技術檔案管理信息化

摘 要：技術檔案管理工作繁瑣枯燥，但對技術工作任務的開展卻極為重要，為了使檔案工作規范化、標準化，有必要建立健全檔案管理信息化制度，做好電子文件的處理工作，本文根據石油地質檔案管理工作經驗，介紹行之有效的技術檔案管理信息化的途徑。

關鍵詞：技術檔案；信息化

技術檔案管理在石油地質工作中起著重要作用，是地質結論形成和重大決策的基本依據。它是一代代工程技術人員艱苦工作的成果資源，是技術傳承的載體。然而，技術檔案在實際管理中存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理的信息化。石油地質檔案管理的信息化路程并不簡單，經歷了單機管理到聯網管理的過程，從人員培訓，增強檔案管理現代化意識，加快硬件設施建設，創建規范的管理機制和建設復合型的管理隊伍等方面進行了全面加強。

1 建立檔案管理現代化制度

科學規范的檔案管理，是衡量單位檔案部門工作業績與管理水平的重要尺度，技術檔案記錄著工程技術人員的工作成果，很多工程項目是分期分批進行的，技術檔案為接下來的工作提供了第一手的資料，是進行科技活動的基礎，檔案管理工作做好了，為領導和科技人員進一步工作和決策提供準確依據，為單位的科技發展奠定堅實的基礎。

檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理管理，二是對檔案中所含信息的管理。檔案資源管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等，檔案管理流程如圖1。

在手工管理的時代檔案工作缺乏制度化，檔案管理工作繁重，檔案收集規范困難，檔案查找效率非常低。常常出現檔案管理人員由于工作調動后，人員的專業素質不同，在檔案立卷構成中不能按照一致的文件目錄順序新進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍，使整理查找工作量非常大。

觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化，如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程，即使有一流的檔案保護和管理設施，也不能形成檔案管理現代化。檔案工作人員在實現檔案管理現代化的過程中，要依靠科技進步和科學管理，建立和時代合拍的檔案意識。信息化的檔案信息發布交流，才能轉變對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等情況，達到變檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉轉變為開放，使檔案工作更好適應發展的需要，這樣通過檔案資源建設來建立科學合理的檔案體系，檔案信息化管理包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出等過程，是一種信息控制系統。

2 實現檔案管理人員裝備和技術的現代化

隨著檔案受重視程度的大大提高，檔案管理的設備得到不斷完善和更新，檔案管理技術手段的進步也推動檔案工作人員提高效率，從而實現在單位生產中，檔案工作產生重要作用，促進技術信息的有效交流，提升單位在生產中的決策水平。

2.1 建設復合型的人員隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

提高檔案管理人員的信息化意識，按規范進行信息化，信息文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都在計算機上實現，檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。

2.2 統一檔案管理標準。

檔案管理手段需要不斷提高，也必須加強檔案管理的標準化，標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立，如果各單位技術檔案不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，技術檔案資源資源共享交流也就難以實現。

為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，檔案管理部門必須提高檔案管理人員信息化工作技能，有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識，創造條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，從而不斷提高工作技能。

檔案管理部門在制定適應信息化建設的檔案管理制度過程中，不僅要健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟，還要制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.3 按需配置管理設備

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要建立起規范的管理機制，適當購入和更新設備，經常進行新技術新方法的學習培訓。在網絡工作環境下，電子文件的標準化也很重要，電子文書處理規范化標準化，可保證長期有效的利用。

檔案管理信息化首先要不斷加強硬件建設，及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的應用，充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，利用信息設備和網絡，提高檔案流轉的效率，及時開發出豐富的檔案信息，滿足技術領導和技術人員的需要，將技術檔案的價值有效化。實際應用后，現代化技術手段在檔案管理中運用，為檔案工作注入了活力，極大地提高了檔案管理工作的效率，為單位創造可觀的社會效益和經濟效益。

3 結束語

石油地質資料的管理工作，經歷了手工管理、單機信息化管理到聯網信息化管理的過程。通過建立科學規范化的檔案信息管理，科學規范的檔案管理可以不斷地提升管理水平，實現檔案管理工作的規范化科學化，進而使檔案管理工作立于不敗之地，有效提高檔案工作的價值，有效服務于石油地質的技術工作，成為技術發展的助力。

參考文獻

[1]丁海斌.<中國科技檔案史>.東北大學出版社， 2007年版

[2]張寧. <我國電子文件管理現狀調查與思考>.檔案學通訊2008（6）：67-73

[3]辛希孟.<信息技術與信息服務國際研討會論文集>，中國社會科學出版社1994年北京

作者簡介

鄧力健（1966—），女，四川省德陽市人，工作單位：中石化西南分公司石油工程監督中心，職務：檔案管理員，研究方向：技術檔案管理。