會議程序不可小覷

會議，是現(xiàn)代社會溝通最主要的形式之一。大到公共領域中的聯(lián)合國大會、歐盟議會、各國國會，小到私人領域里的上市公司、合伙小店、興趣團體，無不通過會議來商討和決定組織事務和行動。而若要會議真正產(chǎn)生實效，必須以明確的規(guī)范和程序作為保障。

1876年，美國工兵準將亨利·羅伯特根據(jù)美國草根社團的合作實踐，以及英國四百多年的議會程序，用系統(tǒng)工程的方法編纂成《議事規(guī)則》，被廣泛接納為各類會議的議事準則，而議事規(guī)則也成了一門專門的學問。在此，編者特摘錄其中有關“會議程序”部分，以饗讀者。

宣布開會與會議的一般程序

一次會議得以合規(guī)召開，其必要條件就是，出席會議的人數(shù)必須達到規(guī)定的法定人數(shù)。根據(jù)通用議事規(guī)則，對于一般性組織，其參會人數(shù)是“全體成員的過半數(shù)”。

會議最少需要兩名會議官員，一個是“主持人”，負責主持會議，維持秩序，秉持規(guī)則；另一個是“秘書”，負責形成會議的書面記錄。

在指定的開會時間，主持人等待會場肅靜，或示意會場肅靜，然后起立并大聲宣布“會議現(xiàn)在開始”或者“現(xiàn)在進入會議程序”。

組織可以制訂自己的會議程序?！读_伯特議事規(guī)則》一書推薦了作為普通社團組織的“標準會議程序”：

1.宣讀并批準《會議紀要》。

2.宣讀報告：組織領導者報告，董事會報告，常設工作班子報告。

3.特別議程：事先指定的、需優(yōu)先處理的事務。

4.未完事務和普通議程：指上一次會議或者前面一段會議中引入但沒得到解決的問題。

5.新事項：本次會議新引入的事務。

主持人依照會議程序適時宣布進入下一項程序。

將事務提交會議考慮的方法

●動議

任何事務都可以由任何成員以動議（提議）的形式“提交會議考慮”。動議是正式的建議與主張，會議必須給予回應。動議的主題可以是主張某種實質性的行動，也可以是表達某種看法，或者要求進行某種調查并將結果向會議報告，以便采取進一步的措施。

●從報告或文件中衍生的動議

附屬報告或資料文件當中的問題或建議也可以作為動議提交會議考慮。譬如，在工作人員、董事會或者指定發(fā)言者做出報告之后，一個或者若干動議可以將該報告中的建議分別引入會議，即“提交會議考慮”。

●無需動議即可直接處理的遺留問題

如果在以前的會議中，某動議已將某項事務引入會議，但被推遲到另外的指定時間處理，那么屆時無需新的動議，主持人即刻宣布會議現(xiàn)在繼續(xù)討論該事務。

取得和分配發(fā)言權

參會成員在每次動議或辯論之前必須先取得發(fā)言權，即經(jīng)主持人準許后發(fā)言。

●申請發(fā)言的步驟：

1.申請發(fā)言要在沒有其他成員發(fā)言或擁有發(fā)言權的前提下進行。

2.申請發(fā)言的成員可以在座位上起立，或者走到會場的話筒處，面對主持人。如果按照規(guī)則該成員可以發(fā)言，主持人則宣布該成員的頭銜或名字，或者該成員所代表的部門、單位等，此時，該成員取得了發(fā)言權，可以繼續(xù)進行動議或辯論。

3.如果會議規(guī)模不大，在場成員彼此認識，主持人可以對其點頭示意準許發(fā)言；相反，如果會議規(guī)模較大，并出現(xiàn)若干成員同時申請發(fā)言的情況，則主持人要使用正式的措辭——“請XX先生/女士發(fā)言。”主持人可能不知道申請發(fā)言者的名字，申請發(fā)言權的成員應該在主持人面向自己時自報姓名和身份，主持人就可以重復這些信息，把發(fā)言權分配給該成員。成員發(fā)言結束后要示意主持人，以示交回發(fā)言權。

