大數據時代汽車企業檔案編研工作的思考

文／廣汽三菱汽車有限公司　李純鳳

大數據時代汽車企業檔案編研工作的思考

文／廣汽三菱汽車有限公司李純鳳

通過對大數據時代（Theageofbigdata）的概述，結合汽車企業實際，對檔案編研工作進行深入分析，探討制約發展的瓶頸問題，提出解決方案，顯現檔案編研工作的時代特點和經濟價值，使其成為推動現代企業可持續發展的軟實力。

大數據時代；企業檔案；編研；思考

伴著計算機的不斷普及和信息技術的迅猛發展，“大數據”（BIGDATE）一詞日益成為“海量信息”的代名詞，2013年被我國媒體稱為“大數據元年”。無論是政治、經濟、社會等宏觀領域，還是企業、個人等微觀實體，其決策與行為正越來越基于對數據或者“海量信息”匯總分析的結果。為此，專家、學者、媒體對于大數據時代到來的呼聲日益強烈。有人預言，未來對人類影響最大的不是石油與水，而是信息，是大數據。蒞臨這樣一個新時代，企業的檔案編研工作如何適應與推進，值得深入研究與思考。

一、大數據背景下檔案編研工作面臨的嚴峻挑戰

目前，一些企業面臨檔案館（室）館藏資源落后的現狀，檔案館（室）收集的信息資料，開始從以往的紙質文檔、光碟、錄相帶為主逐漸過渡為紙質文檔、硬盤、視頻、網絡資料為主，這些資源具有數字化形式多、存儲量大、數據來源龐雜等特點，給企業的檔案編研帶來了一些新的難度和挑戰性。

（一）挑戰一。如何查詢所需的檔案信息。大數據時代下，企業在各種業務活動中產生的數據和信息呈爆炸性增長，最終作為檔案保存下來的文件也相應的增長。在互聯網高度發達的今天，信息泛濫同樣給編研利用帶來了困難。以前，檔案檢索主要依靠手工著錄、卡片檢索，隨著信息技術的進步、數據庫技術的發展，計算機輔助檔案管理使檔案管理變得更為快捷。但是大數據時代，檔案數量急劇增長，甚至出現了檔案數據“脹庫”的問題，也給檔案查詢及利用帶來新的困難，需要利用云計算、移到互聯網等新的技術手段。

（二）挑戰二。如何挖掘數據背后的信息和知識。企業檔案數據的量大、形式多等實情，帶來不易查詢、準確率不高、甚至不響應等問題，利用傳統的查詢服務模式難以適應，而且，傳統的檔案業務流程中的收集、管理、保存、利用四大環節明顯不合時宜，直接利用原始數據也明顯困難，這樣，如果快速而準確查詢信息，必須借助新的技術手段在浩瀚的數據中馬上定位，才能高效發掘與加工出有價值的信息。

（三）挑戰三。如何編研有用的信息知識。知識管理是檔案管理發展的趨勢，檔案用戶已不滿足于僅限于數據或文件的利用，更重要的是能否開發或獲取眾多數據背后的潛藏的信息及知識。企業的檔案編研工作要由提供數據、信息轉變為提供知識。可是知識不是自然生成的，也不是簡單地存在于信息集合中。蘊含在檔案中的知識必須經過一定的編匯與加工，才能展現出其價值，但是，如何抽取和挖掘也是一個現實挑戰。

二、企業生產經營與檔案編研工作

企業發展的實踐表明，規范化管理也愈來愈成為企業競爭的利器。企業的檔案編研工作也成為檔案管理的重要內容，成為企業管理規范化、科學化的一個重要體現。企業檔案工作圍繞保值增值、市場競爭服務。企業的各種情報、資料、文件、檔案信息都具有檔案屬性，尤其無形資產、知識產權和法規證據等。不容置疑，檔案管理服務于企業，檔案的管理保存或再現企業的經營軌跡和歷史資料。當前，經濟全球化下的大數據時代的來臨，企業的知識管理、檔案編研等后勤輔助工作進入管理者思考的軸心，因為企業檔案不僅具有信息資源、知識產權的價值，對有形資產的運營、維護、管理和保值、增值也具有不可或缺的獨特作用。

