新信息時代下檔案管理的模式

摘 要：在新信息時代下，檔案管理必須要與時同步，開拓創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，實現(xiàn)信息化管理，這是信息時代下檔案管理與時俱進的必然要求。本文從檔案信息化管理新意義出發(fā)，探討信息時代新形勢下的新挑戰(zhàn)，并提出檔案管理創(chuàng)新思路，從而構(gòu)建新時代下高效安全的檔案信息化管理。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

自20世紀(jì)90年代以來，人類社會進入到信息時代的高速發(fā)展階段，尤其是通信技術(shù)及計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛推廣應(yīng)用。這些不僅推動力社會經(jīng)濟的發(fā)展，也給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。在這樣的大數(shù)據(jù)時代背景下，探討檔案管理的新模式，為其今后與時俱進是非常有必要的。

1 檔案管理的新意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作只要是以實體檔案為主，工作人員需要花費大量的時間和精力去收集、分類、保存、管理，不僅僅是對檔案存儲環(huán)境的要求高，而且查閱管理極不便利，工作效率很低。而新信息時代下，如果將檔案管理模式推行信息化管理，將計算機技術(shù)融入其中，實現(xiàn)檔案管理自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化。通常所說的檔案管理信息化即在有關(guān)檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的整個過程中，以對檔案的信息資源進行接收、采集、保存和提供檔案信息資源的利用服務(wù)，其實質(zhì)就是將檔案管理模式從以實體保管為重點的傳統(tǒng)檔案管理向以現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。不但能改變傳統(tǒng)檔案管理的弊端，而且還能延長檔案保存的時間，更有效地發(fā)揮檔案承上啟下的作用，為社會的和諧發(fā)展提供一個有力支撐。

2 當(dāng)前檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

相較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案信息化管理雖解決了檔案收集整理復(fù)雜、保存不便、提檔查閱繁冗等一些問題，但也有一些新的問題重新出現(xiàn)，需要探索方案對策，以致更好的開展檔案管理工作。

2.1 革新檔案信息化管理理念

在以往的檔案管理中過分重視檔案的保藏，而往往忽視了它的實用性能。在檔案管理理念改革進程中，就必須在重視檔案收藏價值的基礎(chǔ)之上，加大檔案內(nèi)容實用價值的重視力度。在信息時代的大背景下，由于數(shù)據(jù)多、信息量大且實用性強，管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，激發(fā)創(chuàng)新意識，更加的注重加快信息檢索途徑，增強自身整體服務(wù)意識，真正實現(xiàn)檔案信息的實用價值，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

2.2 健全新信息時代下檔案相關(guān)法令法規(guī)

檔案管理本是一項政治性較強的工作崗位，它在嚴(yán)格保密性的條件下，還必須要求檔案內(nèi)容的真實、完整和檔案信息的安全，尤其需要國家相關(guān)法規(guī)的有力支撐。雖然我國具有一定的檔案法規(guī)，然而在日新月異的新時代下，網(wǎng)絡(luò)傳輸方便快捷的當(dāng)下，確保檔案信息的安全可靠管理就顯得有些吃力。法規(guī)的不健全，不僅影響了檔案人員的管理，還危及著檔案信息的安全，給檔案的信息化管理帶來一定的阻礙。針對這一問題，應(yīng)盡快重視檔案信息化管理體系的形成，建立完善的法令法規(guī)體系，不斷提升完善程度，維護公眾權(quán)益，確保檔案信息資源庫數(shù)據(jù)的安全問題以及合法的使用權(quán)。

3 信息時代下檔案管理的創(chuàng)新思路

創(chuàng)新是新信息時代下推動檔案管理工作發(fā)展的不竭動力。新形勢下對檔案管理工作提出了新的時代要求。檔案管理工作要適應(yīng)這個要求，必須要與時俱進，開拓創(chuàng)新，在和諧發(fā)展的社會大環(huán)境中穩(wěn)步前進。

3.1 通過集中化管理實現(xiàn)檔案信息的整合

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)的普及應(yīng)用不斷滿足各種行業(yè)和人群的需求。目前大多數(shù)的檔案管理都處在一個過渡階段，加快信息化管理步伐，首要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，集中化管理，實現(xiàn)檔案信息整合。然而，信息數(shù)據(jù)庫的建立需要一個長期的過程才能完整的形成，因此，應(yīng)遵循從簡到復(fù)的建設(shè)過程。與此同時，也應(yīng)將一些先進的信息化設(shè)備技術(shù)統(tǒng)一規(guī)范地引進到檔案管理中，把管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，開展網(wǎng)上服務(wù)新形式，拓寬檔案管理工作的范疇，增強服務(wù)管理新理念，使檔案管理工作的功能和價值得到充分的發(fā)揮，打開新的管理局面，緊跟時代發(fā)展的步伐，順應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

3.2 采用多種途徑確保檔案信息的安全性

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息的傳播通過網(wǎng)絡(luò)越來越便捷，檔案管理工作也應(yīng)時代要求逐漸網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，然而新的高科技竊取信息手段對檔案管理安全保密工作提出了更高的要求。現(xiàn)今的檔案管理保密技術(shù)相對落后，這主要有幾下幾點因素造成的。首先就是部門缺乏相關(guān)的保密制度和有效地管理辦法。大多數(shù)情況下是采用封存鎖柜的方式，大大地忽視了高科技技術(shù)對檔案保密工作的威脅，另外，設(shè)置的網(wǎng)絡(luò)安全防護網(wǎng)較弱，易受黑客和非法用戶侵襲。其次是檔案管理人員對檔案安全保密管理意識薄弱，往往重視檔案信息化數(shù)據(jù)庫整合統(tǒng)一，而忽視了檔案管理的保密工作。最后就是檔案管理保密所需設(shè)施不足。建立一個安全可靠的檔案保密管理，需要投入大量的資金，購置保密設(shè)備，建立強有力的防護網(wǎng)，杜絕一切潛在安全隱患，同時還需要花費資金不定期的對保密人員進行相關(guān)技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保能與時俱進的解決新的安全隱患，出色地完成檔案管理保密工作。

為確保檔案信息的安全，仔細(xì)應(yīng)對不利因素，嚴(yán)格大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入制度及管理機制，并以此為前提，在重視檔案信息化管理上，加強保密工作的開展，并給予一定的資金作為支持，購置保密基礎(chǔ)設(shè)備。而對于檔案管理信息化條件，應(yīng)當(dāng)定期進行技術(shù)更新，防止黑客或不法分子的入侵，對檔案的相關(guān)文本要進行加密保護等措施。還需建立有效地檔案管理監(jiān)管體系，采用多種渠道共同作用，排除一切影響檔案信息安全的隱患，構(gòu)建一個和諧發(fā)展的檔案信息化管理模式。

4 結(jié)語

為了順應(yīng)信息時代發(fā)展的潮流，檔案信息管理模式也應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展而不斷改革，自我創(chuàng)新，有效地將檔案管理與信息技術(shù)有機結(jié)合起來，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化，建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺。從創(chuàng)新思維理念開始，從優(yōu)化服務(wù)意識做起，加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與完善，保障檔案信息安全，注重檔案的使用價值，從而讓檔案信息資源能更好的取之于民，用之于民。

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作者簡介

李桃（1985-），女，漢，湖南益陽，廣州有色金屬研究院，廣東省廣州，本科，初級，主要從事檔案管理工作。