高校圖書館信息化管理研究*
——以圖書館門戶網站改版為視角

陳嘉勇 嚴潮斌 周 婕 賀 軒 （北京郵電大學圖書館 北京 100876）

高校圖書館信息化管理研究*
——以圖書館門戶網站改版為視角

陳嘉勇 嚴潮斌 周 婕 賀 軒 （北京郵電大學圖書館 北京 100876）

目前國內高校圖書館新一輪門戶網站的改版缺乏頂層設計。通過分析高校圖書館普遍存在的信息孤島現象，以及目前圖書館管理系統的局限性，借鑒產業界信息化管理的成功經驗，從高校圖書館門戶網站改版的實際工作中出發，設計出的符合高校圖書館需求的圖書館實體模型和信息化管理模式，以資源利用率、服務滿意率和館員貢獻率的提高為目標，不斷推動高校圖書館信息化管理模式的實踐和優化。

圖書館門戶 高校圖書館 實體關系模型 信息化管理

1 引 言

隨著近年來互聯網的飛速發展，高校師生獲取學術資源的習慣發生了巨大變化，紙質圖書借閱量逐年降低，電子資源使用量不斷升高，高校圖書館面臨著前所未有的挑戰。面對用戶習慣改變的現實，高校圖書館一方面需要打造更舒適的館舍環境，吸引師生入館學習研討，另一方面，需要針對高校自身的學科領域整合圖書館的資源與服務，并通過新版的門戶網站來推出圖書館資源與服務體系，將用戶從Google學術等平臺拉回到承擔高校學術資源門戶作用的圖書館門戶網站上來。

圖書館的理論需要信息技術的推動，情報學也因此應運而生。如今互聯網時代信息技術的飛速發展不僅豐富了情報學理論和方法的應用，也推動著各行各業的信息化管理進程。高校圖書館也要適時搭上互聯網的快車，以門戶網站改版為契機，對圖書館的資源與服務體系進行頂層設計，對圖書館的實體進行歸納設計，對業務流程進行優化重組。更重要的是，高校圖書館需要進行管理模式的轉型和變革，要從對看得見的圖書和閱覽室的管理，逐漸過渡到對看不見的海量電子資源的管理，并且調動館員的積極性提供深層次的學科服務，以提高圖書館資源利用率和館員貢獻率，從而輔助高校教學科研產出實現最大化，這樣才能提升高校圖書館的核心競爭力，打破圖書館“消亡論”的預言。

2 現 狀

2.1 前端門戶網站改版

Web 1.0時代誕生的傳統高校圖書館門戶網站還歷歷在目，它們將圖書館的主要資源和服務入口分欄列在圖書館網站首頁上，網頁多以靜態頁面為主。當新一輪高校圖書館門戶網站的改版熱潮開始后，舊版圖書館門戶網站將寫入歷史，并以“舊版鏈接”的形式放置在新版門戶網站的某個角落。

目前許多高校圖書館的新版門戶網站已經陸續上線，如國外的斯坦福大學圖書館［1］、北卡羅萊納州立大學圖書館［2］，國內的清華大學圖書館［3］、北京大學圖書館［4］、廈門大學圖書館、武漢大學圖書館、中國人民大學圖書館、北京理工大學圖書館、南京大學圖書館、南開大學圖書館等，這些新版門戶網站首頁多以知識發現平臺為主打，對資源與服務的劃分更加清晰，頁面經過了專業美工設計，用戶體驗有了大幅度提升。

通過仔細考察斯坦福大學圖書館門戶網站可以發現，其各級頁面鏈接規范，整體性強，網站不止用于信息發布、介紹與鏈接到圖書館相關資源和服務，還從各個維度揭示資源，并將服務細分并關聯到部門和館員，讓各部門館員的后臺管理工作呈現到網站前臺。相比較而言，國內圖書館門戶網站雖然在用戶體驗上得到了加強，但是大部分網站只是為了改版而改版，雖然大部分頁面是動態生成的，但是仍然只起到了新聞公告等內容的發布以及鏈接到資源與服務入口或其他系統的作用，網站后臺只提供給網站維護人員使用。雖然從表面上看國內部分高校圖書館網站已經能和國外知名高校的圖書館網站相媲美，但是從前端門戶網站背后的頂層設計以及圖書館信息化管理和運營上來看，國內圖書館網站多以內容管理系統為基礎架構，缺乏對圖書館進行深入的實體分析與設計以及業務流程的優化重組，國內高校圖書館仍有許多需要思考和提升的空間。

