檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)芻議

俞雯

摘 要：檔案時(shí)一種較為珍貴的信息資源，隨著信息時(shí)代的到來，以電子文件為載體的檔案豐富了傳統(tǒng)檔案的管理內(nèi)容，促進(jìn)了現(xiàn)代化的檔案管理制度的建立。這就要求在檔案管理中，檔案管理人員要積極提高所需的知識和技能，以及必要的道德素質(zhì)，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員；素質(zhì)

1 檔案管理人員素質(zhì)的重要影響

檔案是單位各項(xiàng)活動的記錄，是重要的信息資源。隨著信息化時(shí)代的來，檔案的形式也變得十分豐富。從檔案的載體來看，出了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還出現(xiàn)了電子文檔、光盤等；從檔案的記錄形式來看，有手寫、打印、圖片、錄音等。檔案管理工作本來就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，加之檔案管理的新發(fā)展，使得檔案管理必須依照一定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。從開始的信息收集，到整理，到歸檔以及調(diào)閱檔案，如果其中的一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題很可能影響到檔案的有效利用。對于檔案管理人員來說，如果要想出色地完成管理工作就必須具備良好的職業(yè)素質(zhì)。因此，提升檔案管理人員的素質(zhì)能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，提高檔案的安全性，促進(jìn)檔案作用的發(fā)揮。

2 檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

1、良好的思想政治素質(zhì)

一般的檔案有較強(qiáng)的機(jī)密性，與單位的各個(gè)部門以及活動密切相關(guān)，是單位發(fā)展的重要內(nèi)容。因此，檔案管理人員要堅(jiān)持正確的價(jià)值觀，嚴(yán)格遵守政治記錄和檔案管理的規(guī)章制度。對于機(jī)密較高的檔案要提高保護(hù)意識，終于國家和人民，確保檔案的安全。另外，管理人員還要學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論以及三個(gè)代表和科學(xué)發(fā)展觀。同時(shí)還要學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)法制觀念，堅(jiān)決依法開展工作。

2、為人民服務(wù)的精神

檔案管理人員要具有為人民服務(wù)的精神，要有強(qiáng)烈的視野心和責(zé)任心，熱愛本職工作，堅(jiān)持為人們服務(wù)，耐心地完成本職工作。檔案管理工作的特殊性使得管理人員在工作中接觸的人很少，因此，管理人員要甘于清貧、樂于奉獻(xiàn)，在工作中積極、主動，以寬廣的胸襟面對名利得失，保持良好地心態(tài)。檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案管理模式中掙脫出來，提高服務(wù)意識，主動、熱情、周到地服務(wù)，提高檔案的利用率，擴(kuò)大檔案的影響，為人民服務(wù)，在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的業(yè)績。

3、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)

檔案管理工作十分復(fù)雜、繁瑣，同時(shí)科學(xué)性也很強(qiáng)，這就要求管理人員要嚴(yán)格按照程序和標(biāo)準(zhǔn)開展管理工作，不能馬馬虎虎。因此，在工作中，管理人員要堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，做好編目、匯編等工作，避免因失誤而造成的反工或給檔案帶來的永久性的損失。

4、扎實(shí)的專業(yè)知識

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，作為管理人員要具備扎實(shí)的專業(yè)知識和工作技能。因此，檔案管理人員要加強(qiáng)對《檔案保護(hù)學(xué)》、《檔案學(xué)》、《目錄學(xué)》的學(xué)習(xí)，建立完整的知識體系，切實(shí)提高理論水平。同時(shí)，還要有廣博的學(xué)識。檔案的分類整理需要以檔案的內(nèi)容為依據(jù)，如果對檔案的內(nèi)容了解不深就無法對內(nèi)容編寫說明；同時(shí)書法也很重要，因?yàn)楣芾砣藛T要書寫一些目錄、標(biāo)引等，如果這些文字難以辨認(rèn)，會影響檔案的使用。

