關于企業檔案工作相關規范的幾點思考

蘇陽

摘 要： 檔案工作的開展需要國家不斷制定相應的規范標準來指導、約束，標準規范的實施同樣能推動現實檔案工作的開展。本文基于我國2010年實施的關于企業檔案綜合性管理規范的《企業檔案工作規范》的幾點思考，通過對比研究分析我國企業檔案工作規范的變化。

關鍵詞： 企業檔案 規范文件 比較研究

2009年國家檔案局發布了《企業檔案工作規范》（以下稱為《規范》），并于2010年1月1日起正式實施。《規范》的頒布實施具有重大的現實意義，它總結了新中國成立以來我國企業檔案管理的基本經驗、規律和相關要求，將多年來積累的經驗做法以行業標準的形式規定下來，從多個方面對企業檔案工作提出了具體要求，是新時期企業檔案工作規范化建設的重要指導性文件。

《規范》的頒布既是為了適應全球數字化和信息技術飛速發展的國際環境，又是為了響應我國經濟制度和企業制度改革的前進步伐。在此之前，我國頒布的檔案工作的各項相關標準都是關于企業檔案工作的某一方面或者某一具體業務的零星的、非系統的單項標準，所以作為全面系統指導企業檔案工作依據的《規范》是第一個非單項標準，它的頒布表明了我國檔案工作標準化的不斷深化。與《規范》相類似的具有系統性全面性特點的企業檔案工作的規范是2002年9月1日起施行的《企業檔案管理規定》（以下稱《規定》）。《規定》的實施取代了1987年發布實施的《國營企業檔案管理暫行規定》，成為我國企業檔案工作的指導性法規。從規定到規范、從國企檔案工作到企業檔案工作演變，證明了我國對于非國有企業重要性認識的不斷深化，對我國經濟社會狀況掌握的不斷加深，是我國檔案工作規范化、標準化進程不斷推進的有力佐證。

一、從“檔案”到“文件材料”再到“文件”

《國營企業檔案管理暫行規定》第一章第二條規定將企業檔案定義的屬概念設定為“檔案”一詞。而在《規定》中，第二條將企業檔案的屬概念設定為了“文件材料”。在《規范》中，對企業檔案的定義“是企業檔案是企業在生產、經營、管理等各項活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”。因此，這里的企業檔案的屬概念就換成了“文件”。同時在《規范》的檔案術語中加入了對于電子檔案的定義。

從最初的“檔案”到“文件材料”再到“文件”，雖然只是一個詞組的變化，卻深刻反映了當時我國的現實國情和檔案工作的開展狀況。我國改革開放剛剛起步的80年代，現代檔案工作和研究都處于初級階段。當時，國營企業是我國經濟社會發展的主要支柱和基本成分，規模大，實力強。私營和外資等非公企業的發展只是處于起步階段，規模小，實力弱。所以企業檔案工作的針對對象就毫無疑問成了國營企業，這些計劃經濟體制下產生發展起來的企業，其檔案的構成成分相對固定和穩定，無論是從現實工作還是理論研究來看檔案的數量比較少和種類單一，因此將企業檔案的屬概念只是簡單地設定為“檔案”，并以列舉的方式說明其外延，進一步對此定義加以補充。在當時文、檔之爭的還未激烈的情況下，在電子文件還未普遍使用的情況下，在信息技術還不發達的情況下，這樣的定義可以說是可行的，并不會給現實工作帶來不便。隨著我國經濟社會的發展，隨著信息技術和網絡的進步，電子文件的產生使檔案工作和檔案理論研究產生了翻天覆地的變革。文檔一體化，也作為一個時代的特色被提上了檔案工作的歷史篇章。各種類型的國營和非國營企業在我國土地上扎根成長，電子信息技術和網絡傳播技術迅猛發展，檔案理論研究隨著實踐工作不斷深化發展，而對企業檔案定義的不同規定正是這一現實狀況的直觀反映。

