技術(shù)檔案管理信息化

摘 要：技術(shù)檔案管理工作繁瑣枯燥，但對(duì)技術(shù)工作任務(wù)的開(kāi)展卻極為重要，為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有必要建立健全檔案管理信息化制度，做好電子文件的處理工作，本文根據(jù)石油地質(zhì)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，介紹行之有效的技術(shù)檔案管理信息化的途徑。

關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案；信息化

技術(shù)檔案管理在石油地質(zhì)工作中起著重要作用，是地質(zhì)結(jié)論形成和重大決策的基本依據(jù)。它是一代代工程技術(shù)人員艱苦工作的成果資源，是技術(shù)傳承的載體。然而，技術(shù)檔案在實(shí)際管理中存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低的問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。石油地質(zhì)檔案管理的信息化路程并不簡(jiǎn)單，經(jīng)歷了單機(jī)管理到聯(lián)網(wǎng)管理的過(guò)程，從人員培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，加快硬件設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍等方面進(jìn)行了全面加強(qiáng)。

1 建立檔案管理現(xiàn)代化制度

科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量單位檔案部門(mén)工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，技術(shù)檔案記錄著工程技術(shù)人員的工作成果，很多工程項(xiàng)目是分期分批進(jìn)行的，技術(shù)檔案為接下來(lái)的工作提供了第一手的資料，是進(jìn)行科技活動(dòng)的基礎(chǔ)，檔案管理工作做好了，為領(lǐng)導(dǎo)和科技人員進(jìn)一步工作和決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，為單位的科技發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理管理，二是對(duì)檔案中所含信息的管理。檔案資源管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等，檔案管理流程如圖1。

在手工管理的時(shí)代檔案工作缺乏制度化，檔案管理工作繁重，檔案收集規(guī)范困難，檔案查找效率非常低。常常出現(xiàn)檔案管理人員由于工作調(diào)動(dòng)后，人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不同，在檔案立卷構(gòu)成中不能按照一致的文件目錄順序新進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，使整理查找工作量非常大。

觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化，如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，也不能形成檔案管理現(xiàn)代化。檔案工作人員在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，要依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)。信息化的檔案信息發(fā)布交流，才能轉(zhuǎn)變對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等情況，達(dá)到變檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放，使檔案工作更好適應(yīng)發(fā)展的需要，這樣通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的檔案體系，檔案信息化管理包含了信息的輸入、存儲(chǔ)、加工、輸出等過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理人員裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

隨著檔案受重視程度的大大提高，檔案管理的設(shè)備得到不斷完善和更新，檔案管理技術(shù)手段的進(jìn)步也推動(dòng)檔案工作人員提高效率，從而實(shí)現(xiàn)在單位生產(chǎn)中，檔案工作產(chǎn)生重要作用，促進(jìn)技術(shù)信息的有效交流，提升單位在生產(chǎn)中的決策水平。

2.1 建設(shè)復(fù)合型的人員隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

提高檔案管理人員的信息化意識(shí)，按規(guī)范進(jìn)行信息化，信息文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)，檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。

2.2 統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理手段需要不斷提高，也必須加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立，如果各單位技術(shù)檔案不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，技術(shù)檔案資源資源共享交流也就難以實(shí)現(xiàn)。

為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門(mén)必須提高檔案管理人員信息化工作技能，有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)，創(chuàng)造條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，從而不斷提高工作技能。

檔案管理部門(mén)在制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度過(guò)程中，不僅要健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，還要制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.3 按需配置管理設(shè)備

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要建立起規(guī)范的管理機(jī)制，適當(dāng)購(gòu)入和更新設(shè)備，經(jīng)常進(jìn)行新技術(shù)新方法的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。在網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化也很重要，電子文書(shū)處理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，可保證長(zhǎng)期有效的利用。

檔案管理信息化首先要不斷加強(qiáng)硬件建設(shè)，及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的應(yīng)用，充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，利用信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，提高檔案流轉(zhuǎn)的效率，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息，滿(mǎn)足技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員的需要，將技術(shù)檔案的價(jià)值有效化。實(shí)際應(yīng)用后，現(xiàn)代化技術(shù)手段在檔案管理中運(yùn)用，為檔案工作注入了活力，極大地提高了檔案管理工作的效率，為單位創(chuàng)造可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3 結(jié)束語(yǔ)

石油地質(zhì)資料的管理工作，經(jīng)歷了手工管理、單機(jī)信息化管理到聯(lián)網(wǎng)信息化管理的過(guò)程。通過(guò)建立科學(xué)規(guī)范化的檔案信息管理，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化科學(xué)化，進(jìn)而使檔案管理工作立于不敗之地，有效提高檔案工作的價(jià)值，有效服務(wù)于石油地質(zhì)的技術(shù)工作，成為技術(shù)發(fā)展的助力。

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作者簡(jiǎn)介

鄧力健（1966—），女，四川省德陽(yáng)市人，工作單位：中石化西南分公司石油工程監(jiān)督中心，職務(wù)：檔案管理員，研究方向：技術(shù)檔案管理。