現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題及改革思路分析

文／山東省青島市膠州市心理康復(fù)醫(yī)院 崔燕

檔案作為人類活動(dòng)的重要記錄，它是人們認(rèn)識(shí)和掌握客觀規(guī)律的重要憑證，是黨和各個(gè)國(guó)家發(fā)展不可或缺的一部分。檔案管理作為管理工作的最重要的一部分，在醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)不斷進(jìn)步、科研教學(xué)不斷深化的過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，為醫(yī)院的不斷發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。[1]現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中仍有很多不足之處。所以，現(xiàn)在的當(dāng)務(wù)之急是發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問(wèn)題。

一、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足。很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得應(yīng)該提高的是醫(yī)療的技術(shù)水平，而忽略了對(duì)檔案的管理。導(dǎo)致檔案的完整度和利用率不高。此外，很多醫(yī)護(hù)人員忙于日常的醫(yī)務(wù)工作，對(duì)于工作中出現(xiàn)的特殊病例的處理方式?jīng)]有認(rèn)真記錄，也沒(méi)有養(yǎng)成良好習(xí)慣，覺(jué)得檔案管理無(wú)關(guān)痛癢，缺乏記錄和保存檔案的認(rèn)識(shí)，意識(shí)不到檔案對(duì)于日后工作的重要性。還有一些部門(mén)覺(jué)得把檔案移交檔案室給自己的日常工作帶來(lái)了諸多不便，所以不愿移交，從而影響了檔案的檢索和利用。

（二）缺乏檔案管理工作制度。雖然各個(gè)醫(yī)院都根據(jù)自己的實(shí)際情況制定了一些相關(guān)的管理制度、條例等，由于對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，所以，許多醫(yī)院并未建立健全的檔案管理制度，可能部分文件還存留在一些科室中，即便一些已經(jīng)歸檔的文件由于缺乏完善的借閱、歸還和監(jiān)督制度，仍然存在許多混亂的現(xiàn)象。

（三）欠缺專業(yè)的檔案管理人員和專業(yè)的管理水平。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院的人員都處于身兼多職的狀態(tài)，可能很多人都是從其他的科室和部門(mén)轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，檔案管理工作跟自己的專業(yè)相差甚遠(yuǎn)，檔案管理的專業(yè)知識(shí)和理論匱乏，專業(yè)人員稀缺，人員的文化程度存在較多的差異。這些情況在一定程度上致使管理團(tuán)隊(duì)對(duì)檔案的管理辦法和實(shí)施規(guī)則產(chǎn)生分歧，[2]從而也降低了檔案管理的質(zhì)量。在人才培養(yǎng)方面，大多數(shù)醫(yī)院注重醫(yī)療、科研團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的提高和深度教育，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)重視度不足，檔案管理人員深造的機(jī)會(huì)少，檔案的管理認(rèn)識(shí)只停留在以前的管理模式，思想觀念和管理水平適應(yīng)不了時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和改革，使醫(yī)院的管理工作處于停滯狀態(tài)。

（四）檔案管理設(shè)備落伍。隨著科技的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地應(yīng)用到各行各業(yè)中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為現(xiàn)在必不可少的一個(gè)機(jī)構(gòu)，其管理過(guò)程也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用較其他領(lǐng)域仍有很大差距。現(xiàn)在，一些醫(yī)院的檔案管理僅停留在檢索工作，計(jì)算機(jī)的許多優(yōu)勢(shì)仍未被發(fā)現(xiàn)和使用。比如海量的儲(chǔ)存量，靈敏的辨別力等。這些都是一種資源的浪費(fèi)。所以，提高醫(yī)院的檔案管理軟件，開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用范圍已經(jīng)是勢(shì)在必行。

二、檔案管理改革的措施

（一）提高全體員工的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，要想提高檔案管理水平，首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫(yī)院的首要內(nèi)容來(lái)抓，和醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平同步策劃，同步實(shí)施。堅(jiān)持做其他工作時(shí)都不忘檔案工作，堅(jiān)持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。[3]提高所有人員對(duì)檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，并采取多種方法，利用各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)全員學(xué)習(xí)；聘請(qǐng)專家進(jìn)行知識(shí)講座，并進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)指導(dǎo)；利用各種報(bào)欄和宣傳模式宣傳、印發(fā)資料；各科學(xué)習(xí)，提高全員的檔案管理制度的認(rèn)識(shí)，使所有醫(yī)護(hù)人員深刻意識(shí)檔案管理的重要性，并且積極的參與到檔案的管理和維護(hù)的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平。檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質(zhì)量，所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)和教育，同時(shí)可以適當(dāng)?shù)钠刚?qǐng)專家或權(quán)威人士進(jìn)行講座，對(duì)于表現(xiàn)出色的員工為其提供更好的發(fā)展平臺(tái)，并且鼓勵(lì)員工不斷地學(xué)習(xí)，從而提高管理水平。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備并且重視檔案管理信息化。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)對(duì)檔案管理已是勢(shì)在必行，檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合現(xiàn)在的形勢(shì)，，努力為檔案管理創(chuàng)造有利條件，力爭(zhēng)用反應(yīng)敏捷、方便查閱的計(jì)算機(jī)作為管理工具，建立系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡(luò)，并在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)上編制與之匹配的自動(dòng)化應(yīng)用軟件，構(gòu)建醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)。[4]從而提高辦公的速度和質(zhì)量，便于相關(guān)人員查閱，實(shí)現(xiàn)檔案的快速利用，在保密條例不受影響的條件下，利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共同利用，該系統(tǒng)方便使用者快速準(zhǔn)確的查找所需資料，并且實(shí)現(xiàn)了檔案資料一體化管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給檔案管理提供了新的發(fā)展平臺(tái)，保證醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜性、系統(tǒng)性較為顯著的工程，醫(yī)療機(jī)構(gòu)要增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視度，提高檔案管理人員的專業(yè)水平和責(zé)任感，同時(shí)要對(duì)檔案工作中出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決并有有效的應(yīng)急預(yù)案。[5]促進(jìn)醫(yī)院的管理工作平穩(wěn)高效的發(fā)展，新時(shí)期環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作要想達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和要求，就要從制度完善、工作方法提升、工作人員綜合素質(zhì)的提升等方面入手，從而保證檔案管理工作能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理階層做出正確的指導(dǎo)意見(jiàn)，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)價(jià)值。

[1]王維娜.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,14:84-85.

[2]楊秀菊.醫(yī)院檔案管理與現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的和諧構(gòu)建[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2012,01:169.

[3]劉俊萍.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:182+184.

[4]黃薔薇.醫(yī)院檔案管理怎樣適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展[J].醫(yī)學(xué)信息(上旬刊),2011,09:5647-5649.

[5]趙爽.如何加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].電子世界,2014,02:16.