淺議如何做好新常態下的城鄉居民養老保險檔案管理

張緒武

城鄉居民養老保險檔案管理工作是城鄉居民社會養老保險管理工作的一個重要部分，是促進各項工作質量和工作效率提高的基本保證，也是維護城鄉居民社會養老保險工作真實歷史面貌的一項基礎工作。對于記載城鄉居民社會養老保險部門發展史上的優秀成果、研究本單位的歷史沿革和工作業績至關重要。因此，提高城鄉居民社會養老保險管理檔案工作的質量和效率，可以給我們的工作決策提供更多具有參考和借鑒價值的信息。本文擬就如何做好新常態下城鄉居民社會保險部門的檔案工作談一點膚淺的認識，僅供參考。

1 目前城鄉居民社會養老保險檔案管理現狀

1、對檔案管理工作的重視程度不夠

城鄉居民養老保險檔案是城鄉居民社會養老保險部門在日常管理工作中所形成的具有保存價值的文字、圖像、視（音）頻等多種形式的歷史記錄，是城鄉居民社會養老保險部門的寶貴信息資源，對做好城鄉居民養老保險檔案工作起著至關重要的作用。但長期以來，城鄉居民社會養老保險部門對城鄉居民養老保險檔案管理業務知識的學習很少，對加強城鄉居民養老保險檔案工作的認識不深。還沒有真正把檔案工作列入單位年度工作計劃，研究的少、安排的少、督導的少，使得檔案管理工作只是滿足于現狀。

2、城鄉居民養老保險檔案管理軟、硬件設施不夠完善

從軟件方面來講，少數單位城鄉居民養老保險檔案管理制度不健全，有的雖然制定了檔案管理制度，卻形同虛設，沒有嚴格按照檔案管理制度執行，淡化了城鄉居民養老保險檔案管理工作。從硬件方面來講，經費投入欠缺，雖然建立了專門的檔案管理庫房，搭建了檔案管理系統，但還有部分單位的檔案室設備簡陋，檔案柜陳舊老化，檔案室通風性能差，安全防范設施不配套、措施不得力，不能滿足檔案管理的需求，達不到檔案管理的基本要求。

3、城鄉居民養老保險檔案工作人員業務素質有待提高

隨著社會的不斷發展進步，辦公設備日益現代化，檔案種類和載體日益多樣化，這就對檔案管理工作人員在檔案業務知識和管理技能等方面都提出了更高的要求。過去那些傳統的業務知識與工作方法，已經不能適應新常態的需要，加之在實際工作中，少數基層單位并無專職檔案人員，一般都是一崗多職，在工作中，除了要對城鄉居民養老保險檔案進行資料收集和管理，更多的是要完成單位交代的其他日常事務，這就導致檔案管理人員疲于應付日常事務，無法保質保量完成檔案管理的相關工作，加之工作輪崗和崗位職能調整，使得檔案管理人員業務素質欠缺，嚴重影響了城鄉居民社會養老保險部門檔案管理工作的持續性和穩定性。同時，由于檔案人員檔案業務技能不足，無法正常操作檔案管理軟件，致使歸檔文件資料的收集、整理、分類與保管期限劃分等方面不準確、不科學，檔案資料不能及時立卷歸檔的情況也便在所難免。

2 加強城鄉居民社會養老保險檔案管理的對策建議

加強基層城鄉居民社會養老保險檔案管理工作是新的歷史時期機關檔案工作的重要一環。各級領導務必高度重視，努力建設一支專業檔案管理員隊伍，規范機關檔案管理，真正做到思想認識到位、基礎保障到位、工作落實到位，確保城鄉居民養老保險檔案管理工作站在新起點、適應新常態、創造新業績。

（一）強化學習教育，提高思想認識

加強城鄉居民社會養老保險部門檔案管理工作是一項紛繁復雜的系統工程，決不是一蹴而就的事，因此，必須強化科學管理，創新工作方法，持之以恒、堅持不懈地去研究與探索，逐步建立有效的管理機制，使其穩步健康發展，真正讓基層城鄉居民社會養老保險工作成為惠及民生、利及工作的有效保障。