三、汽車企業檔案編研當前存在的問題

（一）編研人員配置弱。眾所周知，汽車行業是一個充分競爭的行業，行情波動大，企業組織構架精簡，由于管理人員精簡和經營方面的原因，汽車企業檔案人員普遍存在人少、兼職多、調動頻繁等問題。在人員配置上問題如下：一是編研人員配備不科學。筆者所在的汽車企業，只有一名專職檔案管理人員，還兼職負責辦公室的其他工作。平時，檔案管理人員疲于應付檔案的收集、整理、著錄、借閱等大量工作。二是編研人員能力不足。編研工作需要一定的檔案管理業務基礎，還需要扎實的文字功底和掌握編研的規律和方法。據筆者了解，一些汽車企業的編研人員多為后勤人員或文科畢業生，專業知識缺少，綜合素質不高，難以適應專業性和研究性都很強的編研工作。三是編研人員責任心不強。在檔案編研的過程中，由于此項工作屬于服務性，且不產生直接的經濟效益，編研人員缺乏一定的信心，有時還會產生編研數據與原始檔案不符的現象。

（二）編研上存在誤區。顧名思義，編研可理解為“編”和“研”兩部分?！熬帯笔且环N匯集的過程，將原始檔案按照一定的標準集合起來，是一種初級產品。“研”則是更加深層次的挖掘原始檔案，對信息進行再次加工。現在大部分汽車企業的檔案編研工作都僅僅停留在“編”的層面，只有檔案的匯集，沒有在“研”字上下功夫，成果多是檔案專題、數字上的集中，其利用價值與原始檔案相比，最多等同，有時甚至不如利用原始檔案可靠。還有一些企業為了達到編研成果“量”的要求，搶時間搞突擊式編研，簡單地將原始檔案的數據進行羅列，擺出幾樣編研成果，如大事紀、關鍵事件，形式熱鬧，但質量、效果卻大打折扣，這是對編研工作的一種誤解。

（三）編研工作缺乏創新。一般的汽車企業檔案的編研，多體現在史志、大事記、組織沿革、文件匯編等方面，這種模式屬于傳統意義的編研工作，是在原有模板上的粗加工，形式呆板，挖掘度低，其價值性、專業性沒有突顯，其涉及的內容既沒扣緊汽車企業的中心工作，也沒有突出本行業本企業的特色，更難做到為領導決策和生產經營提供服務。實際上，這種缺乏創新的編研成果，只是為了完成某項任務，基本上是臨時“露一下臉”，就被擱置一邊。

四、新時期，探索企業檔案編研工作的有效途徑

（一）創新觀念，由檔案管理向數據管理轉變。大數據時代下，企業檔案編研工作呈現出現代化、信息化、服務化的趨勢，高度的信息化對企業檔案資源提出了廣泛的需求，要求企業檔案管理必須開拓創新，從封閉走向開放。從時代背景來看，我國檔案部門加大改革創新力度，如國家檔案主管部門開始部署電子文件的歸檔與管理，但企業的電子檔案仍然稀缺。筆者供職所在的汽車企業，工作范圍歸檔、接收的電子文件，大都是文檔、圖形、圖片、視頻等結構型數據，這是與時代要求有些脫節，要適應時代的發展，必須進一步推動企業檔案的管理創新，走適合企業需要的檔案編研之路。在管理體制上，企業檔案工作要尋求企業領導的支持重視，也要努力學習、借鑒國內外先進企業檔案管理的先進經驗，大膽創新改革現有的檔案管理模式，改變“重保管，輕利用”的做法，重點突出檔案資源的開發利用上，制定相應的標準，確保編研工作的有序開展與實施，突破檔案編研陳舊老套的習俗，創新企業的編研方式、方法，不斷對傳統的檔案編研體裁，如大事記、組織沿革、匯編等適當取舍，利用現代技術，逐步實現編研成果的電子化、信息化，用更直觀、生動的方式展示編研成果。

