新信息時(shí)代下檔案管理的模式

摘 要：在新信息時(shí)代下，檔案管理必須要與時(shí)同步，開拓創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，實(shí)現(xiàn)信息化管理，這是信息時(shí)代下檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的必然要求。本文從檔案信息化管理新意義出發(fā)，探討信息時(shí)代新形勢(shì)下的新挑戰(zhàn)，并提出檔案管理創(chuàng)新思路，從而構(gòu)建新時(shí)代下高效安全的檔案信息化管理。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

自20世紀(jì)90年代以來，人類社會(huì)進(jìn)入到信息時(shí)代的高速發(fā)展階段，尤其是通信技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛推廣應(yīng)用。這些不僅推動(dòng)力社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也給檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這樣的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，探討檔案管理的新模式，為其今后與時(shí)俱進(jìn)是非常有必要的。

1 檔案管理的新意義

傳統(tǒng)的檔案管理工作只要是以實(shí)體檔案為主，工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去收集、分類、保存、管理，不僅僅是對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的要求高，而且查閱管理極不便利，工作效率很低。而新信息時(shí)代下，如果將檔案管理模式推行信息化管理，將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入其中，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化。通常所說的檔案管理信息化即在有關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的整個(gè)過程中，以對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存和提供檔案信息資源的利用服務(wù)，其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理模式從以實(shí)體保管為重點(diǎn)的傳統(tǒng)檔案管理向以現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。不但能改變傳統(tǒng)檔案管理的弊端，而且還能延長檔案保存的時(shí)間，更有效地發(fā)揮檔案承上啟下的作用，為社會(huì)的和諧發(fā)展提供一個(gè)有力支撐。

2 當(dāng)前檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

相較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案信息化管理雖解決了檔案收集整理復(fù)雜、保存不便、提檔查閱繁冗等一些問題，但也有一些新的問題重新出現(xiàn)，需要探索方案對(duì)策，以致更好的開展檔案管理工作。

2.1 革新檔案信息化管理理念

在以往的檔案管理中過分重視檔案的保藏，而往往忽視了它的實(shí)用性能。在檔案管理理念改革進(jìn)程中，就必須在重視檔案收藏價(jià)值的基礎(chǔ)之上，加大檔案內(nèi)容實(shí)用價(jià)值的重視力度。在信息時(shí)代的大背景下，由于數(shù)據(jù)多、信息量大且實(shí)用性強(qiáng)，管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)，更加的注重加快信息檢索途徑，增強(qiáng)自身整體服務(wù)意識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)用價(jià)值，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

2.2 健全新信息時(shí)代下檔案相關(guān)法令法規(guī)

檔案管理本是一項(xiàng)政治性較強(qiáng)的工作崗位，它在嚴(yán)格保密性的條件下，還必須要求檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整和檔案信息的安全，尤其需要國家相關(guān)法規(guī)的有力支撐。雖然我國具有一定的檔案法規(guī)，然而在日新月異的新時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)傳輸方便快捷的當(dāng)下，確保檔案信息的安全可靠管理就顯得有些吃力。法規(guī)的不健全，不僅影響了檔案人員的管理，還危及著檔案信息的安全，給檔案的信息化管理帶來一定的阻礙。針對(duì)這一問題，應(yīng)盡快重視檔案信息化管理體系的形成，建立完善的法令法規(guī)體系，不斷提升完善程度，維護(hù)公眾權(quán)益，確保檔案信息資源庫數(shù)據(jù)的安全問題以及合法的使用權(quán)。

3 信息時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新思路

創(chuàng)新是新信息時(shí)代下推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展的不竭動(dòng)力。新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作提出了新的時(shí)代要求。檔案管理工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，在和諧發(fā)展的社會(huì)大環(huán)境中穩(wěn)步前進(jìn)。

3.1 通過集中化管理實(shí)現(xiàn)檔案信息的整合

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用不斷滿足各種行業(yè)和人群的需求。目前大多數(shù)的檔案管理都處在一個(gè)過渡階段，加快信息化管理步伐，首要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，集中化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息整合。然而，信息數(shù)據(jù)庫的建立需要一個(gè)長期的過程才能完整的形成，因此，應(yīng)遵循從簡到復(fù)的建設(shè)過程。與此同時(shí)，也應(yīng)將一些先進(jìn)的信息化設(shè)備技術(shù)統(tǒng)一規(guī)范地引進(jìn)到檔案管理中，把管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開展網(wǎng)上服務(wù)新形式，拓寬檔案管理工作的范疇，增強(qiáng)服務(wù)管理新理念，使檔案管理工作的功能和價(jià)值得到充分的發(fā)揮，打開新的管理局面，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，順應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

3.2 采用多種途徑確保檔案信息的安全性

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息的傳播通過網(wǎng)絡(luò)越來越便捷，檔案管理工作也應(yīng)時(shí)代要求逐漸網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，然而新的高科技竊取信息手段對(duì)檔案管理安全保密工作提出了更高的要求。現(xiàn)今的檔案管理保密技術(shù)相對(duì)落后，這主要有幾下幾點(diǎn)因素造成的。首先就是部門缺乏相關(guān)的保密制度和有效地管理辦法。大多數(shù)情況下是采用封存鎖柜的方式，大大地忽視了高科技技術(shù)對(duì)檔案保密工作的威脅，另外，設(shè)置的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)網(wǎng)較弱，易受黑客和非法用戶侵襲。其次是檔案管理人員對(duì)檔案安全保密管理意識(shí)薄弱，往往重視檔案信息化數(shù)據(jù)庫整合統(tǒng)一，而忽視了檔案管理的保密工作。最后就是檔案管理保密所需設(shè)施不足。建立一個(gè)安全可靠的檔案保密管理，需要投入大量的資金，購置保密設(shè)備，建立強(qiáng)有力的防護(hù)網(wǎng)，杜絕一切潛在安全隱患，同時(shí)還需要花費(fèi)資金不定期的對(duì)保密人員進(jìn)行相關(guān)技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保能與時(shí)俱進(jìn)的解決新的安全隱患，出色地完成檔案管理保密工作。

為確保檔案信息的安全，仔細(xì)應(yīng)對(duì)不利因素，嚴(yán)格大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入制度及管理機(jī)制，并以此為前提，在重視檔案信息化管理上，加強(qiáng)保密工作的開展，并給予一定的資金作為支持，購置保密基礎(chǔ)設(shè)備。而對(duì)于檔案管理信息化條件，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行技術(shù)更新，防止黑客或不法分子的入侵，對(duì)檔案的相關(guān)文本要進(jìn)行加密保護(hù)等措施。還需建立有效地檔案管理監(jiān)管體系，采用多種渠道共同作用，排除一切影響檔案信息安全的隱患，構(gòu)建一個(gè)和諧發(fā)展的檔案信息化管理模式。

4 結(jié)語

為了順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的潮流，檔案信息管理模式也應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展而不斷改革，自我創(chuàng)新，有效地將檔案管理與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化，建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。從創(chuàng)新思維理念開始，從優(yōu)化服務(wù)意識(shí)做起，加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與完善，保障檔案信息安全，注重檔案的使用價(jià)值，從而讓檔案信息資源能更好的取之于民，用之于民。

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作者簡介

李桃（1985-），女，漢，湖南益陽，廣州有色金屬研究院，廣東省廣州，本科，初級(jí)，主要從事檔案管理工作。