉移將傳統編目部門升級、重組為書目控制部或信息數據管理部;其次,通過業務外包,傳統的編目部門需要被撤銷或壓縮,或被調整工作重心。
(2)解散傳統的期刊部門,構建以知識內容為基準的工作流程。未來高校圖書館需要對其傳統的文獻管理方式進行變革,尤其對于那些新型的學術、教學與學習資源、特色資源及研究數據需要在傳統的信息資源管理實踐中做出變革,從而提高圖書館處理各類型數字資料的能力。首先,高校圖書館需要將期刊部門整合到資源建設部,打破物質文獻流和數字文獻流的分割處理流程。將電子資源與傳統紙質期刊處理業務流程進行重組,以知識內容為基準打通高校圖書館各類型資源的通道,構建一條完整的資源處理業務流程;其次,高校圖書館需考慮將各類型資源的采集系統、加工系統、檢索系統和服務系統進行整合,為用戶提供各類型資源的一站式檢索服務。
(3)重視數字化新部門的設置。隨著數字化資源、數字教學、數字校園等的發展,未來我國高校圖書館應重視數字資源部門或數字圖書館的設置。數字化部是對傳統的系統部的升級改造,除了負責原來系統部承擔的圖書館網頁建設、硬軟件維護、電子資源維護等職責,還需要承擔本館數字圖書館建設任務及其相關理論、技術、方法、標準研究工作等。同時,該部門還要負責校內其他部門資源的數字化處理與保存工作。
(4)設置科研數據監管相關機構,承擔機構知識資產的保存職能。隨著科研數據監管工作的普遍開展,高校圖書館被賦予了新的職能。面對復雜的科研數據管理工作,為了保障其有效開展,未來高校圖書館需要設置專門的科研數據管理部門,配置專業人員專門負責全校范圍內的科研人員項目數據的跟蹤,制定科研數據管理標準與規則,實施有關數據描述與有效存儲,以實現科研數據的長期保存與共享。
(5)設置用戶研究(或體驗)部門。隨著圖書館信息共享空間、學習共享空間的建設、圖書館用戶需求與行為的變化,高校圖書館為了有效開發多類型信息服務,滿足用戶需求,非常有必要設置用戶研究或體驗相關部門,專門負責用戶需求與行為的調查、預測、評價等。具體工作涉及到用戶對資源可用性的評價、用戶滿意度、應用統計、讀者反饋信息的處理等,研究用戶學習或科研過程中的需求與行為的發展趨勢,從用戶的角度為其他部門提供服務改革建議等。
(6)設置學術交流與出版部門,承擔學術交流職能。目前,學術交流模式正在發生顯著變化,高校圖書館為了有效融入學術交流體系越來越強調學術交流與學術出版功能的發揮,需要在機構變革中做出相應調整,逐漸承擔起學術出版的職責。首先,增設學術交流與出版相關部門,該部門的業務活動主要圍繞與學術出版與交流相關的活動展開;其次,設置版權研究部門,以便圖書館開始積極地介入相關的立法和維法活動之中,承擔起公共信息政策和公共信息環境的“把門人”角色。
(7)圖書館設置營銷(宣傳)部門,成為服務的營銷者。面臨新的競爭環境,高校圖書館急需設置營銷部門承擔圖書館服務的宣傳與推廣職責,成為自身服務的推銷者。未來我國高校圖書館需要結合本館實際設置專門的公共關系與營銷部門,并由該部門負責制定營銷計劃、策劃營銷項目、承辦各種宣傳活動計劃、對外宣傳與推廣等服務。
(8)重視戰略規劃相關部門的設置。隨著高校圖書館外部環境的變化與發展,近幾年我國高校圖書館也開始關注圖書館戰略規劃的實踐。為了保障圖書館戰略規劃實踐活動的持續開展,我國高校圖書館非常有必要設置專門的戰略規劃部門,具體承擔發展規劃的制定、宣傳、調查研究與政策分析、戰略實施過程中的資源配置、協調與管理、戰略規劃執行情況評估、動態跟蹤與監控等職責。
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Analysis on the Present Situation of the Organization Structure of University Libraries at Home and Abroad
Through investigating and analysing 415 university libraries at home and aboard from the web, we could find the significant difference of the department setting in university libraries. Drawing lessons from the foreign experience, universities library in China should pay more attention to four aspects for promoting the organization structure change, such as upgrading and recombining the traditional department of purchasing & cataloguing, emphasizing the department of the digitization; adding the department of the research data supervision, the department of the academic exchange and publishment, the department of the strategic planning and the department of the user study.
University library; Organization structure; Web investigation
G251
B
賈東琴 女,1984年生,博士,現工作于天津工業大學圖書館,館員,研究方向為圖書館管理,已發表論文20余篇。
2014-10-30 ]