淺談如何提高企業秘書的寫作能力

劉海廷

隨著現代企業管理能力的不斷提升，對企業的秘書工作也提出了很高的要求，秘書承擔著綜合協調、參謀助手、辦文辦會、起草材料等工作任務，而秘書的寫作能力是最核心的能力之一。因此，如何提高企業秘書寫作能力對一個從事秘書工作的人員來講顯得特別重要。本文對提高秘書寫作能力提出“勤學、苦練、實踐”“三步走”方法，對于提高秘書寫作能力有一定的指導意義。

1 勤學是提高寫作能力專業及理論知識的基礎

不管你從事什么工作，勤學是我們干好工作的首要前提，對于企業秘書來說，更是如此。隨著時代的發展，特別是網絡信息技術的發展，知識更新飛速發展，信息技術日新月異，行業發展一日千里，如果不能緊跟時代步伐，不能快速學習、掌握新知識，將會給自己從事的職業和個人發展帶來很大的挑戰，甚至被時代所淘汰。對于企業秘書來說，要時刻更新自己的知識結構，豐富知識面，最大限度的學習、涉獵各方面的知識，開闊自己的視野，積累專業知識，為順利完成各項工作奠定基礎。首先，要通過網絡、報紙等渠道了解國、內外發生的重大事件，學習國家的大政方針，特別是要學習我國在經濟新常態下，目前正在進行的促轉型、調結構、重民生的偉大變革。學習這些國家大政方針，不但能開闊自己的知識視野，而且能夠培養愛黨、愛國的情懷。其次，學習了解行業、產業發展動態。作為企業秘書學習了解與本企業密切相關的行業、產業動態信息是非常必要的，這樣，不但能夠提升自己的專業知識技能，而且可以給領導層提供最前沿、最可靠、最快捷的行業資訊，對于企業和個人的發展都有益處。第三，學習企業秘書應該具備的專業技能。具體講，要學習各種公文的基本寫作要領、公文的寫作格式、行文辦文流程，學習與文秘工作相關的各種制度。如：《保密制度》、《印章使用制度》、《文件借閱制度》等。這些都是作為一名企業秘書必須具備的一般知識，也是干好秘書工作的基本常識。第四，學習本企業生產流程、產品特點、銷售過程、經營業績以及客服情況等。不同的企業情況不同，但作為一個企業秘書，必須學習這些企業生產經營的基本常識，如此，才能夠對本企業有深入的了解，工作才能夠抓住核心，切中要害，有的放矢。學習是一個漫長的過程，也是一個合格秘書不斷超載自我，不斷完美自我的過程。

2 苦練是對所學知識的運用、檢驗，并積累寫作實踐經驗

任何知識只有在實踐中不斷運用，才能檢驗知識的真偽，才能發現自身知識的短板，才能使知識服務工作，才能發現不足，樹立目標，補足營養，不斷完善，而進行艱苦的寫作鍛煉是檢驗知識的最佳、最有效途徑，也是我們提高寫作能力的必由之路。寫作是一種極其復雜的腦力勞動，對于對寫作一點兒興趣都沒有的人來說，寫作無疑于對人身心的折磨，那種冥思苦想、絞盡腦汁、搜索枯腸的寫作情景是非常折磨人的。但既然從事了秘書工作，并且熱愛秘書工作，所有的折磨、艱辛、痛苦都變得無足輕重。所謂的苦練也成為一種對職業敬重和喜愛的樂趣、享受。所謂的苦練也就是為了提高寫作能力所下的苦功夫，就是在寫作態度上對自己下狠心，在寫作提高上對自己下狠勁。首先，要制定寫作計劃。包括年度計劃、月度計劃、周計劃、日計劃，按照計劃，日復一日，年復一年，長年累月，保證寫作成為一種常態和習慣。其次，要不拘一格，靈活制定寫作內容。寫作計劃確定以后，對寫作內容有一個大體規劃，但不宜設立過多的條條框框。除完成一些大型寫作計劃以外，可以寫自己的所思所想，所聞所見；可以以小見大，可以由此及彼，可以針砭時弊，可以激濁揚清，可以縱論國家大事，可以暢談家長里短，可以洋洋灑灑幾千字，也可以篇幅短小幾百字。總之，寫作體裁可以豐富多彩，寫作內容可以包羅萬象，寫作地點可以隨機隨便。但所有的寫作過程要確保長久和持續，絕不可以三天打魚，兩天曬網，否則，一切努力終將會前功盡棄，付諸東流。第三，要學會階段總結工作，也就是對自己在“苦練”過程中積累的經驗進行總結，對存在的問題進行反思，對形成發現的知識空缺進行彌補、充實，與“勤學”形成一種相互促進的互動局面。

3 實踐是苦練成果的實戰和實踐，也是自身寫作能力的充分展現

勤學、苦練的最終目的就是為了把我們的寫作經驗和寫作能力，通過具體寫作實踐得以順利實現，以便服務于我們的工作，實現秘書的價值。也就是說不管此前的過程你多么的艱辛和艱苦，都要在實踐中檢驗，撰寫出領導滿意、自己稱心、充分表情達意的材料，這才是我們的終極目標。厚積薄發、養兵千日，用兵一時，我們積累了寫作經驗，提升了寫作能力，就要充分的展示和運用，因此樂于實踐非常重要。首先，要樹立信心。通過勤學與苦練，我們掌握了寫作的基本理論，積累了豐富的寫作經驗，我們一定能夠完成領導和單位交辦的任務，即使完成的不盡人意，也不能就此氣餒，要以更加謙虛的態度和不服輸的勁頭去勇敢的再實踐和再鍛煉，功夫不負有心人，只要你保持一顆上進心和謙虛的態度，一定能夠度過難關，憑自己所學知識和積累的能力一定能夠順利完成各項工作。其次，面對寫作任務要勇敢面對，主動迎接挑戰，直面困難，勇于實踐。寫作是慢慢鍛煉出來的，經驗是不斷積累起來的。不管你的寫作能力多強，只有勇于實踐，樂于實踐，面對任務不推脫，不找借口，不拈輕怕重，主動接手高難度的材料，主動啃硬骨頭，隨著時間的推移，你一定能夠成為寫材料的行家里手。

秘書的寫作能力是衡量一個秘書是否稱職的重要指標之一，秘書撰寫材料的質量也是一個企業形象的重要體現。提高秘書寫作的途徑可能有很多種，因為行業不同、企業與企業的情況不同，對秘書職業的要求也不同。但筆者認為，作為一個企業秘書，除了應具備秘書應該具備的基本專業知識和素質以外，寫作能力是最重要的一項技能，而提高寫作能力的最佳途徑就是勤學、苦練、樂于實踐。只有這樣，秘書的寫作才能迅速提高，也只有如此，秘書才能為我們企業更好的服務。