以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化

孟小紅

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的提高，各行各業(yè)的發(fā)展也日益蓬勃。在現(xiàn)階段，如何應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理理念以及管理措施對各企事業(yè)單位的生產(chǎn)和建設(shè)起到改進(jìn)和提高的作用，是各企事業(yè)單位面臨的新課題。在機(jī)關(guān)單位中，管理工作因其體系龐雜一直存在著諸多缺點(diǎn)，而檔案管理的科學(xué)管理模式對機(jī)關(guān)單位的管理工作起到了事半功倍和二兩撥千金的重要作用。本文以此為切入點(diǎn)，為促進(jìn)檔案管理在機(jī)關(guān)單位的管理工作中發(fā)揮更大的效用，對其進(jìn)行了細(xì)致的分析，討論了從檔案管理工作現(xiàn)存的問題到針對問題如何實(shí)現(xiàn)其與機(jī)關(guān)單位管理高效化之間的磨合措施，希望藉此促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化程度，并對機(jī)關(guān)的管理工作發(fā)揮出更大的效能，也希望能為相關(guān)的從業(yè)人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)關(guān)管理；科學(xué)化；高效化

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，質(zhì)量和效率的提高成為各行各業(yè)在建設(shè)生產(chǎn)過程中持續(xù)追求的終極目標(biāo)。在機(jī)關(guān)單位的管理工作中，效率是其運(yùn)行的生命。因此運(yùn)用科學(xué)化的手段和方式進(jìn)行管理模式的改進(jìn)就成為一種必須。檔案管理科學(xué)作為一門完備的管理體系在機(jī)關(guān)管理工作中起著尤為重要的作用。科學(xué)的檔案化工作就是對其管理活動進(jìn)行真實(shí)的記錄和構(gòu)建，而檔案的存在意義就在于它對機(jī)關(guān)單位自身發(fā)展軌跡和決策進(jìn)行了系統(tǒng)的整理和歸納，是最為重要的工作經(jīng)驗(yàn)財富以及對未來進(jìn)行重大事項(xiàng)決策的主要資料獲取地。正是在這樣的意義之下，以至于檔案管理已經(jīng)逐步成為了當(dāng)前機(jī)關(guān)工作的最重要一步，并且對機(jī)關(guān)的效益產(chǎn)生了十分重大的影響，不僅可以幫助機(jī)關(guān)單位提高績效等級，還能夠間接促進(jìn)效益的增加，最終幫助機(jī)關(guān)進(jìn)行科學(xué)化管理。但目前機(jī)關(guān)單位對檔案管理的方式仍然存在一些不足之處，對這些問題和不足之處進(jìn)行針對性的分析和探討具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在的主要問題

檔案管理工作因其體系龐大和細(xì)部功能活躍在機(jī)關(guān)管理工作中產(chǎn)生了積極作用，但同時因?yàn)檫@些特點(diǎn)，在實(shí)際的管理工作中也存在著如下幾方面的問題：

1.1 對檔案的重視程度較低

一般而言，在機(jī)關(guān)單位中因?yàn)橹v求效率，管理人員大多重視的是可以取得立竿見影效果的管理工作，比如人事管理或者組織管理，檔案管理工作作為一種后備的資源管理模式常處于了無聲跡的狀態(tài)。因此，機(jī)關(guān)管理人員總體而言對檔案管理方面重視的程度不太夠。造成這種狀況的根本原因在于部分機(jī)關(guān)單位的管理人員并沒有正確認(rèn)識到作為管理當(dāng)中處于基礎(chǔ)地位的檔案管理工作，其實(shí)是處在整個管理金字塔的底座地位，對于管理體系起著重要的支撐作用。很多單位沒有意識到檔案工作對單位的信息統(tǒng)計功能和決策功能有著重大的意義，把本單位的檔案部門當(dāng)成了冷衙門，如果單位進(jìn)行精簡的時候首先就是拿這里開刀，與此同時也由于不重視，檔案部門往往不會成為一個專門的部門，而是把這些檔案分散到各個具體部分進(jìn)行分類保管。在這樣缺乏監(jiān)督體系的保管制度下，一旦有關(guān)鍵的檔案管理人員離職，整個檔案體系將變成一片混亂，各種機(jī)密文件、知識產(chǎn)權(quán)和信息的大量丟失將會給機(jī)關(guān)單位和國家造成不可挽回的損失。

