科學管理檔案，促進醫院發展

王珺

摘 要：醫院檔案管理是醫院管理工作中不可缺少的重要組成部分，它是為醫院的正常運行及不斷發展提供信息，為領導決策提供科學依據的服務性工作，在現今醫院改革新形勢下，檔案工作作為一個局部、一個環節不能是單純的事務性管理，而是要研究如何提高醫院檔案科學化管理水平，以適應現代化醫院發展的需要。

關鍵詞：醫院；檔案管理；科學化

醫院檔案管理對醫院發展、醫學研究乃至醫療領域有著極其重要的作用，是現代醫學進步和發展的關鍵因素。醫院檔案形成于醫院的醫療、教學、研究、藥品管理、衛生管理、行政管理以及各項其它活動，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。醫院檔案管理不僅涉及到我院的歷史發展，更關系到廣大患者的各種健康資料。它是指導協調醫院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫院在進行工作計劃和決策時的可靠依據。因此，加強醫院檔案管理在醫院管理中有著極其重要的意義。結合本人在綜合檔案室工作余有9年，就我院檔案面臨的問題及如何提高檔案管理談談我的看法。

1 我院檔案管理存在的問題

（一）檔案專業人員素質亟待提高。我院的綜合檔案室，凸顯的問題是員工少，有四名工作人員，而且都是半路出家，具體表現為檔案專業出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現代科學知識貧乏，高層次的檔案專業人才沒有，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業發展，檔案管理人員的素質決定檔案管理水平。檔案管理的工作人員專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，不能很好地適應現代化檔案管理。在我院的人才培養中，重視醫療技術人員人才引進和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

（二）檔案管理機構不健全、管理不規范。醫院檔案管理一般設在綜合檔案室負責。由于歷史原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、設備檔案、科研檔案、醫療質量考核檔案、司法鑒定所檔案、聲像檔案等，人事檔案由政冶部門管理、醫療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等由各個業務科室自己管理。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業務知識缺乏，檔案整理不規范又沒有時限性。迄今為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度、標準。

（三）檔案意識薄弱，檔案利用率較低。在醫院工作中，很多工作人員，甚至領導，缺乏檔案意識，仍然存在強烈的“重經營，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識。從而忽略了檔案的科學管理，導致了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（四）檔案管理設備落后，跟不上時代的要求。隨著現代科技與經濟的發展，我院的檔案管理設施設備都已經落后，甚至老化，而醫院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現代化管理水平不高。在這個計算機網絡普及的時代，我院的檔案管理仍然停留于手工收集、檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴重阻礙了醫院檔案的科學化管理。

2 科學化檔案管理的作用

（一）科學化檔案管理在醫院管理中起著關鍵作用，它是衡量一個醫院是否積極發展現代化醫院管理的重要標準，更是衡量一個醫院醫學水平的一個標準，一個醫療水平高深的醫院必然有一個相當科學的檔案管理系統。

（二）檔案管理科學化有利于我院的綜合發展。有利于院領導做出長遠準確的決策，為醫院現代化管理打下堅實基礎；有利于醫療技術與醫療質量的有效管理，對調整各項醫療指標、技術指標提供準確、真實、可靠的依據；有利于醫院的各種設備設施的管理，通過對其使用性能、使用率的準確分析，能夠保證醫療設備的有效利用效果。

（三）醫院檔案管理是我院各種形式的醫療數據的收集、匯總、加工、儲存、分析的過程。科學化檔案管理能夠形成科學的、有效的、準確的醫療數據，能夠形成科學決策的有效數據。

3 檔案管理需科學化

科學分配檔案管理人員，提高工作效率 ，科學分配檔案管理人員，需考慮檔案管理的各個細致環節。只有分配的管理人員科學合理，才能保證檔案管理工作的順利、高效開展，確保檔案工作萬無一失。檔案管理人員應具備檔案管理的專業知識、技能及相關的現代科學知識。能夠很好的做好檔案的收集、保管、統計、檢索、利用和編研工作。

（二）科學配備現代化管理設備，提高管理效率科學化檔案管理，是與現代化科學與技術接軌的管理方式。隨著現代化設備和技術的發展，檔案管理使用現代化設備必不可少。需改變傳統的紙質檔案管理模式，轉變為現代的電子檔案模式，充分發揮計算機和網絡資源的優勢，利用計算機網絡進行醫院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計等工作。實行文檔一體化管理，順應現代計算機網絡技術多媒體發展的趨勢。利用計算機網絡技術，把檔案管理工作做到細致化、精確化、現代化和高效化。通過構建網絡電子檔案服務平臺，把收集整理好的眾多檔案構建成檔案查詢系統，實現資源共享，實現檔案信息資源的數據化和網絡化，為更多的醫學研究者提供可靠有用的資料來源，共同促進現代化醫學的進步。

（三）科學檔案管理方法，提高檔案利用率 ，創新管理模式，實現科學發展。醫院應改變以往的模式，配備專業的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊伍，克服檔案管理中的分散管理的弊端，減小檔案收集的難度，使醫院的檔案管理系統化、完整化，全面涵蓋醫院的發展歷史。改變“重管理、輕服務”的管理方式，把檔案管理的工作重心由管理轉移到服務上來。醫院檔案管理工作人員要充分利用自己所處的資源優勢，努力拓展服務業務和領域，變被動為主動，主動為醫院研究者和廣大患者提供全面的信息。同時檔案管理者也應該深入到臨床一線進行醫學研究，從多個角度，多層次，更加深入地為醫院人員、患者及社會公共服務。不管是醫院領導，還是醫院檔案管理人員，都要認真研究科學檔案管理的有效措施，結合創新理念，運用現代化技術和設備，適應現代社會的要求，把檔案管理科學化，真正為現代醫學提供豐富有效的數據，真正為廣大、醫院工作者患者服務。

檔案管理工作做好了，一方面為醫院高層管理人員及時了解醫院整體經營狀況，適時調整管理策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定醫院經營成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。做好檔案管理工作對于促的全面發展不斷提升醫院在市場經濟中的競爭力具有重要意義。