（二）整合資源，打造一支高素質的檔案編研隊伍。一支高素質的檔案編研隊伍是做好檔案編研工作的重要前提，需要企業領導大力支持。在充實檔案人員的同時，加強編研人員培訓，提高編研人員的專業水平和業務能力，除了學習編研專業知識外，還要與同行業的編研先進汽車企業進行橫向交流、觀摩學習。檔案編研工作者，除要求具備傳統檔案編研的基本技能外，還必須具備檔案文獻編研能力、掌握與館藏檔案、科研課題相關的歷史背景知識、具備一定的檔案研究能力和學術寫作能力、熟悉掌握生產經營管理流程、具有一定的外語基礎和計算機知識儲備、還要具備一定的社會交際能力、信息獲取能力和經營管理能力等。企業檔案部門要不斷優化檔案編研隊伍，配備各類知識層次(如計算機、文、理工科類)的檔案專業團隊，如以檔案工作人員為主，輔助利用項目形式吸納一些研發人員、生產人員、營銷人員等參與，從企業價值鏈的角度整合編研隊伍，以此才能促使企業檔案編研成果能夠更貼近實際，接“地氣”，通“市場”，聯“客戶”，進一步使編研成果深層次、專業化、價值化，不斷在編研成果上出作品、呈精品。

（三）依次推進，突出大數據時代特征。新時代下，一種新的思維指導我們的檔案編研工作。目前，國內已出現借鑒政府國家檔案管理的一些成功案例，如湖南省湘潭市檔案局創新檔案管理，率先在全國對數據資源管理進行了探索，建立檔案數據管理系統，在所屬各縣市區、園區、有關行業設立二級數據中心，各級機關團體企事業單位將依托檔案室建設數據庫，建設數據開放平臺，以數據共享、服務社會為目標，打造資訊檔案管理平臺。企業檔案編研要加大人力、物力的投入，建立以“開放性、保密性與專業性”為特點的檔案管理體系和數據庫。在具體的編研上，應有計劃、有步驟、嚴控“確定題目、定編研方案、材料選擇、編輯加工、審查批準、信息反饋”六環節，其中重點是編研方案和材料的選擇，必須謹慎。在編研過程中，自審要嚴格，如內容、體例、文字、標點符號等，多方復審才能定稿。有時，需要對于編輯研究作品的發行情況保持跟蹤，從市場、信息覆蓋面、用度認知方便度等方面不斷完善，穩妥推進，使編研工作不斷系統化與專業化。

（四）創新形式，形成自身的編研特色。從某種意義上說，檔案編研工作不是企業檔案工作人員的特有工作，企業對內，對外的宣傳資料都是一種編研，所以企業檔案編研工作不能限定在一次文獻、二次文獻、三次文獻這樣的分類層面上，應該進一步增強特色編研意識。編研創新包含兩個方面，一是觀念上的創新，二是編研方法上的創新。汽車企業編研作品要創新觀念，結合企業實際，走“小而精”“小而專”的路子，如對具體事件、具體問題進行橫向研究，或對某個局部、側面進行縱向剖析等。在主題的選擇上要敢于突破，如對企業檔案的內容、特點進行分析，充分行業市場的特點，加強與專業技術人員的交流，做一些符合本本企業實情的編研工作，使其更有市場價值。比如，前些年比亞迪汽車集團的檔案編研成績顯著，《比亞迪汽車產業群五周年畫冊》等成果一度得到了主管部門的贊譽。

五、結論

綜上所述，在大數據時代的今天，檔案編研工作是汽車企業檔案價值轉化的一項重要任務，必須不斷轉變觀念，不斷創新思路，改進工作方式，編研出更多更好的成果，使編研工作在為管理層提供決策信息、提高品牌認知力、弘揚企業文化等方面發揮獨特功能，為汽車企業的發展提供強大的信息服務，彰顯軟實力的獨特價值。

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