在門戶網站的建設過程中，路線之爭也是圖書館需要面對的實際問題，技術部一般主張以技術為主導，信息咨詢部、讀者服務部等服務部門則一般主張由需求引領技術。本文認為后者的產品思路更可取，以需求來推動門戶網站的分析與設計，匯總來源于圖書館各部門和館員的需求，再對圖書館的各種實體進行分析設計，以綜合考慮后臺的管理與前臺的展示。在技術層面，不論選擇自主研發，還是基于Drupal等開源軟件，技術研發已不再是問題。

2.2 后臺管理系統研發

在互聯網時代，各行業公司的門戶網站改版都是一次對公司業務流程進行優化重組和管理模式變革的重大舉措。同樣，門戶網站是高校圖書館面對讀者的主要窗口，其前端是與用戶接觸和互動、與館舍并重的窗口，用于對外發布信息和展示資源與服務，其后臺應是圖書館內部的管理系統。圖書館應整體設計門戶網站的后臺與前端，整合圖書館的相關系統以及各部門存在的信息孤島。

企業的現代化管理模式與企業的信息化有著緊密聯系，有了專業化的管理信息系統作為支撐，才能保證企業在競爭環境下高效率地運轉，并且實現生產率、人員貢獻率和利潤率的最大化。產業界的信息化管理也曾經歷過由新聞發布、OA（Office Automation，辦公自動化）等系統過渡到專業化管理系統的過程，其經驗值得高校圖書館借鑒。企業資源規劃（Enterprise Resource Planning，簡稱ERP）是制造業青睞的系統，一般從物流的角度關注業務，對把貨物存放到倉庫里到對銷售訂單的處理進行有效的運營。

不同于以“產品”為中心的制造業，服務業主要關注人力資源，目的是要對不同專業技能的服務人員進行合理調配，以實現人員貢獻率的最大化。近年來，業界提出了專業服務自動化（Professional Service Automation， 簡稱PSA）的概念，并稱之為面向服務業的ERP［5］。然而服務業極為分散，將某個標準的應用軟件應用于所有的服務機構顯然是不現實的，也很難想象快餐店、航空公司、咨詢公司和會展公司可以使用同樣的系統去支持各自不同的業務流程。盡管如此，服務業有著類似的基本工作模式，專業服務自動化存在著一個龐大的市場。

圖書館的管理系統起步比較早，重點關注資源的加工，有代表性的是集采訪、編目、流通、OPAC等功能為一體的主要針對圖書、期刊等紙本資源的MILINETS圖書館自動化管理系統［6］。但是其近幾年沒有及時跟上時代的步伐，朱明和胥偉嵐對國外圖書館管理系統做了研究述評［7］，鄂鶴年和Jane探究了國外圖書館管理系統的研發現狀［8］，他們發現圖書館的更多系統將重點放在集成，而沒有全盤考慮圖書館信息化管理和門戶網站的頂層設計，而且忽略了館員作為人力資源的價值。圖書館作為高校的資源保障中心和信息服務機構，可以成為館員面向高校師生提供專業能力的知識密集型機構，也屬于服務業的范疇，應借鑒在競爭環境下的服務業的成功經驗，打造符合自身需求的管理系統。

圖書館學主要解決信息組織的問題，文獻分類和主題標引是其重要的研究方向，MILINETS等系統發展了數十年，正是順應了圖書館學研究，并且解決了圖書館對紙本資源管理與檢索的實際問題，成為了圖書館的必備系統。然而，隨著近年來電子資源的普及，以及對館員要求的不斷提高，圖書館作為高校的服務機構，應將信息組織的范圍延伸至電子資源、基礎設施、館員等資源和服務數據，并對相關的實體進行設計和分類，實現圖書館的信息化管理。圖書館門戶網站后臺的管理系統要做到的不止是讓館員對新聞公告等信息進行管理和發布，還需要對圖書館的館藏、基礎設施和館員等多方面的資源進行管理和運營，對圖書館基于館藏資源和基礎設施為高校師生提供的服務進行受理和管理，讓各部門對圖書館遇到的問題或危機進行預警和處理，以及對最重要的人力資源——館員的貢獻度進行量化考核。

