電子文件檔案管理系統設計與實現

于雷

摘 要：電子文件檔案管理工作是國家機構、企業管理工作的重要內容和必不可少的環節。只有設計出高效率、高質量的電子文件檔案管理系統，才能夠有力保障企業的合法權益，確保企業的日常工作順利的開展。有別于傳統的紙質文檔管理方式，電子文檔由于自身的特殊性，其儲存與管理主要借助于先進的信息技術和軟件設備。因此，想要提高對電子文件檔案的有效管理，就必須設計出科學高效的電子文件檔案管理系統。本文圍繞電子文件檔案管理系統設計的發展方向展開論述，深入分析了電子文件檔案管理系統的設計與實現。

關鍵詞：電子文件檔案；管理系統；設計；實現

隨著我國科技的迅猛發展，企業在電子文件檔案的管理工作方面處于不斷的進步當中。然而，電子文件檔案的管理工作與一般的檔案管理工作不盡相同，雖然它們的工作內容都涉及到檔案的收集、整理和儲存等日常工作，卻在管理方法和管理模式方面存有較大的差異性。電子文件檔案具有收集方式多樣、移交工作復雜、保護工作依賴于計算機技術等等特征，是檔案管理人員的工作重點。現如今，檔案已經逐步被電子化所覆蓋，它具有容量大、體積小等優勢，卻無形之中給電子文件檔案的管理工作增加了難度。因此，管理人員應當充分掌握電子文件檔案管理系統的設計與實現方法，以增加電子文件檔案的管理效率。

1 電子文件檔案管理系統設計的發展方向

1.1 規范化

對于電子文件檔案的管理而言，保證電子檔案的真實性、可靠性和完整性是難度最高卻又最重要的內容之一[1]。為了達到這一標準，我們必須制定相關的電子文件檔案管理制度，設立管理系統功能需求標準以及管理能力評估標準，讓電子文件檔案的管理工作日趨規范化，才能提升最大程度地保證電子檔案的真實性、可靠性與完整性，提高其參考價值和利用價值。

1.2 一體化

電子文檔管理系統與電子文件檔案管理系統是相輔相成、相互依存的關系，兩者之間有一定的關聯性。隨著信息時代的到來，如今的檔案管理已經掙脫了紙質時代的束縛，朝電子化的方向發展，文檔也逐漸呈現一體化的趨勢。文檔的一體化對提高電子檔案的真實性、可靠性和安全性有著舉足輕重的作用，它利用先進的技術和設備形成的電子管理系統，可以有效避免外界因素對電子文件檔案管理工作的不利影響。

1.3 國際化

隨著經濟文化的全球化發展，為了將我國的電子檔案管理變得更加規范，我們必須充分吸收國內外優秀的電子檔案管理規范制度，并且以此作為重要的參照標準，以提高電子文件檔案管理的可靠性、真實性和完整性。

1.4 合作化

互聯網、計算機等先進的科學技術和設備已經滲透至我們工作的方方面面，在工作中隨處可見。將電子檔案信息與網絡資源有效整合，可以實現雙方的優勢互補，實現共同進步[2]。互聯網、計算機等先進的科學技術和設備具有操作簡單、準確度高、經濟實惠等特點，不僅可以最大化地精簡投資和資源，還能夠提高電子文件檔案管理的效率和質量。

2 電子文件檔案管理系統的設計與實現

2.1 電子文檔管理系統

電子文檔管理系統兼具當前、動態、可逆操作等特性與一身，因此，在電子文檔管理的過程當中，必須嚴格把控文檔的審核流程，一旦發現不合格或者存在重要錯誤的文檔必須及時退回并且予以修正和更改。電子文檔管理系統并不僅僅作為一個獨立的系統使用，它作為電子文件檔案管理系統的一個重要組成部分，肩負著為整個系統的運行提供實用的現實工具的重任，以確保其可以順利、穩定的開展，它為文檔的起草、定稿、執行等工作保駕護航。

