淺論檔案信息自動化管理系統的現狀與建設措施

朱建興

摘 要：伴隨著社會信息化速度的不斷加快，檔案管理工作也出現了新的問題，新時期檔案管理工作必須順應社會潮流向信息化轉變。鑒于此，本文詳細分析了自動化管理系統的價值和目前存在的問題，并提出了針對性的解決方案，以期有效促進檔案信息自動化管理進程。

關鍵詞：檔案管理；信息化；自動化；系統

1 檔案信息自動化管理系統的價值

隨著網絡技術的飛快發展，我們的辦公形式也向著自動化、無紙化轉變。計算機所生成的所有數據及材料最后都以電子文件的形式存在，機讀文件形式有了它存在的必然性。所以，檔案信息及材料以計算機作為載體為各個用戶所利用是順應時代的要求。對于信息利用者來講，他們所關心的問題是所獲信息的內容以及信息查詢的便利性，而對于檔案從業人員來講，就需要將來自不同機讀形式的文件分別進行細化整理，保留精髓，保證其真實可信度，使檔案信息管理能夠更加系統化，提升價值點，便于更好地為用戶提供服務。

從近幾年發展來看，檔案信息自動化管理系統在檔案信息管理工作中得到了很好的普及應用，系統的普及應用也使檔案信息管理系統無論在質量還是在效率方面都有提高，給客戶帶來了極大方便。檔案作為國家和企事業單位信息及數據記錄的重要載體，它給檔案使用部門工作帶來很大的幫助，能夠將檔案信息與數據處理兩個技術結合運用，可以在更大程度上提高檔案管理質量和案管理部門的工作效率，進而強化企事業單位的檔案管理工作，甚至從根本上使我國檔案管理技術得到優化。

2 檔案信息自動化管理系統的現狀

我國檔案信息自動化管理在20世紀80年代開始初步顯現出規范化和系統化趨勢，開始成為各企事業單位進行檔案信息交流、處理及共享的有力平臺，并開始以業務立足，向服務化模式發展。雖然當初檔案信息自動化管理已經擁有了檔案信息管理的所有功能，但仍然存在以下諸多問題：

2.1 配套軟件開發不健全，通用性差

目前我國企事業單位檔案信息自動化管理所用的配套軟件都以各個使用單位的需求為主要導向，以現有設施為基礎，以滿足自身需求而獨自研發，因此，具有難以移植、通用性差等弊端。自成一體的軟件及有限的研發能力阻礙了檔案信息自動化管理的發展進程。另外，一個單位或企業的研發能力是有限的，要解決軟件開發和應用中所有問題目前還存在一定的難度。

2.2 缺乏統一性、規范性、標準性

標準化、統一化和規范化是檔案信息自動化管理走入正軌并快速發展的必備條件，也是檔案信息化技術推廣和應用的首要條件。檔案信息自動化管理也是一個非常系統的工程，其由很多個相互關聯的技術因素構成，很難進行統一的標準和規范要求。系統的目標性質要求每個技術因素都要在統一的標準和規范下向著同一個目標方向發展，發揮整體作用優勢。只有做到標準的統一性及規范性，才能快速推進檔案信息自動化管理進程，以便其更好的為使用者服務。

2.3 檔案管理工作人員的總體素質不高

目前中國企事業基層單位員工年齡結構老齡化現象嚴重，很多單位的老員工對檔案信息自動化管理并不是很了解，甚至完全不懂如何對計算機進行操作，這在很大程度上阻礙了檔案信息自動化管理的開展普及。檔案信息自動化管理是計算機技術、檔案管理技術、數據管理技術的綜合應用，從業人員必須加強學習，提高自身的專業理論知識及相關技能，成為檔案信息自動化管理方面的復合型人才，促進檔案信息管理電子化發展。

3 檔案信息自動化管理系統的建設措施

3.1 提高檔案信息系統整體管理水平

在建設檔案信息自動化過程中，必須重視系統的整體性能。在實際操作中，提高系統整體性能就等于提高了系統運行質量和管理水平，不可忽略的是，每個系統在運行的過程中都容易出現一些問題，對整個系統運行質量產生不同程度的不利影響，因此對這些問題要有針對性的做好應急措施，確保整個系統運行的正常和水平的發揮。

3.2 加強檔案信息管理的標準化與規范化

計算機技術是檔案信息自動化管理中最核心的技術，而檔案管理的標準化和規范化則是實現計算機高效率工作的基本條件。集中和統一是檔案信息自動化系統所必需的管理方式，人工與高科技工具相結合是檔案信息自動化系統的建設方向，即要求檔案管理人員直接利用計算機進行工作，又是探討檔案信息自動化系統建設與管理時必須要堅持的原則之一。而目前，我國檔案信息自動化系統的管理體制仍然不夠完善，同時存在集中統一管理不力和利用不便兩方面問題，其中，集中統一管理不力問題尤為突出，所以信息分散現象亟需解決。因而要求檔案管理相關機構中的各個層次和各個專業辦公自動化管理軟件都要納入統一的檔案信息自動化系統管理當中，實施集中統一的規范化管理，杜絕各行其是和自建系統等情況發生，這就避免了信息分割和不必要的資源浪費。檔案信息管理的標準化與規范化最理想的模式是建立集中統一管理下的分散式系統，但這種結構對技術要求較高，必須具有強大的管理能力和技術水平。

3.3 加強檔案數據庫建設

開發搭建完善的數據庫系統是檔案信息自動化管理系統的基礎。近幾年來，在檔案信息自動化管理的發展以及建設過程中，文件處理和文件開發利用技術水平一直未有大幅度的提升，我們應該充分認識到加強檔案信息自動化數據庫建設的重要性，并采取有效措施，大力推動數據庫建設進程。數據庫建設是一個長期的系統性工程，在這個過程中，我們要循序漸進，堅持有低向高，由單個向群體逐步實現的原則，最終實現單一數據庫向系統數據庫的過渡，同時，還應科學、有效地對信息內容進行管理。目前我國科技水平提升速度飛快，未來還將有更多、更新的技術手段應用到數據庫建設系統中，檔案數據庫也將會得到進一步的完善。

3.4 加強檔案管理隊伍的建設

目前一些檔案管理工作人員，在工作中遇到問題時，總會將這些問題歸就于硬件設備配置不健全所致。其實，檔案信息自動化包涵了檔案工作的多個環節，一些問題的出現并不是因硬件設備，而是從業人員未能將硬件的功能充分發揮出來。如果我們只盯著計算機系統的問題，而不能將視野擴大到整個檔案信息管理系統上來，自然難以全面、有效的解決工作難題。

綜上所述，建設和管理好檔案信息自動化系統可以大大提高檔案管理的工作效率，但這是一項極為復雜的長期工程，需要分步實施，一一破解工作中的重點和難點問題。我們可以通過系統的技術培訓、自學等一系列途徑，來引導從業人員掌握正確的工作思路，明確自已的工作任務和職責，不斷提高自身業務水平和技能。通過檔案信息的自動化管理，可以打破檔案信息使用過程的諸多局限，促使檔案管理機構由封閉走向開放，并完成從信息采集、信息保管到信息管理、信息服務的職能轉變，從而實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為檔案信息的需求者提供更為高效和優質的服務。

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