淺談城建檔案信息管理系統建設

文｜荊州市建筑工程管理局 吳琴燕

1、引言

實施檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理與利用的效率。根據統計，開展信息化建設，檔案信息利用人員的查檔時間可以節省40%；文件重復存儲率降低70%。隨著城市的快速發展，傳統的城建檔案的管理方式，已經無法應對種類和數量日益增多后帶來的管理需求，推進城建檔案信息管理系統，實現對城建檔案信息的可視化管理、利用以及業務指導。

根據住房和城鄉建設部頒布的城建檔案分類大綱，結合城市實際情況，我們將城建檔案劃分為以下類型，包括綜合類、城市勘察類、城市建設管理類、市政工程類、公用設施類、交通運輸工程類、工業建筑類、民用建筑類、水利防災類、工程設計類、地下管線、底片檔案、文書資料等。本文圍繞如何加強城建檔案信息管理系統建設，支撐城市規劃、建設、管理工作開展研究。

2、城建檔案信息化的發展和現狀

隨著信息技術的廣泛應用，特別是電子政務的飛速發展，檔案信息化發展迎來了良好發展機遇。國家啟動了數字檔案建設與服務工程項目，全面提升了檔案信息化建設的水平。在國家“十五”重點科技攻關項目中，啟動了城市建設檔案管理信息系統課題。許多城市建立了城建檔案管理信息管理系統，能夠實現共享與業務工作的一體化，提高城建檔案現代化管理工作的效率。同時，檔案信息化還面臨以下幾個問題有待解決：

圖1 城建檔案信息管理系統總體框架圖

圖2 城建檔案信息管理系統功能結構

（1）檔案信息相互共享制度有待提高。

目前傳統的檔案管理與服務方式重藏輕用，不能很好的相互共享，導致利用率低下。

（2）檔案信息資源共建共享技術相對落后。住建部門下屬單位眾多，往往有的單位已經建立了單項檔案信息管理系統，由于缺少統一規劃和設計，系統之間的互聯互通難題沒有得到解決，導致檔案的數字化完成以后，沒有形成共享的局面。

（3）檔案信息資源相互共享標準體系缺乏。標準化建設是促進檔案信息化發展的重要內容，目前眾多的檔案管理軟件缺乏統一的規范與標準，制約了檔案信息資源共建共享的發展。

（4）網絡安全存在隱患。

住建部門管理的很多檔案是敏感數據，在網絡環境下，有諸多因素會導致信息服務的安全造成威脅急需解決。

3、系統總體設計

城建檔案信息管理系統的總體架構如圖1所示，檔案信息管理系統應該具有極高的安全性，提供保密安全體系，對來訪者進行身份識別，包括動態口令，加密卡，指紋識別等。系統首先提供檔案進入的功能，提供人工錄入、系統導入、掃描錄入等功能；然后開展檔案的加工整理工作；對各種檔案開展綜合開發利用；檔案的相關信息可以便捷的輸出。

4、系統功能結構設計

本文通過對住建部門的檔案管理業務進行需求調研，根據用戶習慣，并參照建設工程文件歸檔整理規范、城市建設檔案著錄規范等標準規范，對城建檔案信息管理系統的功能設計為7個功能模塊，如圖2所示。

（1）檔案初始登記。工作人員使用此模塊完成檔案初始化工作。提供檔案登記、修改、刪除，檔案數據的輸入、存儲、修改、刪除等功能。

（2）檔案綜合管理。提供多樣化的檔案業務管理功能，包括檔案接收入庫審核，檔案著錄與編目排架，原文管理，檔案檢索，檔案利用，檔案銷毀，統計，自動生成打印館藏檔案目錄，案卷封皮、卷內目錄、卷內備考表、背脊等。

（3）數字化加工。將文檔實體通過掃描、數碼攝影等模數轉換方法轉化為數字信息，采集到計算機中，同時錄入文檔的索引條件和屬性等信息，對影像文件進行圖像糾正、去污、去黑邊，裁剪等后續加工，自動加入到相應文檔的分類當中。

（4）檔案查詢。供用戶查詢檔案的信息，提供檔案類別、檔案編號、檔案名稱、工程地址等查詢項來進行檔案的檢索。用戶可以選擇自己最關心的字段作為查詢結果來顯示。

（5）報表輸出。提供用戶各類報表，方便用戶進行工作量的統計，可以輸出為EXCEL等格式。統計報表包含：工程數量統計表、項目報建登記統計表、工程審核意見統計表、項目報建統計表、工程報建統計表、工程文件-登記統計表、文件整理統計表、窗口接收統計表、業務審核統計表、主管確認統計表、入庫工程統計表等。

（6）檔案分析。原來的表層檔案信息開放轉向深度挖掘，為城市規劃、建設、維護提供更廣泛的信息支撐。

（7）后臺管理。給管理員提供后臺支撐功能。資料管理，系統參數設置，檔案著錄單類型設置，檔案分類，輔助字典，用戶及權限管理，操作日志等。 同時，后臺還提供提供數據的自動備份功能，每日、每周定期備份，也可手動備份，增量備份，另外，也可以精確選擇時間手動還原。

5、結語

在信息化時代非常有必要推進檔案信息化建設，能夠有效改善傳統紙質檔案管理模式的缺點。本文研究了城建檔案管理信息系統，通過統一的標準，規范城市規劃、建設、管理的各種文件管理，統籌住建部門各業務系統的文件管理，從而實現城建檔案全過程信息化控制和管理。由于各城建部門檔案信息化建設水平參差不齊、各單位對檔案重視程度不同， 以及投入經費和人才缺乏等問題，各地實施城建檔案管理信息化的道路，還面臨許多困難，需要加以研究和推進。