試論博物館照片檔案的特點及管理方法

文／廣州博物館 吳紅麗

我國博物館工作條例明確指出，博物館的任務(wù)是“通過征集收藏文物、標本，進行科學(xué)研究，舉辦陳列展覽，傳播歷史和科學(xué)文化知識，對人民群眾進行愛國主義教育和社會教育，為提高全民族的科學(xué)文化水平，為我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)作出貢獻。”博物館在圍繞這一任務(wù)開展的各項工作中，形成了有自己特色的照片檔案。

一、博物館照片檔案的特點

（一）范圍廣。這是指博物館照片檔案的內(nèi)容包羅萬象。一般單位形成的照片檔案是反映本單位的政治、經(jīng)濟、科學(xué)、教育和文化活動等具有價值的照片。而博物館所形成的照片檔案除了有一般單位形成的照片檔案材料外，大多數(shù)是向社會和個人征集、收購或捐獻的照片，還有的是在畫報、雜志、書籍等資料上翻拍的珍貴歷史照片。它涵蓋國內(nèi)外政治、軍事、經(jīng)濟、文化、教育、體育、藝術(shù)、社會生活、風(fēng)土人情等方方面面內(nèi)容。如我館照片其內(nèi)容大體如下：1.反映大型展覽的照片。如：《春暖我家——紀念廣州改革開放三十周年博物館展》《廣州5.18國際博物館日中國文化遺產(chǎn)日暨廣州博物館建館八十周年活動》《跨越海洋——中國“海上絲綢之路”八城市文化遺產(chǎn)精品聯(lián)展》《海貿(mào)遺珍——清代廣州外銷藝術(shù)品展覽》《盛世輝煌——廣州慶祝中國共產(chǎn)黨第八次代表大會召開特展》等等。2.人物照片。如：歷屆我館領(lǐng)導(dǎo)、市一級先進工作者、勞模、人大政協(xié)代表照片。3.重大災(zāi)害2008年冰災(zāi)展覽。如：《風(fēng)雪真情春運共鳴——2008年廣東抗冰救火非常春運紀實展覽》。

（二）作用大。博物館所形成的照片檔案除了具有一般單位照片檔案所有的依據(jù)、憑證、參考的借鑒作用外，最主要的是宣傳教育作用。因為博物館的工作的中心環(huán)節(jié)是舉辦陳列展覽。照片檔案能以直觀、形象的形式引起人們對歷史的深切懷念或?qū)v史更加深刻的認識，它在教育民眾、鼓舞斗志、宣傳革命思想、記錄歷史等等方面都有文字材料代替不了的重要作用。所以博物館在舉辦所有的陳列展覽中，幾乎都要利用它。如：《中華人民共和國出土文物展覽》《廣州與海上絲綢之路》等展覽都要查檔案照片。

二、博物館照片所存在的問題

筆者自檔案工作中親身感知，博物館照片檔案主要存在如下問題：一是只重視收集歸檔照片，而不注重標明照片的來源、背景、內(nèi)容等項的說明，往往只是空的照片，讓建檔者不知所措，無法準確及時歸檔。二是照片的文字說明不完整，揭示照片攝影放映的信息不齊全，如照片影像上主要人物有姓、有職務(wù)而無名，如王書記、李館長；或有姓名、身份；或者只標明來賓，未標主要主人姓名、身分等等。照片影像的事件、事物的情由反映不具體，如本館職工舉行體操活動鏡頭之一，為什么舉行體操活動？地點在那里都未揭示出來，這樣就會降低照片的保管價值和使用價值。三是畫面主次分不清，主要人物畫面不突出，陪從者的畫面過分突出；或者群眾畫面突出，掩沒了主要人物畫面。四是畫面不清晰，或者正面的主要人物欠佳。五是照片未標明攝影單位和攝影人姓名等等。以上都是照片檔案質(zhì)量不高的表現(xiàn)之一，為什么會產(chǎn)生上述現(xiàn)象和問題呢？主要有以下原因：

首先是照片檔案與文書檔案、科技檔案的產(chǎn)生和形成不同，文書檔案與科技檔案的形成都有嚴格的程序。如公務(wù)文書的發(fā)文一般要經(jīng)過擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、打印、校對、用印登記、封發(fā)、對外催辦立卷歸檔銷毀等辦文程序，因此公文格式規(guī)范、文件主題明確嚴密、手續(xù)完備，具有法定價值，但照片的形成則不同，沒有公文產(chǎn)生的嚴密手續(xù)，而是由攝影者個人決定，在一瞬間要把動態(tài)的（也有靜態(tài)的）事物用感光手段記錄下來，形成照片，照片的畫面是否合乎檔案保存價值的要求，往往主觀愿望與客觀要求有很大的差距。

