在學校評建創優過程中對檔案管理工作的思考

文／廣東省工業高級技工學校　李錦霞

在學校評建創優過程中對檔案管理工作的思考

文／廣東省工業高級技工學校李錦霞

學校的檔案管理是學習工作的重要組成部分，加強對檔案的管理，可以提高學校檔案的真實性、系統性以及完整性，能夠有效提高教育質量和學校的管理水平，對促進學校的發展有非常重要的作用。本文對高中職院校評建創優中檔案管理存在的問題進行分析，探討相應解決措施，從而提高職業院校檔案管理的質量。

學校；評建創優；檔案管理；問題；解決措施

學校檔案可以為各項工作的開展提供具有參考價值的信息，而且隨著綜合經濟水平的不斷提升，高中職院校的數量在不斷增加，師生也在不斷增加，工作復雜程度不斷加深，只有加強檔案管理，才能提高各項工作的質量，在評建創優過程中進行檔案管理工作，可以有效提高檔案管理工作質量，對學校的發展具有非常重要的作用。

一、職業院校評建創優過程中檔案管理存在的問題

（一）認識程度不高。現階段，高中職院校對于檔案管理的認識度比較低，一方面，沒有認識到開展這項工作的必要性和必然性，誤認為檔案管理就是對檔案進行簡單的整理，忽視了檔案管理工作的重要性；另一方面，學校領導認為檔案管理是管理部門的工作和職責，實際工作中，缺乏和其他部門的配合，學校領導過于重視短期效益，不了解檔案管理對學校發展的重要作用。例如，武漢某高等職業學院中，沒有設立獨立的檔案管理部門，檔案管理工作和其他工作放在一起，沒有專門的管理人員對檔案進行管理，學生的學籍的檔案就簡單放在柜子里，檔案信息的收集也不夠準確，對檔案管理工作不夠重視。

（二）檔案管理人員的專業素質不夠。檔案管理人員的專業能力和職業素質直接影響檔案管理質量的優劣，目前，我國高中職院校檔案管理人員的專業素質普遍比較低，這對學校檔案管理產生了非常大的影響。例如：武漢某一高等職業學院中，檔案管理職位是由授課教師兼任，學生和教師的檔案信息收放在辦公室中，授課教師的主要任務是上課完成教學要求，從事的工作種類比較多，工作壓力比較大，這些教師對檔案管理工作不夠重視，他們不認為檔案管理的重要地位，工作過程中，會將檔案管理工作放在末尾，不具備檔案管理的相關素質和專業知識。此外，學校評建創優比較忙碌的時候，會調動學生進行檔案管理，學生不具備專業能力，檔案管理中不重視工作質量。

（三）檔案信息不健全。高中職院校檔案管理中經常可以見到檔案記錄缺項的情況，主要體現在學校每個學期召開的教學工作會議缺乏完善、規范的會議紀要，學生信息是由學生自己填寫，沒有對學生信息進行嚴格核實，學生信息不具真實性，教師業務檔案中的資料比較少，不能全面、準確地反映教師的基本情況。例如：武漢某高等職業學院2012屆學生信息，是由輔導員集中收集，學生自己填寫相關信息，一部分學生為了豐富自己的檔案，就會夸大事實，學生填寫的信息不具真實性。

二、在學校評建創優過程中進行檔案管理工作的有效方法

（一）加強學校領導對檔案管理工作的重視。學校領導的觀念是提高檔案管理工作質量的關鍵，因此，評建創優過程中，學校領導必須加強對檔案管理工作的重視，從而提高檔案管理人員對檔案管理的重視度。針對武漢某高等學院檔案管理的現狀，一是要加強校領導對檔案管理工作的重視；二是要將檔案管理部門從管理部門中獨立出來，實際工作過程中，加強各個部門之間的配合，明確檔案管理責任，在評建創優中提高檔案管理工作的質量，為學校的評建工作提供參考，通過評價檔案信息，充分調動教職工工作的積極性和主動性，提高教學工作質量。

（二）提高檔案管理人員的專業素質。提高學校內檔案管理人員的職業素質和專業能力，在高中職學校中培養出一批既懂專業知識，又具有新技術接受、應用能力的檔案管理人員，檔案管理人員要有專職人員。針對高中職院校存在的問題，第一，檔案管理人員要設立專門職位，不能由教師兼任；第二，提高檔案管理人員的專業水平，充分發揮檔案管理人員在檔案管理中的重要作用。

（三）健全檔案信息。學生和教師信息的收集，要保證準確、全面、可靠，檔案管理人員要對教師和學生的信息進行核實，對于不屬實的信息要及時修正，對于客觀存在的情況要在檔案中詳細記錄下來，高中職學校在進行檔案管理的時候，也要嚴格按照這個要求，健全檔案信息，只有這樣才能保證檔案完善。

三、結束語

總之，在評建創優過程中必須加強檔案管理，只有這樣才能提高檔案質量，為評優工作的順利進行提供理論依據，通過對檔案信息的評價，提高教職工工作的積極性和主動性，提高學校教學質量。所以，高中職學校在發展中，必須加強對檔案的管理，提高檔案管理的重視度。

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