2.2 電子文件管理系統

電子文件管理系統的核心功能是對相關的電子文件進行相應的鑒定，之后再進行分類與歸檔。與文檔管理系統略有不同，電子文件本身處于靜態，不具備可逆操作，文件在歸檔之后便成為了固定數據，無法被更改。雖然電子文件管理系統隸屬于電子文檔管理系統，但是在電子文件管理系統的運行過程中，仍然具有相對的獨立性[3]。電子文件管理系統作為電子文件檔案管理系統里的重要部分，該系統功能的完善與否直接影響了文件的真實性、可靠性和完整性，是電子文件檔案工作質量和效率的有效保障。

2.3 檔案信息管理系統

檔案信息管理系統的主要職能是對需要長期保存的信息資源進行管理。檔案信息管理系統的建立是為了便于從文件管理系統中取得需要永久保存的文件，并且不僅要保障文件的真實性、可靠性和完整性，還要長期地對這類文件進行適當的保存和維護。電子文檔管理系統的設計與實現為的是推動電子文件檔案管理工作順利、正常的開展。上述的三個子管理系統則是從實際出發，根據文件檔案的特點以及實際需求針對性地制定相關規劃，以展現出信息的真實性與可靠性。而面對一些需要長期保存和使用的文檔信息，檔案信息管理系統也制定出一系列的管理和保護措施，促進了我國電子文件檔案管理工作效率的提高。

2.4 實時數據管理系統

數據管理功能是保障系統運行安全的重要途徑，它不僅能夠對數據進行導入、導出和備份，還能夠有效恢復誤刪的數據[4]。電子檔案管理系統的最終目的是保障電子檔案的真實性、可靠性和完整性。而電子檔案管理系統是電子檔案管理工作的主要載體，它所提供的安全性保障是達到這一最終目的的必要手段。這要求我們最初在對系統進行設計的時候，要細致地對待數據管理功能，從系統硬件的實際需求出發，提高電子文件檔案管理的安全性。

2.5 多條件檢索方式

在電子文件檔案管理系統中設計多條件檢索方式，能夠通過選擇多種檢索組合方式和檢索條件進行信息的獲取，具有操作簡便、靈活的特點。多條件檢索方式以用戶的體驗和操作為主要原則和工作重點，幫助客戶提供所有可能需要的檢索條件并形成一個完備的檢索組合方式。多條件檢索功能在對系統存儲信息進行高效挖掘的同時，還能提高系統中數據利用的效率，便于用戶的使用和操作。然而，在信息檢索過程中由于條件組合方式的差異，所造成的檢索結果也會略有不同。檢索的結果和條件組合方式會隨著用戶退出系統而消失，數據庫具有信息量大、更新速度快等特點，由于每一次的檢索結果都不盡相同，因此系統中必須添加可長期保存的檢索器，以彌補系統中檢索功能的不完善之處。

3 結束語

綜上所述，電子文件檔案管理系統的設計與實現都離不開專業的知識儲備和先進的計算機技術以及設備。只有不斷地對管理系統的功能加以維護和完善，才能保障電子文件得到妥善的保存與管理。電子文件檔案管理系統的設計與實現對于推動我國電子檔案管理工作的順利前進有著至關重要的作用，基于此，相關管理人員必須保證管理觀念與時俱進，管理手段符合社會發展的要求，將電子文件檔案管理工作向科學化、規范化的方向推進。

參考文獻

[1]李慧博. 淺議電子文件檔案管理系統設計與實現[J]. 科技展望，2015，05：208.

[2]王娜. 電子文件檔案管理系統設計與實現[J]. 黑龍江史志，2013，21：117.

[3]張艷文. 關于電子檔案管理系統設計及實現[J]. 才智，2011，24：331.

[4]陳秀麗. 目前電子文件檔案管理系統分析與實現[J]. 辦公室業務，2013，15：89.