其次是檔案干部缺乏照片檔案的業(yè)務(wù)知識，歸檔前沒有很好的挑選和鑒定，尤其是當檔案管理升級時，為了達標升級，有的單位檔案室，像“有文必檔”一樣，凡照片不論其價值如何，都整理歸檔保存，因此，造成歸檔的照片檔案質(zhì)量不高。

最后是沒能向普通工作人員介紹普及一般的檔案知識，致使人們不太知道照片檔案管理的基本要求和規(guī)則。鑒于上述博物館照片檔案的價值、特點以及建檔中所存在的問題，為了提高照片的質(zhì)量，更好地利用照片為博物館的業(yè)務(wù)服務(wù)。

三、博物館照片檔案的管理

博物館形成的照片檔案絕大多數(shù)具有永久保存價值，由于他來源廣、內(nèi)容豐富，利用頻繁，所以，搞好照片檔案管理不僅是博物館工作中不可缺少的一個組成部分，而且是發(fā)揮照片作用的前提和基礎(chǔ)。照片檔案是以感光材料為載體，以影像為主要放映方式的特殊載體檔案，受光、溫、濕、霉菌等因素影響，容易退變、損毀。從如何做好照片壽命的要求考慮，影響照片的因素有外部變質(zhì)因素和內(nèi)部變質(zhì)因素。外部變質(zhì)因素是由于保管和利用條件出現(xiàn)的變質(zhì)因素；內(nèi)部變質(zhì)因素是文件材料本身的因素。所以在加強照片檔案管理過程中，要綜合考慮形成照片檔案各個環(huán)節(jié)中內(nèi)外因素。

（一）做好照片檔案的歸檔工作。片歸檔要迅速。各個單位收集歸檔保存的情況不同，收集范圍可能各異，博物館大體是：

1.黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人對我館的視察、檢查工作等活動照片。

2.上級主要領(lǐng)導(dǎo)對我館視察、檢查工作等活動。

3.上級部門在我館召開的重要會議照片。

4.本館主辦陳列展覽開幕式的照片。

5.本館舉辦重大集會和慶祝活動的照片等等。

（二）對一組（若干張）有密切聯(lián)系的照片，在歸檔前進行挑選和鑒定時，要注意反映事物發(fā)展的全過程和原貌。如我館舉辦展覽，就要有開幕式會場全景、領(lǐng)導(dǎo)講話、儀式活動內(nèi)容情景、領(lǐng)導(dǎo)嘉賓剪彩等照片。如重要會議期間、舉行新聞發(fā)布會、組織代表參觀等活動，也要形成照片并有選擇地歸檔保存。當然，由于各種活動的程序、內(nèi)容和過程不同，形成的照片數(shù)量也不盡相同，但一定要反映該事物的發(fā)展全過程和原貌。

（三）對每一張照片進行整理歸檔時，要套手套，防止汗印而使照片遭到損害，在整理照片時進行認真鑒定和挑選。照片檔案是由每張照片構(gòu)成的，每張照片的好壞，關(guān)系到照片檔案的質(zhì)量。照片是由形、色、光三要素組成的。因此每張照片的挑選時，主要方法是五看，一看照片畫面構(gòu)圖、布局是否完整，人、景、物的位置是否均勻和諧統(tǒng)一；二看人物的形象表情是否與主題一致，正面的主要人物的形象表情不僅要形似，還要形神兼?zhèn)浜兔篮茫缡浅舐荒軞w檔保存；三看主次是否分明，反映主要人物的畫面要突出，陪從人員的形象要小些，不要主次顛倒；四看光線是否清晰，柔和統(tǒng)一，層次是否分明；五看文字說明是否揭示了照片反映的全部信息，圖文是否相符。按照國家制定的《照片檔案管理規(guī)范》的標準，完成案卷目錄、卷類目錄標題、照片說明、順序號等的填寫。

（四）加強庫房的管理工作。檔案室要制定嚴格的借閱制度，室內(nèi)保持整潔、有防塵、防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防霉、防蟲等六防設(shè)備外，最好把照片裝在防潮柜內(nèi)。

1.把照片原件輸入計算機。這不僅方便利用，也可對照片進行修復(fù)，而且對照片原件的保護起著積極的促進作用。

2.檔案員要懂得如何對有問題的照片進行技術(shù)處理。比如，當照片有發(fā)黃、熔化等現(xiàn)象時，要用不同的方法進行修復(fù)。

3.加強對彩色照片的管理。彩色照片一般只保存5-15年就會自然損壞，為了延長它的壽命，最好每保存10年，重新復(fù)制一次，或者10年后冷藏起來，需要時重新制作彩色照片。

[1]文化部文物局主編.中國博物館學(xué)概論[M].北京:文物出版社,1999.

[2]陳兆祦,和寶榮,王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2005.

[3]中國機械工業(yè)教育協(xié)會主編.檔案管理學(xué)[M].北京:機械工業(yè)出版社,2012.