淺析電子文件管理與控制中存在的問題

文／紹興文理學院檔案館　沈紅雨

淺析電子文件管理與控制中存在的問題

文／紹興文理學院檔案館沈紅雨

電子文件作為重要的信息化產物，對于我國信息產業的發展和進步具有重要意義。電子文件管理與控制作為重要的信息管理手段，能夠實現信息的網絡化、無紙化和科學化管理。因此，本文以電子文件管理和控制為主要研究對象，對電子文件管理與控制的發展階段進行全面的分析，在此基礎上，明確電子文件管理與控制中存在的問題及其產生原因，并針對存在的問題提出合理和科學的應對對策，為我國電子文件管理與控制的發展和完善奠定堅實的基礎。

檔案信息；安全；保障；對策

一、電子文件管理與控制的發展階段分析

采用現代化的方式對電子文件進行歸納整理主要經歷了三個階段：第一個階段著重于對每一個文件單位進行管理，這種方式適用于單機管理與修護；第二個階段是對電子文件進行網絡化管理，主要適用于網絡以及服務器；第三個階段的管理脫離了紙質的束縛，真正實現了對文件的自動化、智能化以及電子化管理。這三個階段并不是孑然獨立的，而是呈遞進關系、依次實現的，隨著技術的發展，其管理也越發的先進化，所以這三個發展歷程是相互依存而又非常復雜。

二、電子文件管理與控制中存在的問題

（一）管理方法簡單實用有余而細致規范不足。在電子文件的管理方面，我國無論在理論還是實際應用上都遠不如發達國家，主要體現在技術有限，無法開發出難度更大的操作與應用。盡管簡單的操作流程可以給工作人員帶來更大的方便，但是這并不代表不會給工作帶來隱患，這種管理方式會使得員工處于懈怠、隨意的懶散氛圍當中，不利于工作效率的提高。

（二）文件概念專業性有余而共識性不足。在實際工作中，盡管員工在工作中經常要跟文件打交道，但是對“電子文件”“文件”的具體概念還不夠清楚。在檔案學的理論當中，在對電子文件進行介紹的時候往往會忽視“文件”的概念，而過分關注跟“電子”有關的東西。這樣的后果是在對文件進行管理時缺乏連貫性，尤其體現在難以將理論和實踐結合在一起，致使國家、地方或是某一個單位中的電子文件無法得到統籌管理。

（三）推動方式以分散探索為主而頂層設計不足。我國的電子文件管理還處于初級發展階段，很多方面還有待完善，目前走的是由上而下的工作路線，以構建起相應的理論、政策框架，制定出相應的規章制度；隨著科學技術的進步，在自下而上的路線基礎上全面提升整體的工作水平，在這個過程中要主要控制成本。目前各個地區、機關的文件管理工作還不夠系統，需要從國家層面上做出統籌規劃和部署指導。

（四）管理思路長遠謀劃不足。目前，我國在這方面的做出的管理工作主要是處于業務發展的需求，一直忙于對技術體系進行查漏補缺，而沒有對技術的未來發展做出長遠的規劃。這在一定程度上限制了電子文件的管理工作，將其限制在事務性工作上，而沒有將其作為一種發展戰略來看待，這不符合我國未來發展的要求。目前所出臺的在這方面的法律法規大多是應急產物，盡管總數很多，但是平分到各個領域卻缺乏適用性。

三、電子文件管理與控制對策研究

（一）通過機制創新推進電子文件管理。要為現有的管理機制注入新鮮活力就要從國家的層面上建立協調機制，這樣才能真正解決工作不連貫、政出多門的問題。由國家進行統籌規劃，先扶持先進地區在該方面的發展工作，在地區發展遇到經濟和政策上的苦難時，國家可以給予一定的支持。推動建立更多的資助項目，搭建一個更好的信息交流平臺，并試著將公共財政投入到績效審計當中。

（二）在戰略規劃上將電子文件管理納入信息化建設。總而言之，從世界經驗來看，電子文件的管理屬于信息化管理的一部分。這也是新時代下各個國家和地區必須掌握的一項技能，應當將這一工作提升到政府管理的高度上。而構建電子政府也需要對各方面的服務內容進行整合，應當將文件、信息以及電子政務的管理統一起來。

（三）通過標準建設和市場引導促進電子文件規范化管理。就目前而言，我國在這方面尚未發展成熟，還沒有建立起完善的管理體系。政府目前所推行的政策仍然沒有對ERMS做出具體要求，各個管理單位也只是從自身實踐出發對軟件做出認同。所以，應當在盡可能短的時間內完善ERMS功能體系，并制定針對性的管理條例，修補政府采購以及第三方評價中所存在的漏洞。

（四）通過資產化管理強化對國家電子文件信息資產的控制。文件之于業務發展是不可或缺的，對文件進行科學化的管理已成為所有人的共識，主要的工作任務是對資產進行管理，包括對資產的記錄、評析、核查等等。在新的發展要求下，這種管理需要從制度和方法上做出詳細規定。

四、結語

本文以電子文件管理和控制為主要研究對象，對電子文件管理與控制的發展階段進行全面的分析，在此基礎上，明確電子文件管理與控制中存在的問題及其產生原因，并針對存在的問題提出合理和科學的應對對策，為我國電子文件管理與控制的發展和完善奠定堅實的基礎。主要研究結論如下：

1.要為現有的管理機制注入新鮮活力就要從國家的層面上建立協調機制，這樣才能真正解決工作不連貫、政出多門的問題。

2.構建電子政府也需要對各方面的服務內容進行整合，應當將文件、信息以及電子政務的管理統一起來。

3.應當在盡可能短的時間內完善ERMS功能體系，并制定針對性的管理條例，修補政府采購以及第三方評價中所存在的漏洞。

4.文件之于業務發展是不可或缺的，對文件進行科學化的管理已成為所有人的共識，主要的工作任務是對資產進行管理，包括對資產的記錄、評析、核查等等。

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