二級醫院檔案管理現狀分析及改進措施

文／北京市東城區第一人民醫院檔案室　欒鳳春

二級醫院檔案管理現狀分析及改進措施

文／北京市東城區第一人民醫院檔案室欒鳳春

本文分析了二級醫院的檔案管理工作現狀，提出加強檔案工作的管理，強化檔案為本單位服務意識的改進措施。

二級醫院；檔案管理；改進措施

二級醫院是在區級衛生和計劃生育委員會隸屬下的醫院機構，按照國家檔案管理辦法每個醫院都設有檔案室，但受醫院規模小的影響，二級醫院的檔案管理工作存在著一些問題，導致檔案管理工作不能正常發揮應有的效用。隨著二級醫院的不斷的發展，檔案工作在醫院的改革建設中占據著舉足輕重的地位，必須將檔案管理工作列出醫院的重要日程表中，強化檔案工作的管理，使其為醫院的發展服務。

一、二級醫院的檔案管理工作現狀

（一）二級醫院的檔案庫房現狀。受醫院規模小的影響，醫療用房都不能滿足就醫需求，所以二級醫院的檔案庫房多位于地下室或非正規辦公用房間。存在著空間狹小，潮濕，有的甚至沒有窗戶無法通風。檔案庫房與檔案閱覽室合為一室：還有個別檔案庫房內存放其它非檔案物品，且非檔案管理人員可自行隨時進出檔案庫房取物。這些問題的存在給檔案室的管理工作會帶來不安全隱患。

（二）二級醫院的檔案管理制度現狀。按照檔案管理部門對檔案庫房的管理規定，檔案室就制度并張貼相應的檔案管理制度。但二級醫院的檔案庫房中，由于空間狹小，庫房四面墻壁擺滿了檔案柜子，幾乎沒有張貼檔案管理制度的位置。

各單位的檔案管理制度不健全，制度的制訂過于簡單化。或因為缺少本單位的檔案管理工作的獎罰制度，到致其他各項管理制度的落實不到位。

（三）二級醫院的檔案的管理現狀。目前二級醫院檔案室所管理的檔案分為文書檔案、實物檔案、會計檔案、基建檔案、科技檔案、照片檔案。這些檔案均由各職能部門將在每年6月底前，將上一年度已完成任務的具有保存價值的檔案經過整理裝訂后，移交到醫院檔案室進行集中保管。檔案室對所存檔案負責保管并提供利用服務。

1.目前二級醫院的檔案管理工作實行統一領導，分級管理的原則。檔案的主要管理由院長親自負責，下設醫院辦公室，由辦公室主任主抓，檔案室歸屬醫院辦公室的管理范圍之內。醫院檔案室負責對醫院各職能部門兼職檔案員所上交的檔案進行歸檔工作和，并對兼職員檔案員的培訓和指導。

2.二級醫院檔案收集工作現狀。這項工作在整個檔案管理中是個比較薄弱的環節，收集工作既要注重日常文件的收集，又要對日常文件進行整理、分類，它是歸檔工作的前奏。在收集過程中，存在著收集不完整、遺漏的現象。如在本次查檢中發現歸檔案卷中有計劃無總結；有請示無批復；有上級下發的專題工作的通知無此工作方案的措施結論。而且存檔的案卷中多為上級下發的通知，無本單位所對應的工作的具體工作內容，造成了檔案收集的不完整，也失去了檔案工作以我為主的重要性。

3.二級醫院檔案歸檔工作的現狀。二級醫院檔案管理制度規定：各職能部門應該在每年6月前上交上一年度的歸檔文件，主要采取原始紙質文件存檔的方式。歸檔工作主要是各職能部門將本部門上一年度的文件進行分類、裝訂、上交檔案室。檔案歸檔工作中存在著歸檔與不歸檔的界線不清楚，歸檔的要求不明確，年度不清，問題不清。歸檔文件中存在一些不具有查考利用的文件。如：各部門互相報送的文件重份存檔；上級下發的非本單位人員的任免通知。

