在學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)過程中對檔案管理工作的思考

文／廣東省工業(yè)高級技工學(xué)校　李錦霞

在學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)過程中對檔案管理工作的思考

文／廣東省工業(yè)高級技工學(xué)校李錦霞

學(xué)校的檔案管理是學(xué)習(xí)工作的重要組成部分，加強(qiáng)對檔案的管理，可以提高學(xué)校檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性以及完整性，能夠有效提高教育質(zhì)量和學(xué)校的管理水平，對促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展有非常重要的作用。本文對高中職院校評建創(chuàng)優(yōu)中檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，探討相應(yīng)解決措施，從而提高職業(yè)院校檔案管理的質(zhì)量。

學(xué)校；評建創(chuàng)優(yōu)；檔案管理；問題；解決措施

學(xué)校檔案可以為各項(xiàng)工作的開展提供具有參考價值的信息，而且隨著綜合經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，高中職院校的數(shù)量在不斷增加，師生也在不斷增加，工作復(fù)雜程度不斷加深，只有加強(qiáng)檔案管理，才能提高各項(xiàng)工作的質(zhì)量，在評建創(chuàng)優(yōu)過程中進(jìn)行檔案管理工作，可以有效提高檔案管理工作質(zhì)量，對學(xué)校的發(fā)展具有非常重要的作用。

一、職業(yè)院校評建創(chuàng)優(yōu)過程中檔案管理存在的問題

（一）認(rèn)識程度不高。現(xiàn)階段，高中職院校對于檔案管理的認(rèn)識度比較低，一方面，沒有認(rèn)識到開展這項(xiàng)工作的必要性和必然性，誤認(rèn)為檔案管理就是對檔案進(jìn)行簡單的整理，忽視了檔案管理工作的重要性；另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理是管理部門的工作和職責(zé)，實(shí)際工作中，缺乏和其他部門的配合，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)過于重視短期效益，不了解檔案管理對學(xué)校發(fā)展的重要作用。例如，武漢某高等職業(yè)學(xué)院中，沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，檔案管理工作和其他工作放在一起，沒有專門的管理人員對檔案進(jìn)行管理，學(xué)生的學(xué)籍的檔案就簡單放在柜子里，檔案信息的收集也不夠準(zhǔn)確，對檔案管理工作不夠重視。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠。檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)直接影響檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣，目前，我國高中職院校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍比較低，這對學(xué)校檔案管理產(chǎn)生了非常大的影響。例如：武漢某一高等職業(yè)學(xué)院中，檔案管理職位是由授課教師兼任，學(xué)生和教師的檔案信息收放在辦公室中，授課教師的主要任務(wù)是上課完成教學(xué)要求，從事的工作種類比較多，工作壓力比較大，這些教師對檔案管理工作不夠重視，他們不認(rèn)為檔案管理的重要地位，工作過程中，會將檔案管理工作放在末尾，不具備檔案管理的相關(guān)素質(zhì)和專業(yè)知識。此外，學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)比較忙碌的時候，會調(diào)動學(xué)生進(jìn)行檔案管理，學(xué)生不具備專業(yè)能力，檔案管理中不重視工作質(zhì)量。

（三）檔案信息不健全。高中職院校檔案管理中經(jīng)常可以見到檔案記錄缺項(xiàng)的情況，主要體現(xiàn)在學(xué)校每個學(xué)期召開的教學(xué)工作會議缺乏完善、規(guī)范的會議紀(jì)要，學(xué)生信息是由學(xué)生自己填寫，沒有對學(xué)生信息進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，學(xué)生信息不具真實(shí)性，教師業(yè)務(wù)檔案中的資料比較少，不能全面、準(zhǔn)確地反映教師的基本情況。例如：武漢某高等職業(yè)學(xué)院2012屆學(xué)生信息，是由輔導(dǎo)員集中收集，學(xué)生自己填寫相關(guān)信息，一部分學(xué)生為了豐富自己的檔案，就會夸大事實(shí)，學(xué)生填寫的信息不具真實(shí)性。

二、在學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)過程中進(jìn)行檔案管理工作的有效方法

（一）加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念是提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此，評建創(chuàng)優(yōu)過程中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，從而提高檔案管理人員對檔案管理的重視度。針對武漢某高等學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀，一是要加強(qiáng)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視；二是要將檔案管理部門從管理部門中獨(dú)立出來，實(shí)際工作過程中，加強(qiáng)各個部門之間的配合，明確檔案管理責(zé)任，在評建創(chuàng)優(yōu)中提高檔案管理工作的質(zhì)量，為學(xué)校的評建工作提供參考，通過評價檔案信息，充分調(diào)動教職工工作的積極性和主動性，提高教學(xué)工作質(zhì)量。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。提高學(xué)校內(nèi)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，在高中職學(xué)校中培養(yǎng)出一批既懂專業(yè)知識，又具有新技術(shù)接受、應(yīng)用能力的檔案管理人員，檔案管理人員要有專職人員。針對高中職院校存在的問題，第一，檔案管理人員要設(shè)立專門職位，不能由教師兼任；第二，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，充分發(fā)揮檔案管理人員在檔案管理中的重要作用。

（三）健全檔案信息。學(xué)生和教師信息的收集，要保證準(zhǔn)確、全面、可靠，檔案管理人員要對教師和學(xué)生的信息進(jìn)行核實(shí)，對于不屬實(shí)的信息要及時修正，對于客觀存在的情況要在檔案中詳細(xì)記錄下來，高中職學(xué)校在進(jìn)行檔案管理的時候，也要嚴(yán)格按照這個要求，健全檔案信息，只有這樣才能保證檔案完善。

三、結(jié)束語

總之，在評建創(chuàng)優(yōu)過程中必須加強(qiáng)檔案管理，只有這樣才能提高檔案質(zhì)量，為評優(yōu)工作的順利進(jìn)行提供理論依據(jù)，通過對檔案信息的評價，提高教職工工作的積極性和主動性，提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。所以，高中職學(xué)校在發(fā)展中，必須加強(qiáng)對檔案的管理，提高檔案管理的重視度。

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[3]曹曉春.規(guī)范學(xué)校檔案管理工作提升學(xué)校管理層次[J].價值工程,2014, (7):244-244,245.