5、現(xiàn)代化的管理知識

檔案館的檔案資源較多，不易于管理，在實(shí)際工作中管理人員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理理論，提高管理素質(zhì)，以科學(xué)的管理方法充分發(fā)揮科學(xué)管理的作用，努力構(gòu)建一整套的管理體系。同時(shí)還要根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，不斷優(yōu)化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理，提高檔案管理的工作效率。

3 時(shí)代發(fā)展對檔案管理人員素質(zhì)的新要求

1、要具備市場意識

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的競爭也越來越激烈。面對這一新的局勢，檔案管理人員要努力培養(yǎng)市場意識，積極參與到市場經(jīng)濟(jì)活動中。一方面，檔案管理人員要努力提高管理質(zhì)量，積極促進(jìn)工作質(zhì)量的提高，使檔案信息能夠產(chǎn)生較好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。另一方面，管理人員還要從政治、理論、知識等各個(gè)方面要求自己，全面提升競爭力，在管理系統(tǒng)中做最優(yōu)秀的一員。

2、要掌握基本的信息技術(shù)

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作的方式和內(nèi)容發(fā)生了重大的變化，這就要求檔案管理人員也要在工作中掌握基本的信息技術(shù)。首先，要熟練地操作電腦。如今，電腦已經(jīng)運(yùn)用在了檔案管理領(lǐng)域，方便了檔案管理，同時(shí)也要求管理人員必須熟練地操作電腦，掌握數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及信息檢索技術(shù)，能夠運(yùn)用檔案管理軟件快速分類、標(biāo)注、查找檔案。其次，還要在網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境中做好安全防護(hù)工作。病毒和木馬威脅著電腦的信息安全，一旦信息泄露很可能造成無法挽回的損失。因此，檔案管理人員在使用電腦時(shí)要注意保護(hù)信息，不登陸沒有安全標(biāo)志的網(wǎng)站，連接外部設(shè)備時(shí)要做好殺毒工作，確保管理電腦不被侵入，保證檔案資源的安全。

3、要具備一定的外語知識

在全球化的時(shí)代，我國與其他國家的交流也日益頻繁，不同語種的文獻(xiàn)也日益增多，并且呈現(xiàn)出逐漸增多的趨勢，而且隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種外文原始檔案也在檔案資源的比重逐漸提高，如果檔案管理人員不懂外語則很難有效地分析、整理資料，導(dǎo)致檔案無法被有效地使用。因此，檔案管理人員要根據(jù)隨時(shí)關(guān)注檔案的發(fā)展趨勢，有針對性地學(xué)習(xí)外語，要不畏艱難，積極學(xué)習(xí)，提升外語水平，從而滿足工作的需要，提高檔案管理的質(zhì)量。

4、要堅(jiān)持創(chuàng)新

在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理工作不能故步自封，要緊跟時(shí)代的步伐，不斷創(chuàng)新。首先，檔案管理人員要認(rèn)識到創(chuàng)新的重要意義。在新時(shí)代，管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，要不斷挖掘有價(jià)值的檔案信息，充分發(fā)揮檔案的作用。其次，要堅(jiān)持服務(wù)創(chuàng)新。檔案管理人員的工作不僅僅局限于檔案的管理，同時(shí)還要做好宣傳工作，讓人們提高檔案意識，有意識地保護(hù)檔案，可以利用檔案館網(wǎng)站、宣傳欄等宣傳檔案保護(hù)工作。同時(shí)還要堅(jiān)持技術(shù)創(chuàng)新。隨著辦公自動化的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量逐漸增多，這就要求檔案管理人員要做好軟件的設(shè)計(jì)以及使用指導(dǎo)工作。

4 總結(jié)

檔案管理人員的素質(zhì)在很大程度上影響了檔案的質(zhì)量，因此，檔案管理人員要努力提升自身素質(zhì)。同時(shí)，在面對不斷變化的社會環(huán)境，管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，以積極的心態(tài)和行動適應(yīng)時(shí)代的變化，推動檔案管理水平的不斷提高。

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