（四）二級醫院的兼職檔案員現狀。一方面，在二級醫院人才培養中，一般比較重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員，特別是各職能部門的兼職檔案管理人員的素質提高和繼續教育則十分缺乏，職能部門的兼職檔案管理人員幾乎都是從醫療臨床工作崗位選派來的，幾乎從未參加過檔案的基礎知識培訓，檔案管理的工作經驗少，對檔案工作一知半解，且身兼數職，工作繁忙，導致工作起來不細致、水平低。還有就是兼職檔案員輪崗率、跳槽率較高，直接影響醫院檔案的管理質量和管理水平。另一方面，醫院的各項管理工作中，存在著“重醫療、輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識，導致醫院檔案的存檔質量難以提高。

（五）二級醫院檔案的利用效果現狀。檔案利用是利用者以閱覽、復制、摘錄等方式使用檔案的活動。檔案利用的過程是檔案利用者通過檔案部門查找利用檔案信息實現檔案價值的過程。在二級醫院檔案室存在的收集不完整，有價值的內容不在案卷中，直接影響了整個單位的檔案利用工作。

另外，檔案在利用過程中，很少有填寫檔案利用效果表。無法體現檔案信息給利用者使用實現檔案價值。

綜上所述，二級醫院檔案管理工作與檔案相關部門的要求相差甚遠，集中體現在：醫院用房緊張、檔案管理工作二級醫院里的重視程度不夠、檔案制度不健全或落實不到位、兼職檔案員沒有系統的參加檔案基礎知識的培訓且流動性較大、檔案利用和檔案服務性不強。

二、加強檔案工作的管理，強化檔案為本單位服務意識

檔案是人類社會活動的真實記錄，是珍貴的文化遺產，是社會的寶貴財務，是人類賴以連結過去、現在和未來的重要紐帶。加強檔案工作的管理，保存下珍貴的檔案，對醫院的發展和建設起著非常重要的作用。

（一）健全和落實檔案管理制度。制度是一切工作的保證，沒有制度就沒有約束力。首先要制度完善的檔案管理制度，如：《檔案管理暫行辦法》《檔案保管制度》《檔案庫房管理制度》《檔案借閱制度》《檔案的立卷歸檔制度》《檔案安全保密制度》，與此同時還制定了《醫院文書檔案管理流程》《本單位檔案管理工作獎罰制度》并將這些制度及流程公布上墻，以便在實際工作中對照執行。

此外，為了適應二級醫院檔案室空間狹小的客觀因素，落實檔案制度，將檔案的各項管理制度印成A4紙大小，并進行塑封，張貼在檔案柜門上，既節省空間，又完善了檔案制度上墻的規定。

（二）注重日常文件的收集管理工作。檔案來源于文件，是由文件有條件地轉化而來的，是由辦理完畢的文件，經過價值判斷，保存起來的。

所以在日常工作中，注重將分散狀態的、有查考利用價值的文件的收集管理工作，按一定的規律，整理起來，使之成為檔案的組合。

目前，二級醫院的檔案收集整理過程還遵循著傳統的工作方式，但要注重檔案收集工作中的細節，一切要從安全保存檔案原件的原則出發，要從檔案的利用價值的原則出發，從檔案保存的完整性和服務性出發，對檔案進行細致的收集和整理。

（三）明確檔案的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間。認真組織職能部門兼職檔案員學習國家檔案局令第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。此項《規定》可以正確界定文件材料的歸檔范圍，可以準確劃分醫院文書檔案保管期限，而且對醫院檔案價值鑒定工作發揮著重要的指導作用。

醫院檔案室要根據職能部門的工作內容，制定《檔案的立卷歸檔制度》，各職能部門要在每年6月底前完成上一年度的檔案歸檔工作。要對本部門辦理完畢的，對未來工作有查考利用價值的文件按年度問題進行分類整理、組卷、填寫卷內文件目錄、打印案卷封面、裝訂、打印檔案移交表，移交醫院檔案室。

（四）做好兼職檔案員的培訓、指導工作。二級醫院內部的檔案基礎知識培訓不僅要對兼職檔案員進行培訓，也要對職能部門的領導人員進行培訓。這樣有利于醫院檔案的完整性，又可從領導層對檔案管理工作加以重視。

