淺析人事檔案管理存在問(wèn)題及措施

文／長(zhǎng)春市雙陽(yáng)區(qū)社會(huì)福利院　田海燕

淺析人事檔案管理存在問(wèn)題及措施

文／長(zhǎng)春市雙陽(yáng)區(qū)社會(huì)福利院田海燕

我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展既增大了對(duì)人才的需求量，也讓人事檔案管理工作的重要性越來(lái)越得到突顯，并且作為人事部門(mén)日常工作中的重要內(nèi)容，對(duì)于組織和用人單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有不可取代的積極作用。本文就以當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并根據(jù)其問(wèn)題所在提速相應(yīng)的改進(jìn)措施，以此希望能更好的將人事檔案的實(shí)際效能發(fā)揮出來(lái)。

人事檔案；檔案管理；問(wèn)題；措施；信息化

一、引言

人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、能力以及政治面貌等方面進(jìn)行記錄得到的關(guān)于個(gè)人資料的材料，人事檔案工作的加強(qiáng)，對(duì)于進(jìn)行人力資源加以充分利用和開(kāi)發(fā)起到起到了重要且深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。特別是在當(dāng)前國(guó)家越來(lái)越重視人事檔案管理的情況下，更是要求其管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化以及科學(xué)化，但是在實(shí)際實(shí)踐中，還是存在一些問(wèn)題。

二、人事檔案管理存在問(wèn)題分析

人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題普遍還有以下幾個(gè)方面：

（一）管理沒(méi)有真正落到實(shí)處。其實(shí)各個(gè)組織和用人單位中的很多領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)人事檔案管理工作的重要性進(jìn)行了了解，但是卻因?yàn)槭芨鞣N因素影響，管理工作沒(méi)有真正落到實(shí)處。一是因?yàn)槭艿搅藗鹘y(tǒng)觀(guān)念的影響，讓其人事檔案管理工作仍然保持單一的收集、整理和統(tǒng)計(jì)資料的傳統(tǒng)管理，并沒(méi)有對(duì)組織和用人單位的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的提升起到顯著的促進(jìn)作用。二是在實(shí)際的管理工作中，缺乏相應(yīng)的投入力度，沒(méi)能對(duì)優(yōu)秀的人事檔案管理人才進(jìn)行充分吸引，而且管理手段也相對(duì)落后，不能適應(yīng)于當(dāng)前的信息化社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求。并且在日常工作中，相關(guān)的一些管理人員也缺少一定的管理意識(shí)，三是并且還因?yàn)闆](méi)有意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，工作不積極，只要求工作中沒(méi)有重大失誤就好，不能在工作中投入全部精力，導(dǎo)致工作效率低下。

（二）信息數(shù)字化建設(shè)水平較低。由于沒(méi)有足夠的資金投入，管理新技術(shù)、新設(shè)備等沒(méi)有應(yīng)用到檔案管理中來(lái)，這就導(dǎo)致沒(méi)有現(xiàn)代化軟硬件來(lái)作為支撐，不能完全保障其中的個(gè)人隱私安全。尤其是當(dāng)前的科技發(fā)展越來(lái)越迅速，人事檔案的網(wǎng)絡(luò)管理的安全隱患等還沒(méi)有得到充分的完善，進(jìn)而成為了人事檔案管理工作中的迫切需要解決的問(wèn)題。并且因?yàn)闆](méi)有應(yīng)用和更新相關(guān)的人事檔案管理系統(tǒng)，讓其檔案管理的信息數(shù)字化建設(shè)水平還比較低下，日常檔案錄入和查詢(xún)?nèi)匀贿€是有錯(cuò)誤的出現(xiàn)。再加上檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)大，工作壓力大，也進(jìn)一步的提升了日常檔案管理工作的錯(cuò)誤幾率。而且對(duì)人事檔案管理這一技術(shù)含量較高的工作來(lái)說(shuō)，如果沒(méi)有較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、能力及其技術(shù)，再加上入職前沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)等，甚至一些管理人員并非專(zhuān)職，這些都嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的順利開(kāi)展。

三、促進(jìn)人事檔案管理的建議措施

針對(duì)以上所述檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，就需要管理人員具有充分的管理意識(shí)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的利用，有針對(duì)性的采取應(yīng)對(duì)措施，進(jìn)而讓檔案管理工作的效率得到有效提高。

（一）加強(qiáng)落實(shí)力度。首先，需要轉(zhuǎn)變管理工作者的管理觀(guān)念，加強(qiáng)檔案管理工作的落實(shí)程度，加大其管理投入力度，將人事檔案管理工作歸入到日常工作重點(diǎn)中；此外，還需要加大日常人事檔案管理的監(jiān)督力度，這樣才能盡早發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，才能及時(shí)采取相應(yīng)的措施加以解決；最后，還需要通過(guò)健全人事檔案管理制度以及相應(yīng)獎(jiǎng)懲機(jī)制的應(yīng)用和落實(shí)，促進(jìn)檔案管理工作人員工作積極性的充分調(diào)動(dòng)，加強(qiáng)培養(yǎng)管理工作人員的責(zé)任心，進(jìn)而促使檔案管理工作人員積極主動(dòng)的投入到管理工作中，并且日常管理中嚴(yán)格遵守相關(guān)的管理制度，保證管理的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化，規(guī)范管理工作人員的操作行為，盡可能的避免認(rèn)為因素影響檔案管理效率的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理。由于社會(huì)科技的飛速發(fā)展提高了對(duì)各組織和用人單位人事檔案管理的要求，因此必須加強(qiáng)新設(shè)備、新技術(shù)和新理念的不斷引入，進(jìn)而通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，保證檔案管理的日常工作能夠順利進(jìn)行的同時(shí)還能夠減輕管理工作者的工作量，進(jìn)而將精力更多的投入到創(chuàng)新管理和自身能力的提升上，實(shí)現(xiàn)管理工作效率得到不斷提高。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)的建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，定時(shí)定期的進(jìn)行軟硬件設(shè)施的檢查、維護(hù)和完善，并將日常檔案的防盜、整合等工作做好，經(jīng)過(guò)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，讓管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)都得到提升。并且還需要進(jìn)行嚴(yán)格的考核，只有考核成功的管理人員才能繼續(xù)工作，進(jìn)一步提升檔案管理效率。而且隨著人員的變動(dòng)，其個(gè)人信息也會(huì)發(fā)生變化，管理人員就需要耐心積極的投入到工作中，及時(shí)進(jìn)行人事檔案的更新，進(jìn)而保證人事檔案信息的有效性、完整性和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前，各方各面的因素都影響著人事檔案管理工作的開(kāi)展，使其人事檔案管理混亂并且水平水平低下，并遲遲不能提高其管理效率和質(zhì)量。因此只有當(dāng)管理人員認(rèn)識(shí)到其管理工作中所存在的問(wèn)題，并對(duì)其原因加以充分分析，隨之采取有針對(duì)性的措施進(jìn)行改進(jìn)，才能進(jìn)而推動(dòng)組織和用人單位的發(fā)展。

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