3 實體模型設計

在圖書館的日常工作中，時常會遇到一些問題，問題描述和責任部門如表1所示。

表1 高校圖書館日常工作中常遇到的問題

這些問題的存在往往是因為圖書館各部門、館員之間存在著數據孤島，許多業務數據都以非結構化或半結構化的Word和Excel文檔形式存在于每位館員的辦公電腦中，或以紙質形式存檔，而館員之間的溝通則通過電子郵件及其附件的形式傳遞相關的文檔，工作效率低下，有時還無法知道哪位館員有某文檔的最新版本。對高校圖書館的查收查引、科技查新等服務來說，用戶需提交紙質申請，來館多次才能獲得報告，用戶體驗較差，而館員在受理服務時，需要人工按照模版出具報告，在年末需要根據紙質文檔人工統計工作量，并且在下一年不方便查詢館員的歷史工作記錄，無法為后續的工作提供參考。高校圖書館的門戶網站中大部分為靜態內容，微信中的信息主要由人工編輯，而非從后臺中調用結構化的業務數據，若干子系統未整合，需讀者多次登錄。

針對以上問題，高校圖書館應該發揮圖書館學所擅長的分類、編目等，以門戶網站改版為契機，自底向上調研和分析圖書館的需求，進行圖書館管理系統的頂層設計，像對圖書館的紙本資源進行編目一樣，來對圖書館本身的實體進行“編目”。本文根據北京郵電大學圖書館的實際情況，在圖書館門戶網站的頁面設計過程中分析出圖書館的實體和關系。

以圖1所示的讀者服務部的組織機構頁面為例，頁面中顯示了部門的負責人信息、所屬的總分館、部門的辦公地點分布、部門和下轄的閱覽室的開館時間、部門提供的服務以及相關館員的聯系方式，從中可得出如下頁圖2所示的部門、閱覽室、開館時間、服務、館員、辦公室、總分館等實體及其之間的關系。

從圖書館的組織機構、館藏與服務布局、服務頁面、數據庫導航、資源類型導航、學科分類導航等各個角度分析出的實體和關系經過歸納整理之后，可設計出圖書館的實體關系模型，如下頁圖3所示，圖中也將MILINETS等系統考慮在內。

圖1 組織機構前端頁面

圖書館實體關系模型的最理想情況是能夠同時應用于圖書館的后臺管理系統、前端門戶網站以及微博、微信客戶端等平臺，打造高校圖書館領域的專業服務自動化和信息化管理模式，如圖4所示。圖書館通過后臺對圖書館實體進行管理，并對服務進行受理；通過前端對資源與服務進行展示，同時也是服務申請的入口；微信作為一個微型的門戶網站，可以讓用戶通過簡單的文本輸入、菜單點擊或跳轉對資源、服務進行查詢，同時可以和微博一起向用戶推送圖書館最新動態，提供咨詢服務。

圖2 組織機構頁面的實體與關系

圖3 圖書館實體關系模型

圖4 圖書館實體關系模型應用于管理后臺、門戶前端和微服務客戶端

4 管理模式研究

高校圖書館信息化管理的實踐必然帶來圖書館管理模式的轉型和變革，要從對館舍、紙本資源的管理，逐漸轉變到對海量電子資源的管理以及對館員的管理和運用。高校圖書館作為高校的資源中心和信息服務機構，與服務業有著類似的基本工作模式：館員擁有某種特殊專長技能，工作任務可以根據項目或課題進行安排和管理，館員可以被調派，可以去不同學院進行資源推廣或學科服務等工作。學科服務是各高校圖書館都在主打的服務，這種服務正是以項目或課題為運作中心，以館員為核心資源，提供培訓、情報分析、學科分析、科研規劃與管理相關的專業服務。本文基于符合高校圖書館需求的實體關系模型設計出高校圖書館的信息化管理模式，如圖5所示。