此外，在每年的檔案移交工作期間，對新兼職檔案員進行手把手的檔案工作細節指導，確保本單位的檔案管理工作完好無損。

加強對兼職檔案員專業知識的培訓，是提高二級醫院檔案管理的必要條件。醫院檔案室管理人員根據各職能部門檔案兼職檔案員的具體情況，有針對性地，在每年年初對職能部門的兼職檔案員進行檔案基礎知識的培訓，模擬文件組卷、手把手傳授檔案的裝訂方法，并進行基礎知識的考試。為了提高兼職檔案員對檔案管理工作的基礎水平，促進他們的檔案管理意識，提升醫院檔案的管理質量，檔案室人員對每一份上交的檔案都要進行認真的檢查，保證上交檔案的完整性。同時向醫院人事部門提出要減少兼職檔案人員的流動性的建議，保證醫院檔案管理工作的順利、高效、規范化地開展。

（五）加強對本單位的檔案庫房條件的改善和管理。1.有條件的單位要將檔案室移到通風好的位置，使其符合檔案庫房的基本條件。二級醫院的檔案室庫房一般面積都很小，主要以實用為目的，除了遵循檔案庫房的8防要求，還要保證庫房的房屋結構牢固。每一個檔案室庫房都毫無例外地設有滅火裝置。庫房大門采用防盜門，檔案柜子采用鐵質五節柜不宜，柜子要有序統一編號。室內采取開窗通風和空調控制室溫，庫房門口有24小時錄像監控設備探頭。2.根據國家檔案業務規范的規定，檔案庫房要做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”要求，制定本單位檔案庫房管理措施：加設防盜門窗、配掛窗簾，防止陽光直射庫內、使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案知張的破壞；配備去濕機及放置吸潮劑；庫內嚴禁吸煙并配備消防滅火器；為防止檔案發生鼠害，庫房應定期檢查并投放滅鼠藥；配備空調設備，通過機械通風和自然通風等方法減緩庫房內溫度過高現象；為防止灰塵對檔案的損害，庫房最好加雙層窗；每個檔案柜內放置防蟲藥品，以防檔案害蟲破壞檔案。每日做好庫房的溫濕記錄，在空氣潮濕季節定時濕時除濕、夏季高溫季節定時降溫，以保護檔案的質量，延長檔案的壽命。

（六）提高檔案的服務性。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，檔案工作者必須樹立服務思想，明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高檔案的服務質量，讓檔案更好地為本單位的主要工作服務。根據利用者需要及時提供檔案、資料供利用者閱覽、復制和摘錄。

在本單位，檔案室除日常提供檔案的借閱以外，還可以對保管期限已滿的檔案，可以單位的重大節日期間（如建院周年紀念日等），以照片、文字等形式舉辦檔案的展覽活動，以此傳頌本單位的發展歷史，優良傳統，時代風采，弘揚本單位的先進人物，先進事跡，更好地為醫院的發展建設服務。

此外，對借閱檔案的部門要求認真填寫《檔案利用效果表》，明確檔案利用的目的和利用效果。

（七）做好檔案的安全保管工作。為了保證醫院檔案的安全保管，醫院必須設置專職的檔案管理人員進行保管。要嚴格執行醫院制定的《檔案借閱制度》，嚴格執行借閱人填寫查閱登記手續。借閱檔案須經檔案形成部門負責人、主管領導及院長辦公室主任批準后，方可辦理查閱手續。對于查閱或復印重要內容的檔案材料，除要填寫檔案借閱登記以外，還要經過院級領導的批示方可借閱，并要填寫檔案利用效果表。

三、結語

檔案就是醫院文化重要的組成部分，是醫院文化和發展建設的新增長點。不管醫院再小，檔案都是醫院歷史進程的記錄者，是醫院文化遺產的傳承者。重視醫院發展過程中形成的每一份重要檔案，保留醫院發展歷史的細節，重視醫院檔案管理工作，將會為醫院的發展寫下光輝的一頁。