二、對非國有企業的態度不斷轉變，對其重視度逐漸增強

從三個規范性文件中我們不難看出我國對于非國營企業的重視程度不斷提高。《國營企業檔案管理暫行規定》只是對國營企業的檔案工作進行了規定，對其起到了一定的指導和約束作用，對私營經濟等非國有企業并未涉及。《企業檔案管理規定》第四條規定：“企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。”可以看出，這里的企業本身就含有除非國營企業之外的其他企業。而《規范》將國營和民營企業都擺在了同樣的平等位置上，沒有所謂的“國”“民”之分。當時我國正處在國企改革和制度改革的轉折時期，從計劃經濟到市場經濟的轉型時期，非公經濟力量還很薄弱，對社會的影響力十分有限。同時，其本身的發展狀況和特點決定了它們對檔案的態度，這些非公企業由于其本身的逐利性，對于并不能產生明顯現實經濟效益的檔案工作并不重視，因此并沒有專門對其工作進行規范。隨著我國制度改革的不斷深化，民營企業等非國營企業已不再是國有企業的附屬品或附帶品，而是已經成為我國國民經濟的重要組成部分，已不再是可有可無的經濟成分，而是我國經濟發展的鮮活動力。因此，對這些民營經濟的檔案工作重視是毋庸置疑的。作為企業基礎性工作的檔案工作，其發展速度的快慢、發展狀況的好壞對企業有著重要的影響，為了使民營經濟的發展不在基礎上出問題，對其檔案工作的關注是理所應當的，而且是不可或缺的。

三、對檔案的價值的認識程度逐漸提高

檔案的價值是檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和參考意義，是通過社會實踐活動體現出來的，并且最終是社會實踐活動促成了檔案價值的實現。最初的檔案規范性文件對于檔案的價值只是停留在檔案的歷史文化價值和參考憑證價值，更多地強調檔案的歷史屬性和原始屬性。隨著企業檔案的發展壯大，信息時代的企業檔案成為社會檔案系統不可或缺的重要組成部分，企業檔案不僅僅停留在保存參考價值，其信息屬性所帶來的知識屬性和資產屬性等經濟屬性日漸被企業和社會重視。《企業檔案工作規范》首次正式將企業檔案界定為“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，這里明確肯定了檔案的知識屬性和資產屬性。而《企業檔案管理規定》只是在定義企業檔案時，點出了檔案的參考保存價值，《國營企業檔案管理暫行規定》只是說明了檔案工作是企業的基礎性工作，而對檔案的價值只是在定義時以屬概念——檔案隱晦指出其參考保存價值。除此之外，2001年，國際標準ISO15489-1《檔案管理通則》中首先正式提出檔案的資產屬性概念。2004年，中辦、國辦《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》首次將“信息”界定為“生產要素、無形資產和社會財富”。而《規范》則對檔案的這一價值做了明確的肯定，這是對檔案和檔案工作認識的又一步加深。

四、企業檔案資源開發利用的保密性規定不斷寬松

在檔案資源的開發利用方面，不同時期有不同的措施。做好保密工作是檔案工作人員最重要也是最基本的職業要求和職業道德之一。對于企業來說，其檔案涉及企業的產權資料、客戶資料、核心技術等一系列的商業秘密。可以說，這些都是企業存在和發展的關鍵因素和動力，尤其是在市場經濟繁榮發展、競爭日趨激烈的今天，這些關鍵技術的開發利用和保密掌控無疑是企業立足和取勝的關鍵。因此，在檔案的開發利用過程中，為了防止機密泄露給本企業甚至國家社會帶來嚴重危害，做好保密性規定是尤為重要的。《國營企業檔案管理暫行規定》第四章，第三十條規定：“企業檔案開發與提供利用，必須嚴格執行保密制度。”這一規定，在當時是為了保證涉及國家經濟命脈的國營企業的機密不被泄露，在網絡和信息技術還不發達的時代，這是比較容易做到的。到了90年代，過于保守的思想有所改善，因此在保密性的規定下有所選擇、有所放松。比如《企業檔案管理規定》第十條“企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理”，這里不是一竿子打死的態度，而是有選擇地保密了。《規范》在檔案資源開發利用方面做了“檔案管理部門應及時有效地提供檔案，并大力開發檔案信息資源為企業各項工作服務”和“根據保密規定和知識產權管理要求，設定利用者權限，超越權限的利用必須按相關規定審批”的規定，在放寬了保密限制的同時，對數字化的檔案利用也制定了相應的規定，以在網絡技術迅速發展的今天保證企業本身的商業秘密不被惡意泄露，以保證企業的合法權益。對企業檔案資源開發利用的保密性規定不斷放寬，所揭示的是檔案社會化價值不斷深化和明顯的社會現實。檔案，包括其重要組成部分的企業檔案應當為社會服務，為大眾服務。

《規范》是最新的、綜合性的企業檔案工作規范，《規范》的頒布無疑是我國檔案工作取得進步的重要表現，其中許多規定都具有創新性，其最突出的特點就是對電子檔案和檔案數字化及網絡服務等具有典型時代特點的企業檔案方面的相關規定，這也是它最大的優勢，實際工作具有巨大的促進作用。需要強調的是任何規范和標準的實施都不是絕對的，只有懂得因地制宜，才能真正發揮這些文件的積極作用，推動企業的發展。

參考文獻：

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