淺析人事檔案管理存在問題及措施

文／長春市雙陽區(qū)社會福利院　田海燕

淺析人事檔案管理存在問題及措施

文／長春市雙陽區(qū)社會福利院田海燕

我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展既增大了對人才的需求量，也讓人事檔案管理工作的重要性越來越得到突顯，并且作為人事部門日常工作中的重要內(nèi)容，對于組織和用人單位的長遠發(fā)展具有不可取代的積極作用。本文就以當前人事檔案管理中存在的問題進行簡要分析，并根據(jù)其問題所在提速相應的改進措施，以此希望能更好的將人事檔案的實際效能發(fā)揮出來。

人事檔案；檔案管理；問題；措施；信息化

一、引言

人事檔案是對個人經(jīng)歷、能力以及政治面貌等方面進行記錄得到的關(guān)于個人資料的材料，人事檔案工作的加強，對于進行人力資源加以充分利用和開發(fā)起到起到了重要且深遠的現(xiàn)實意義。特別是在當前國家越來越重視人事檔案管理的情況下，更是要求其管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化以及科學化，但是在實際實踐中，還是存在一些問題。

二、人事檔案管理存在問題分析

人事檔案管理工作中存在的問題普遍還有以下幾個方面：

（一）管理沒有真正落到實處。其實各個組織和用人單位中的很多領(lǐng)導都對人事檔案管理工作的重要性進行了了解，但是卻因為受各種因素影響，管理工作沒有真正落到實處。一是因為受到了傳統(tǒng)觀念的影響，讓其人事檔案管理工作仍然保持單一的收集、整理和統(tǒng)計資料的傳統(tǒng)管理，并沒有對組織和用人單位的社會和經(jīng)濟效益的提升起到顯著的促進作用。二是在實際的管理工作中，缺乏相應的投入力度，沒能對優(yōu)秀的人事檔案管理人才進行充分吸引，而且管理手段也相對落后，不能適應于當前的信息化社會發(fā)展的實際需求。并且在日常工作中，相關(guān)的一些管理人員也缺少一定的管理意識，三是并且還因為沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，工作不積極，只要求工作中沒有重大失誤就好，不能在工作中投入全部精力，導致工作效率低下。

（二）信息數(shù)字化建設水平較低。由于沒有足夠的資金投入，管理新技術(shù)、新設備等沒有應用到檔案管理中來，這就導致沒有現(xiàn)代化軟硬件來作為支撐，不能完全保障其中的個人隱私安全。尤其是當前的科技發(fā)展越來越迅速，人事檔案的網(wǎng)絡管理的安全隱患等還沒有得到充分的完善，進而成為了人事檔案管理工作中的迫切需要解決的問題。并且因為沒有應用和更新相關(guān)的人事檔案管理系統(tǒng)，讓其檔案管理的信息數(shù)字化建設水平還比較低下，日常檔案錄入和查詢?nèi)匀贿€是有錯誤的出現(xiàn)。再加上檔案管理人員的工作負擔大，工作壓力大，也進一步的提升了日常檔案管理工作的錯誤幾率。而且對人事檔案管理這一技術(shù)含量較高的工作來說，如果沒有較高的專業(yè)素養(yǎng)、能力及其技術(shù)，再加上入職前沒有進行相應的培訓等，甚至一些管理人員并非專職，這些都嚴重阻礙檔案管理工作的順利開展。

三、促進人事檔案管理的建議措施

針對以上所述檔案管理工作中所存在的問題，就需要管理人員具有充分的管理意識，通過對現(xiàn)代化技術(shù)的利用，有針對性的采取應對措施，進而讓檔案管理工作的效率得到有效提高。

（一）加強落實力度。首先，需要轉(zhuǎn)變管理工作者的管理觀念，加強檔案管理工作的落實程度，加大其管理投入力度，將人事檔案管理工作歸入到日常工作重點中；此外，還需要加大日常人事檔案管理的監(jiān)督力度，這樣才能盡早發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中所存在的問題，才能及時采取相應的措施加以解決；最后，還需要通過健全人事檔案管理制度以及相應獎懲機制的應用和落實，促進檔案管理工作人員工作積極性的充分調(diào)動，加強培養(yǎng)管理工作人員的責任心，進而促使檔案管理工作人員積極主動的投入到管理工作中，并且日常管理中嚴格遵守相關(guān)的管理制度，保證管理的規(guī)范化、科學化和制度化，規(guī)范管理工作人員的操作行為，盡可能的避免認為因素影響檔案管理效率的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）促進現(xiàn)代化檔案管理。由于社會科技的飛速發(fā)展提高了對各組織和用人單位人事檔案管理的要求，因此必須加強新設備、新技術(shù)和新理念的不斷引入，進而通過對現(xiàn)代化手段的應用，保證檔案管理的日常工作能夠順利進行的同時還能夠減輕管理工作者的工作量，進而將精力更多的投入到創(chuàng)新管理和自身能力的提升上，實現(xiàn)管理工作效率得到不斷提高。

（三）加強人事檔案管理基礎(chǔ)的建設。加強人事檔案管理基礎(chǔ)設施的建設，定時定期的進行軟硬件設施的檢查、維護和完善，并將日常檔案的防盜、整合等工作做好，經(jīng)過進行相關(guān)培訓，讓管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)都得到提升。并且還需要進行嚴格的考核，只有考核成功的管理人員才能繼續(xù)工作，進一步提升檔案管理效率。而且隨著人員的變動，其個人信息也會發(fā)生變化，管理人員就需要耐心積極的投入到工作中，及時進行人事檔案的更新，進而保證人事檔案信息的有效性、完整性和準確性。

四、結(jié)束語

當前，各方各面的因素都影響著人事檔案管理工作的開展，使其人事檔案管理混亂并且水平水平低下，并遲遲不能提高其管理效率和質(zhì)量。因此只有當管理人員認識到其管理工作中所存在的問題，并對其原因加以充分分析，隨之采取有針對性的措施進行改進，才能進而推動組織和用人單位的發(fā)展。

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