圖5 高校圖書館信息化管理模式

圖書館實體關系模型支撐著圖書館各實體的數據，為高校圖書館的信息化管理奠定了基礎。在圖書館實體關系模型的基礎之上，圖書館管理系統還需要文獻實體關系模型來支撐高校機構知識庫的構建，從高校學者的科研成果中挖掘出他們的學術信息需求［9］。此外，業務流程引擎、角色權限機制和業務集成接口也是圖書館管理系統框架的組成部分。在圖5的系統框架層之上，館員日常的管理工作需要來自各部門館員的協同辦公，由工作流程驅動，或來自社交網絡模式、郵件提醒等。協同工作模式將助力高校圖書館的館藏資源、咨詢服務、人力資源、學科服務、信息發布和日常辦公管理以及門戶網站建設工作，實現各部門業務電子化，提高館員工作效率，并記錄下業務數據和館員貢獻；讓部門間信息共享，協同辦公，拉近部門間的距離，告別信息孤島；將查收查引、科技查新等服務流程優化，提升用戶體驗。館領導以及各部門主任可以通過定期對圖書館管理系統中的數據進行資源利用、服務滿意、工作量、設備使用和科研成果的報表分析，來實時地對圖書館的情況進行動態掌控，最終實現資源利用率、服務滿意率和館員貢獻率的提升。

5 結 語

企業在競爭環境下在不斷探索信息化管理模式，高校圖書館需要借鑒產業界的經驗，加快信息化的步伐。本文從高校圖書館門戶網站改版的實際工作中出發，總結、分析和設計出符合高校圖書館需求的圖書館實體模型和信息化管理模式，在今后圖書館的日常工作中，我們將以資源利用率、服務滿意率和館員貢獻率的提高為目標，不斷推動高校圖書館信息化管理模式的實踐和優化。

［1］Kott K. Library Website Redesign Project［EB/OL］. ［2014-05-20］. http://lib.stanford.edu/redesign.

［2］Library of UNC［EB/OL］. ［2014-05-20］. http://library.unc.edu/.

［3］范愛紅， 姚 飛， 姜愛蓉. 清華大學圖書館新版網站的設計特色與讀者調查分析［J］. 大學圖書館學報， 2011（5）: 66-69.

［4］義 剛， 聶 華， 韋成府， 等. 新信息環境下用戶需求驅動的圖書館門戶設計與實現:以北京大學圖書館為例［J］. 大學圖書館學報， 2014（1）: 71-77.

［5］Professional Services Automation［EB/OL］. ［2014-05-20］. http:// en.wikipedia.org/wiki/Professional_services_automation.

［6］高 嵩， 馬自衛. MELINETS:一個崛起的中國圖書館自動化信息網絡系統［J］. 現代圖書情報技術， 2000（1）: 8-11.

［7］朱 明， 胥偉嵐. 2003—2012年國外圖書館管理系統研究述評［J］. 圖書情報工作， 2013（9）: 129-134.

［8］鄂鶴年， Jane B. 圖書館管理系統的現狀和未來［J］. 大學圖書館學報， 2013（4）: 69-73.

［9］Chen Jiayong， Xiao Ming， Li Guojun. Research of Academic Information Service Platform for University Based on Academic Information Needs［J］. Geomatics and Information Science of Wuhan University， 2012，37（1）: 124-128.

陳嘉勇 男，現工作于北京郵電大學圖書館，館員，研究方向為數字圖書館、文獻計量學、管理信息系統。

嚴潮斌 男，北京郵電大學圖書館館長，副教授，研究方向為科學哲學、信息管理。

周 婕 女，北京郵電大學圖書館信息咨詢部主任，副研究館員，研究方向為信息素養教育、數字圖書館。

賀 軒 女，現工作于北京郵電大學圖書館，館員，研究方向為數字圖書館。

Research on the Informatization Management of University Libraries——Taking the Redesign of the Library Portal as an Perspective

At present， a new round of the redesign of the university library portal is lack of the top-level design. Through analyzing the limitation of current library management systems and the information isolated island phenomenon that is ubiquitous throughout university libraries， drawing lessons from the industry's successful experience of the informatization management， library physical models and the informatization management mode which meet the need of university libraries are designed from the actual work of university libraries 's new website portal. It will take the resource utilization， the service satisfaction rate and the contribution rate as the goal to promote the practice and optimization of the informatization management of university libraries.

Library portal； University library； Entity relation model； Informatizatiion management

G250.7

B

2014-10-13 ］

*本文系北京高校圖書館2012—2014年科研基金項目“高校圖書館學術信息服務平臺的研究與建設”的研究成果。