一是要強化學習教育，提高對機關檔案管理工作重要性的認識。城鄉居民社會養老保險工作，是我國社會主義建設事業的一個重要組成部分，關乎民生，涉及民本，影響民眾，因而，加強城鄉居民社會養老保險部門的檔案管理工作顯得尤為重要。特別是基層城鄉居民社會養老保險部門，由于對機關檔案管理工作認識不深，進而產生了輕視、淡化的現象。針對這一問題，要教育引導基層城鄉居民社會養老保險干部職工把機關檔案管理工作放在重要位置，充分認識檔案管理工作的重要意義和重大作用，不僅各級領導要高度重視，具體從事檔案管理工作的人員更要負起責任，履行好自己的職責。從收集相關資料開始，認真做好檔案管理工作。真正要認識到基層城鄉居民社會養老保險工作與廣大人民群眾的利益息息相關，要把機關檔案管理工作放在與其它工作同等重要的位置上，扎扎實實地完成檔案工作任務。要把自己所從事的城鄉居民社會養老保險檔案工作與全心全意為人民服務這一宗旨緊密結合起來。只有這樣，才能把基層城鄉居民社會養老保險檔案管理工作謀劃好、開展好、落實好。二是要強化業務培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。要切實采取各種行之有效的措施，對檔案管理人員進行系統的檔案業務培訓，讓檔案管理人員熟練掌握管理方法，熟練操作檔案管理軟件，不斷提高檔案管理水平，真正把檔案工作管理好，確保檔案管理工作科學、規范，齊全、準確，保密、安全。使之能夠結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。三是要加強職業道德教育，增強檔案管理工作人員的責任心。要教育檔案管理人員強化責任意識，培育職業意識，樹立精品意識。站在新高度，接受新信息，擴大新視野，努力提高自己的認知能力和鑒別能力，努力按照愛崗敬業、誠實守信、嚴格管理、服務群眾、奉獻社會的職業要求搞好檔案管理工作。同時要嚴格管理好檔案，保證檔案資料合法、真實、有效，使城鄉居民養老保險檔案工作能夠真正服務領導、服務人民、服務社會。

（二）充分挖掘潛力，搞好基礎保障

一是要加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理是一項專業性很強的工作。特別是在新的形勢下，迫切需要造就一支政治過硬、業務精湛、作風扎實、紀律嚴明的高素質檔案員隊伍。這就要求各級城鄉居民社會養老保險部門必須建立一支穩定的檔案員隊伍，并經常關心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的學習環境和工作環境，落實相關的政治待遇和福利待遇，對工作業績突出的檔案管理員要積極推薦，提拔重用，從而有效調動他們工作的積極性。同時要在檔案主管部門的指導下，組織檔案管理人員學習檔案法律法規和業務知識，建立檔案管理網絡體系，實行動態管理，加強檔案隊伍之間的交流。并在此基礎上建立健全檔案管理責任制，促進城鄉居民養老保險檔案管理科學化、制度化、規范化。二是要加強檔案管理的硬件設施投入。隨著現代數字化檔案館建設的實施，各級城鄉居民社會養老保險部門檔案數據庫不斷擴展，為保證檔案信息數據順暢錄入、安全存儲、快捷提供，各單位應該根據檔案管理的要求，對檔案設施及時進行更新改造，保證檔案資料管理完整、齊全、準確、規范，為有效地保護和利用檔案創造基礎條件，突出檔案庫房檔案安全保護的“十防”要求，實現檔案庫房安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理轉變。三是要按照要求搞好歸檔工作。要按照城鄉居民養老保險檔案管理工作的規定和程序，指導、協調好各種檔案的立卷和歸檔工作，要對機關檔案進行集中統一管理，注重維護檔案資料的完整與安全，切實抓好檔案資料的收集、整理、保存、鑒定，統計、移交和利用等環節，尤其是要抓好社會保障檔案的收集、整理、歸檔，這樣才有利于進一步抓好利用檔案的環節，使其他環節又服從和服務于利用這一環節。

（三）健全制度體系，推動工作落實

一是思想認識到位。各級領導應該把加強基層城鄉居民社會養老保險檔案管理工作作為完善社會就業、社會保障體系的重要工作，視為民心工程，納入議事日程，擺到重要位置。建立領導聯系機制，經常關注和定期研究檔案管理工作。要根據城鄉居民社會養老保險工作需要，制定相應的工作目標，確定工作的具體內容，切實從思想上提高認識，從行動上強化落實。二是管理制度到位。基層城鄉居民社會養老保險組織應制定行之有效的管理制度和目標考核方案，把基層檔案工作人員的考核作為考核基層領導干部政績的重要內容來抓，經常性進行工作督辦，使其有效地發揮自身作用，促進檔案管理人員以飽滿的熱情投入到檔案管理工作中去，更好地為群眾服務。通過長期扎實有效的管理工作，使基層城鄉居民社會養老保險檔案管理工作日趨完善，檔案管理更加科學，檔案建設更加規范，檔案利用更加高效。三是基礎保障到位。基層城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的有效開展，無疑需要一定的人力保障、制度保障和財力保障作后盾。首先是要配齊配強檔案管理干部隊伍，要把責任心強、想干事、能干事、會干事的干部安排到檔案管理崗位上來，使之能夠干成事、不出事；其次是要配備檔案管理工作所需要的設備設施，特別是要建立設備現代化的檔案庫，確保信息安全；第三是要滿足檔案管理的工作經費，保證日常檔案工作正常運轉、有序運行、高效利用，確保基層城鄉居民社會養老保險檔案管理工作適應新常態，創造新業績，推動新發展。