信息時代下高校學籍檔案管理途徑

李鳴宇

摘 要：新時代的背景下，隨著信息時代的到來，各行各業都已經進入了信息管理時代，并沿著全球開始蔓延。而為了順應這個信息化管理的進程，高校學籍管理制度上是否也能順應這項變革？其實不言而喻，對于學籍檔案的管理，是完全具備這項要求的。但是信息化的高校學籍檔案數據庫，在建立中仍具有一定的潛在威脅，我們應該正確的認識這一現實狀況，從而在建設中，能夠避免這些不必要的麻煩產生。而在順應高校的學籍檔案管理改革中，也能夠完成自己的相應建設。

關鍵詞：信息時代 高校學籍檔案 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）07（b）-0180-01

針對學籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲存空間來進行管理工作。其中的信息內容就包括了相應的考試成績數據、社團實踐數據、社會實踐活動等的數據。而因為在進行教學中的各種生活瑣碎繁瑣且數據量較大，這就導致了在進行學籍檔案管理的時候，就容易出現錯誤。

伴隨著信息化的進程，學籍系統的改革也就有了現實意義的存在必要，這不論是在空間結構上還是在存儲的管理上都有一定的效應。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數字化信息系統對于高校學籍檔案管理的重要性。

1 檔案數字化的現實存在意義

首先我們應該理解的是數據檔案的現實意義，所謂的數據檔案，就是指在計算機數據庫中進行學籍檔案統計，然后通過計算機技術、多媒體技術等多種尖端科技進行存檔管理。而這樣的數據管理，不論是在統籌還是在運行中，計算機應用技術都可以十分輕便的將工作任務輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學籍檔案，每個學校每年都會有數以萬計的檔案調入和調出，這對于教育系統來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數據庫就可以錄入大量的數據，同時幾臺電腦就可以完成所有的數據處理任務。

2 高校學籍檔案的信息化管理含義

首先，數字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業都已經體現出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數據比較龐大，所以這就造成了高校學生的信息數據量出現了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調查、錄入、管理工作，但是現在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數據管理的工作效率。

其次，網絡化的管理方式針對資源方面，實現了更為便捷的資源共享。在進行學籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現很嚴重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數字化的學籍管理，那么在進行人員調配過程中，就會出現拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務，現在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數字化的學籍檔案管理實現了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數據庫，這就可以為教育工作完成相應的教學任務。

再次，科學化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數據化管理的學籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數據檔案的保存只需要一個簡單的數據庫，可能數據庫比較龐大，但是現在科學化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當紙質檔案遺失以后，還可以通過數字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學生檔案的后期管理中，完成相應的任務管理。

最后，先進的現代化技術，降低了管理成本。我們在進行高校的學籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現在的數據管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔，同時也降低了大量的成本。

3 在進行檔案數據管理中遇到的問題

在日常的數據管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結和分析。

首先，在進行管理中，由于數字化水平無法達到目標要求。當今數字化檔案管理，已經被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當的重視這一個管理模式，但是我國數字化時代開始的比較晚，所以相對的數字技術還不是十分的發達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風險。面對數據庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現一定的危機。

其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務的數據管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數據管理和檔案管理，都具有相應的知識儲備和經驗，在進行相應的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發展較晚，這類人才緊缺，也就導致了無法將這項任務在短時間內妥善完成。

再次，學籍檔案系統并不完善。現在我國的高校在對學籍檔案工作的數據庫建設中都已經做出了相應的努力，但是即便如此，學籍檔案管理系統到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內都無法改善。

最后，高校學籍檔案的信息化建設還不夠充分。現在，即便很多的高校已開始有了建設信息化的檔案管理機構，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學校的投入資金不能夠完成這項任務，這就導致了現在的高校學籍檔案管理系統不能夠很快的架設完成。

4 建設數字化的學籍檔案管理措施

如何構建合理科學的數字化學籍檔案管理系統，對于學校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進行如下的應對策略，應該可以在一定程度上完成 這項建設任務。

首先，投入資金進行相應的人才培訓和基礎設施建設，這樣在根本就可以解決硬件設施不齊備的問題。

其次，在實踐中加強自身的管理制度，這樣在應對各種新型突出問題的時候，就能夠有效，快速的完成相應的任務。

最后，多于其他院校進行經驗交流，這樣在外在的因素下，對自身進行強化，這樣不僅可以促進管理的交流，也可以讓為我國的數字化學籍檔案管理能夠更快的適應現在的市場需求。

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