●多人同時申請發(fā)言權

對于多人同時要求發(fā)言權的情況，一般的規(guī)則是，如果其他條件相同，那么最先起立或舉手者就取得優(yōu)先發(fā)言權。

將動議提交會議考慮的步驟

●提出動議

想要提出一個動議，必須先取得發(fā)言權。一位成員想要提出動議，可以說“我提議XX議題”。議題的措辭應該正式，最好能夠不用修改就直接放在組織的書面文件里。提出動議之后，動議人就座。

●成員“附議”

在某人提出一個動議之后，除此人之外的其他成員，只要認為該議題值得在會議上考慮，那么不用取得發(fā)言權（在小型會議中也不用起立）就可以直接說，“我附議”；在大型會議中，特別是可能有非會議成員列席的情況，附議人應該起立，報出自己的姓名和身份信息，然后說，“主持人，我附議剛才的動議?！备阶h僅表示動議有考慮的必要，并不一定表示贊成。

主持人應確保所有成員都已經(jīng)聽清該動議，所以要詢問，“對此動議，是否有人附議？”如果仍沒有人附議，就可轉入下一項議程。

●主持人“陳述議題”

動議經(jīng)提出并得到附議后，主持人通過陳述議題，將其正式提交會議考慮。只有在主持人陳述議題之后，會議才能正式考慮該議題，辯論才可以開始。

經(jīng)過上述步驟，動議正式提交到會議上進行考慮。會議“對動議的考慮”還要經(jīng)過三個步驟：（1）各成員就議題展開辯論。（2）主持人把議題提請表決。（3）主持人宣布表決結果。在小董事會、委員會或小型會議中，通常可以采用舉手表決。 責編/張曉莉

羅伯特議事規(guī)則“簡化版”

《羅伯特議事規(guī)則》的中文譯者袁天鵬曾在安徽阜陽南塘村為農(nóng)民進行培訓，讓村民們學會民主辯論與表決。為了便于記憶，他將《羅伯特議事規(guī)則》高度凝練后，形成簡約明晰的“南塘13條”：

第1條 動議中心原則

動議是開會議事的基本單元?！皠幼h者，行動的提議也?！睍h討論的內容必須是具體、明確、可操作的行動建議。先動議后討論，無動議不討論。

第2條 主持中立原則

會議主持人負責宣布開會制度，分配發(fā)言權，提請表決，維持秩序，執(zhí)行程序。主持人在主持期間不得發(fā)表意見，不得總結別人的發(fā)言。

第3條 機會均等原則

任何人發(fā)言前須示意主持人，得到允許后方可發(fā)言。先舉手者優(yōu)先；尚未對當前動議發(fā)言者，優(yōu)先于已發(fā)言者。

第4條 正反輪流原則

主持人應盡量讓意見相反的雙方輪流得到發(fā)言機會，以保持平衡。

第5條 立場明確原則

發(fā)言人應首先表明對當前待決動議的立場是贊成還是反對，然后再進一步說明理由。

第6條 發(fā)言完整原則

不能打斷別人的發(fā)言。在其他人擁有發(fā)言權的時候起立或舉手是不合規(guī)，發(fā)言無效。

第7條 面對主持原則

發(fā)言要面對主持人，參會者之間不得直接辯論。譬如國會辯論時，不同意見的議員在規(guī)定的時間里，只能向主持會議的議長或委員會主席說話，不能向對手直接“叫板”。

第8條 限時限次原則

每人每次發(fā)言的時間不得超過約定時間；每人對同一動議的發(fā)言不得超過約定次數(shù)。

第9條 一時一件原則

發(fā)言不得偏離當前待決的問題。只有在一個動議處理完畢后，才能引入或討論另外一個動議。主持人對跑題行為應予制止。

第10條 遵守裁判原則

主持人應制止違反議事規(guī)則的行為，違規(guī)者應立即接受主持人的裁判。

第11條 文明表達原則

不得進行人身攻擊，不得質疑他人動機、習慣或偏好，辯論應就事論事，以當前待決問題為限。絕不可指責對方說假話。

第12條 充分辯論原則

表決須在討論充分或者沒有人想再發(fā)言之后方可進行。如果主持人有表決權，應最后表決。

第13條 多數(shù)裁決原則

當贊成方的票數(shù)多于反對方的票數(shù)，動議通過。平局等于沒有通過。棄權者不計入有效票。