1.2 檔案進(jìn)行科學(xué)化管理的程度十分低下

隨著當(dāng)前國家信息化的發(fā)展構(gòu)建，辦公自動化、電子版文件管理和文檔的一體化等各種類型的新生高效辦公手段對國家的辦公效率有了極大的提高，因此所對應(yīng)的檔案管理手段也相應(yīng)的發(fā)生了十分巨大的變化。這些基于互聯(lián)網(wǎng)的電子檔案管理模式和管理構(gòu)架與原來傳統(tǒng)的檔案管理方式是有著截然不同的發(fā)展思路的，因此傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)并不可以完全生搬硬套到現(xiàn)在的檔案管理制度上的。因?yàn)樵陔娮踊母窬种拢募陨淼钠鸩荨⑿薷囊约皩ξ募募垙垖?shí)體化印刷都有顯著不同的區(qū)別，其中最明顯的就是其可復(fù)制性和公開性。這種特征讓傳統(tǒng)管理紙張檔案的思路被迫進(jìn)行全面升級和更新。同時因?yàn)橥ㄟ^電子媒介進(jìn)行存儲的數(shù)據(jù)具有容易被破壞的缺點(diǎn)，因此當(dāng)前的管理方式已經(jīng)嚴(yán)重落后于時代的變遷，電子檔案的缺陷并沒有被全面

克服。

從上文總結(jié)克制，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化和系統(tǒng)化，會對機(jī)關(guān)單位的管理運(yùn)營質(zhì)量和效率產(chǎn)生積極的影響，并能夠提高和改進(jìn)機(jī)關(guān)單位管理工作的理念和模式，從而杜絕因機(jī)關(guān)單位檔案管理方面的諸多弊病對機(jī)關(guān)在管理工作中產(chǎn)生的諸多問題。

2 如何對檔案管理進(jìn)行科學(xué)化和高效化的磨合

檔案管理工作應(yīng)該從意識和人員以及管理模式方面進(jìn)行改進(jìn)，從而有效提升整個檔案管理工作的效率并促進(jìn)機(jī)關(guān)單位管理工作的質(zhì)量水平。

2.1 要對檔案意識進(jìn)行自身層面上的強(qiáng)化

在進(jìn)行強(qiáng)化的同時還要把這些觀念牢牢運(yùn)用在當(dāng)前的檔案工作當(dāng)中和建設(shè)當(dāng)中。要做的事情就是對檔案意識進(jìn)行提高。只有堅信檔案管理和機(jī)關(guān)單位效率提高之間的有益正相關(guān)，才可以真正的把檔案管理的強(qiáng)化意識融入到每天的日常工作當(dāng)中，把檔案管理的核心觀念放到工作中的重要地位上。機(jī)關(guān)單位要對各種相關(guān)法律，比如《檔案法》或者《〈檔案法〉實(shí)施辦法》以及本地的檔案管理試行辦法進(jìn)行學(xué)習(xí)，對檔案的重要性進(jìn)行充分的研究和指導(dǎo)監(jiān)督。只有這樣，檔案管理工作才能夠從被動的消極管理轉(zhuǎn)變成為主動的積極管理。

2.2 科學(xué)使用高效信息化的檔案管理工具

在對機(jī)關(guān)單位的檔案進(jìn)行信息化的改制和建設(shè)當(dāng)中，檔案部門要充分利用當(dāng)前計算機(jī)的數(shù)據(jù)儲存數(shù)量巨大、進(jìn)行檢索的速度極快等各類先進(jìn)優(yōu)勢，大力進(jìn)行針對計算機(jī)框架構(gòu)建下的檔案檢索思路和實(shí)際的存儲構(gòu)建方式。同時，檔案部門要在這種高速信息化檢索的基礎(chǔ)之上建立起最為嚴(yán)格的管理和研究制度，針對計算機(jī)的技術(shù)和管理這兩個方面對其進(jìn)行統(tǒng)籌和調(diào)配，確保檔案本身和存儲之間的安全保障，對于紙張形式的傳統(tǒng)檔案、數(shù)據(jù)形式的電子檔案和兩者之間進(jìn)行過渡的檔案的安全措施都要進(jìn)行針對性的保證，確保網(wǎng)絡(luò)檔案的安全以及數(shù)據(jù)媒介存儲的安全。同時要采用雙軌制的構(gòu)建方式，把紙張的檔案文件和電子的檔案文件進(jìn)行分門別類的整理，對其進(jìn)行檔案編號的統(tǒng)一化和對應(yīng)化，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行錄著信息的整理和輸入，方便查閱和整理。同時在此基礎(chǔ)上還要對數(shù)據(jù)的備份工作進(jìn)行整理和重視。如果單位自身?xiàng)l件比較好的話，則可以一步一步進(jìn)行數(shù)字的檔案館建設(shè)，通過高度整合的信息處理核心進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的

共享。

3 結(jié)束語

檔案是國家十分重要的資源，也是機(jī)關(guān)單位管理工作的基石。在具體的檔案管理工作中，機(jī)關(guān)單位應(yīng)對其引起足夠重視，引進(jìn)科學(xué)化和規(guī)范化的管理理念和模式改進(jìn)檔案管理工作的成效，從而為機(jī)關(guān)單位整體的管理打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，達(dá)到機(jī)關(guān)管理高效化和高質(zhì)化的實(shí)現(xiàn)。對此，相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)作出不懈努力，從機(jī)關(guān)單位的具體管理工作入手，不斷進(jìn)行研究和改進(jìn)，為促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化以及機(jī)關(guān)單位的智能發(fā)揮作出重要貢獻(xiàn)。

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