探究檔案工作的現狀與發展

文／蘭州交通大學檔案館　許惠瑋

探究檔案工作的現狀與發展

文／蘭州交通大學檔案館許惠瑋

本文從我國檔案標準化的現狀的闡述加以探究并對其今后的發展進行展望，讓大家對檔案工作標準化加以了解，對其在社會中的地位加以重視。

檔案工作標準化；現在狀況；未來發展

一、檔案工作標準化意義

檔案工作的主體部分就是檔案工作標準化。它不僅涉及到檔案工作的各個方面，而且起到了使管理更加科學化的作用。要將檔案工作的標準化與檔案工作的其他方面有效的結合，就會產生復數級的效果，這樣會更好的使檔案工作更好的與時俱進。從另一個角度看，要是檔案工作不與時代接軌即不標準化的話，那么與之相關的各種工作的發展都將受到限制，既使轉變向其他方向發展最終其工作也將無法開展，在無序與混亂中結束。檔案工作標準化的作用和意義最重要的體現就是在對檔案及其各項工作進行科學管理和有序控制上，使得各項工作可以有效的開展，從無序轉為有序。因此檔案工作的標準化是極為重要的，沒有它就沒有檔案工作的現代化的建設。

二、檔案工作的現狀

（一）推動檔案工作的現代化建設是呼應了時代的召喚。隨著網絡的普及以及信息化時代的到來，檔案工作得到了新的發展，其內涵也得到了豐富與擴展?？傊瑱n案工作的現代化建設是一種社會進步的必然趨勢。

（二）檔案工作的現代化建設是自身事業發展內在要求?，F在的工作、生活已經離不開電子產品以及互聯網了，人們的工作生活已經開始進入了電子時代。如今的檔案文件已經與早前單一的紙制品不同，各種新型載體的出現使得檔案文件的管理難度更加大了。因此需要既科學又高效的方法來管理；提供適當的環境，合適的技術來保管各種形式的檔案。對于出現的新情況和新問題，應該使用現代化的的知識來豐富檔案工作人員的管理方法和手段，即檔案管理的現代化建設。所以說檔案管理自身原因決定了其管理工作的現代化的建設程度。

（三）與之有關的學科的大力推廣。在信息類學科中情報、圖書和檔案是聯系較大的三門，因為這三者之間的基本理論，認識論和方法論是大體相同的。為了檔案類自身可以更好的建設，加快其現代化進程就需要將這三類學科進行有機結合，并且跟隨社會發展的步伐。因為檔案信息是信息資源的一個分支，所以適用于信息資源管理的相關理論也是適用于檔案信息的。因此，要將信息資源管理中與現代化建設相關的知識理論合理的運用到檔案的現代化建設工作中來。只有在不斷的學習，取長補短的過程中才能更好的發展，檔案工作才能隨著信息資源管理體系在發展中趨向于成熟而獲得更加豐富和完善的理論知識，并為其今后的發展提供有效的理論基礎。由于電子科技的發展，互聯網技術的成熟，還有媒體技術被廣泛的使用都在檔案現代化進程在技術上給予很大的支持。檔案管理人員可以充分使用這些手段來建設檔案數據庫、設計操作界面、設置自動檢索功能以及資料數據的備份等等。通過以上技術手段，讓檔案管理的現代化建設不再紙上談兵。

三、檔案現代化建設未來的發展

檔案的現代化建設不是一件一蹴而就的事，它將是一段艱辛而漫長的工程，由于它的長期性導致它在不同的階段有著不同的要求和指標。在新紀元里，檔案工作的現代化建設發展有著以下幾個標志性的表現：

（一）科學化的組織管理。遵照事實的基本規律對于檔案工作進行統一安排和統籌，將所有的工作在量和質方面得到有效的提高，這就是所謂的組織管理的科學化。

（二）標準化的檔案工作。所謂的進行標準化的檔案工作，是一項系統性的需要很強的邏輯統籌能力的工程。該工程主要是在檔案的管理工作中讓其做到簡化、統一、協調、選優，從而達到降低經費消耗、增加工作效率、收獲較高效益的目的。是為了讓檔案管理活動的效果最佳。

（三）檔案資源的信息化。隨著整個社會在信息化發展程度的加深，總之檔案工作也必須緊跟時代的步伐，因此檔案資源的信息化管理將是勢在必行的，同時這也是為了檔案工作能更好的服務社會。檔案資源信息化指的是利用先進的科學技術手段強化檔案信息資源的收集、整理、開發和利用。其本身的表現在于數字化的檔案信息、網絡化的檔案資源以及信息化的相關機構。一方面是檔案信息數字化可以分為檔檔案目錄的數字化和全文信息的數字化兩種，這是實現信息化的一個前提。由于其在我國檔案目錄以及全文的數字化實現的比較好，為今后的工作提供了有力的保證。另一方面檔案資源網絡化。檔案部門可以通過網絡進行信息采集和核對。各分部既可以將總部生成的各種數字文檔發到檔案館，又可以將即時產生的數據直接記錄到檔案館的數據庫中，保持了信息的的實效性。檔案館也可以定期到各部門的專門文件夾中采集資料。資料的信息化在現代化建設中是最為重要的一環，也是關鍵性的突破點。只要在未來發展中可以將它實現，檔案信息化就可以實現了。

四、小結

針對檔案工作現在的發展情況，我們必須要樹立起全新的創造性思維和可持續發展的理念以及與時俱進的發展態度，盡快制定檔案信息管理工作的標準與體系，加速檔案信息數字化建設、完善網絡化的平臺服務，并且與相關方面的工作合理有效的相互協作，實現檔案的現代化飛躍。讓我們的檔案工作在全新的時代發揮其自身的特點，使其更好的為社會服務。

[1]候昌明.多媒體技術及其在檔案數字化建設中的應用[J].檔案學通訊,2004(2).

[2]張春香,郭忠.現代檔案與檔案工作現代化[J].工程建設與設計,2002 (4).