數字化檔案管理的應用現狀及未來發展解析

文／廣東省清遠市人民醫院 張紅艷

數字化檔案是基于現代化電子信息技術為依托的檔案的管理與應用體系，它對于檔案的管理來說，產生了很大的突破與革新，使得對于檔案的管理更加的經濟實用簡便，促使檔案的管理從龐雜化走向簡約化，輕便化。這大大的擴展了傳統電子檔案管理的途徑，并且彌補了傳統檔案管理的不足，促使檔案管理更加的方便實用。

一、數字化檔案管理的應用現狀

當前隨著我國經濟的發展，以及社會經濟事業的蓬勃發展，使得新形勢下對于檔案的管理與應用提出了新的要求。同時，伴隨著數字化信息技術的發展與應用，數字化檔案的應運而生，并快速的發展龐大。當今各個行業對于數字化檔案的運用已經非常的普遍，數字化檔案的發展已經與各個行業的運行與發展密不可分，因此加強數字化檔案的管理水平與技術的開發，對于當前電子化檔案的發展與應用都有著重要的促進作用。

（一）數字化檔案應用還處于較低的階段。對于當前我國的數字化檔案的應用來說，其還處于較低的階段，在檔案數字化應用的過程中，出現了較多的問題和難題，因此，如何提升數字化的應用過程中出現的各種問題和技術難題，是當前我國檔案數字化應用要面臨的主要的問題之一。針對這一問題，要利用現代的計算機軟硬件技術采取有效的解決措施。通過開發特定的系統采集與處理軟體，以提升對于數字化檔案發展與應用中出現問題的解決的效率，從而真正的促使數字化檔案的采集與應用的效率和能力，真正的促使數字化檔案走向高效化和集約化管理。

對于我國當前的數字化檔案的管理與應用來說，其在管理思想的現代化，以及檔案管理人員的綜合素質和技術能力來說是很低下的，這也就使得對于數字化檔案的管理水平還比較低下。目前我國的數字化檔案管理的技術還比較落后，其對于技術的開發和應用還很不足，難以實現大批量的檔案的采集與處理分析，應用的功能已經不能滿足當下對于數字化檔案的使用與應用的要求，因此，要不斷的加強對于數字化檔案的技術的開發與研究的應用，不斷的提升其功能應用的水平，以適應新形勢下對于數字化檔案的使用與管理要求。

當前對于數字化檔案的應用來說，一方面，其主要是通過對目錄信息的錄入與管理的應用，以及對于紙質檔案的掃描與采集，從而實現計算機的存檔與紙質文件并存的方式進行管理。實現數字化信息化的管理是當前電子檔案與紙質檔案管理的未來發展的趨勢。另一方面，隨著高速信息網絡和信息服務互聯網企業的發展，對于數字化檔案的管理與應用，將會為用戶及社會提供新形式的信息服務與信息資源的共享與交流。對于當前數字化檔案的管理與應用來說，要緊跟時代的發展和潮流的變化，以市場的需求和導向為發展的趨勢，加強新形勢下的服務與升級的改造，以提升其管理和運行應用的水平，真正的發揮其作用和價值，使其在未來的檔案的創新發展與應用中，發掘潛在的價值和作用，創造出真正的價值和意義，為社會經濟的發展注入新的活力和動力，從而提升整個社會知識文化技術的發展與均衡的水平。

（二）當前數字化檔案應用的優勢。當前的數字化檔案應用具有較強的優勢，一方面主要表現在數字化檔案能夠較為方便的查詢與檢索，并能夠根據檔案的特征通過網絡，多檔案進行詳細的查詢與搜索，這既極大的減輕了檔案應用人員的工作量和工作負擔，也極大的提高了檔案工作的效率，解脫了繁重的檔案管理的勞動力的使用。另一方面，數字化檔案能夠更好的提升檔案的收集與采集編排工作，其極大的提高了檔案采集與編排的工作效率。隨著企業事業單位信息化、數字化、網絡化辦公的發展與需要，電子檔案的應用與需求也在不斷的加強，因此對于企業事業單位來說，檔案的數字化是其信息管理的重要的儲存與保管的方式，其對于數字化檔案的管理與應用也有著較大的投入。對于檔案的收集與管理工作來說，管理工作人員需要付出辛苦的勞作對數字化檔案進行分類、編排管理，如果沒有一個統籌的平臺對數字化檔案進行統一的編排和管理，數字化檔案的分類管理只能是零星分散的工作。因此要加強對數字化檔案管理平臺與系統的建設，通過特定軟體技術的開發實現對數字化檔案管理與運行的科學化合理化的分類與編排是至關重要的。

二、數字化檔案未來的發展解析

對于數字化檔案未來的發展來說，一方面，通過以上對數字化檔案應用與發展形勢的解析來看，未來數字化檔案必定朝著信息化、網絡化、市場化、綜合服務性的方向發展。只有不斷的加強數字化檔案的市場化的形勢，才能促進數字化檔案技術的開發和革新，并不斷的促使數字化檔案的應用和使用率。另一方面，隨著未來網絡信息化技術的發展趨勢來看，未來數字化檔案必定朝著網絡服務與發展共享的方式進行發展。因為只有不斷的應用新技術，才能不斷的拓展數字化檔案的服務的范圍和運用的領域，才能促進數字化檔案真正的發揮其作用和價值。

三、結束語

對于數字化檔案現今的發展與未來的發展應用趨勢來說，其是一個創新應用，拓寬服務與應用的過程，并且要不斷的提高其運行與管理效率，促使其真正的發揮其作用和價值。

[1]趙洋.論述現代檔案管理體系的數字化發展趨勢[J].赤字,2014(6).

[2]孫立霞.對檔案管理未來發展的思考[J].科技創新導報,2007(17).