對(duì)示范高職院校建設(shè)中兼職檔案員工作的思考

文／麗水職業(yè)技術(shù)學(xué)院 章小燕

檔案材料，它是知識(shí)和信息儲(chǔ)存的一種形式，是一種重要的信息資源，真實(shí)地記錄了院校的歷史面貌。對(duì)示范高職院校評(píng)估的各項(xiàng)指標(biāo)項(xiàng)目是否達(dá)到內(nèi)涵標(biāo)準(zhǔn)，主要是通過(guò)教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐過(guò)程有關(guān)書面、電子檔案材料來(lái)衡量的。要想評(píng)估工作順利開(kāi)展，沒(méi)有真實(shí)、有效的檔案材料作憑證很難有說(shuō)服力。可見(jiàn)，健全詳實(shí)的院校檔案材料是體現(xiàn)了高校的辦學(xué)水平，是進(jìn)行各項(xiàng)客觀、公正、全面的評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。

兼職檔案員是高職院校檔案管理隊(duì)伍的核心，是做好檔案管理工作的有力保障。兼職檔案員一般由系部、處室的工作人員、辦公室人員擔(dān)任，他們對(duì)本部門的工作事務(wù)、文件資料管理非常熟悉，由他們負(fù)責(zé)本部門文件材料的歸檔，不僅有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量，也有利于工作效率。本文以麗水職業(yè)技術(shù)學(xué)院創(chuàng)建省級(jí)示范性高職院校為例。

一、示范高職院校建設(shè)中兼職檔案員工作的現(xiàn)狀

在看到檔案材料在我院的省級(jí)示范評(píng)估工作中起到非常重要作用的同時(shí)，也看到了檔案工作在示范建設(shè)過(guò)程中暴露出來(lái)的一系列問(wèn)題：真正有歷史價(jià)值的材料甚少，無(wú)價(jià)值的材料一大堆；檔案管理缺乏信息化、網(wǎng)絡(luò)化，利用率低；檔案管理建設(shè)投入甚少。

二、示范高職院校建設(shè)中兼職檔案員工作存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱。在示范院校的評(píng)估工作，教職工對(duì)檔案已經(jīng)有了一定的認(rèn)識(shí)，檔案不單單只有人事檔案，在教學(xué)管理實(shí)踐過(guò)程、學(xué)生活動(dòng)過(guò)程形成的圖表、表格、照片、音像、實(shí)物等有關(guān)資料都是檔案。但在實(shí)際的操作中還是沒(méi)有習(xí)慣日常積累和收集。有些兼職檔案員對(duì)在活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的資料不注意收集，只停留于事情的處理，等事情處理完畢后，材料隨意丟放，不及時(shí)整理，需要時(shí)卻找不到，該歸檔的未歸檔，沒(méi)有留下有歷史價(jià)值資料和記錄，這主要是檔案意識(shí)薄弱造成的原因。

（二）兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定。兼職檔案員多數(shù)由部門工作人員擔(dān)任，而部門工作員往往是一人多用，工作量多、雜，而檔案資料的收集與整理需要花較長(zhǎng)精力與時(shí)間，很難顧及。長(zhǎng)期以來(lái)，兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員調(diào)動(dòng)頻繁，有的剛熟悉檔案管理工作，卻又被換掉，而新的工作人員要經(jīng)過(guò)相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間才能真正有效的開(kāi)展檔案管理工作。

（三）檔案管理工作不重視，各部門聯(lián)接少。一些檔案材料涉及到領(lǐng)導(dǎo)的，向他們要材料是很難收集的，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為那是自己的辛勞所得，不應(yīng)該移交給檔案管理部門，領(lǐng)導(dǎo)不交或直接不管事，而檔案管理部門只向兼職檔案員要，兼職檔案員根本就無(wú)法完成任務(wù)。學(xué)院各科室分院之間工作協(xié)調(diào)較少，一些材料重復(fù)上交，造成信息資源的浪費(fèi)而有些材料已移交上級(jí)部門，但檔案管理部門只向基層部門要，導(dǎo)致兩邊落空。

（四）獎(jiǎng)懲制度不完善。長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)院對(duì)兼職檔案員無(wú)系統(tǒng)性的獎(jiǎng)懲制度，部分兼職檔案人員缺乏積極性，工作上相互推諉，工作效率不高，導(dǎo)致文件收集不全，整理不合規(guī)范，只滿足于領(lǐng)導(dǎo)布置什么就做什么，缺乏處理復(fù)雜多變情況的能力和創(chuàng)新意識(shí)。

（五）設(shè)備、信息化滯后。作為省級(jí)示范院校檔案工作還僅僅停留在紙面上，還沒(méi)有真正實(shí)施檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)有的設(shè)備沒(méi)有得到的配備，致使技術(shù)得不到很好的提高，沒(méi)法進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、查閱檔案資料、網(wǎng)絡(luò)傳輸信息等，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的創(chuàng)新、工作效率和檔案工作信息化的進(jìn)程。

三、示范高職院校建設(shè)中兼職檔案員的對(duì)策及方法

雖然在省級(jí)示范性院校建設(shè)過(guò)程中推動(dòng)了我院的檔案管理工作建設(shè)，但仍是學(xué)院創(chuàng)建示范性院校的薄弱環(huán)節(jié)。學(xué)院要把檔案管理建設(shè)工作視為“迎評(píng)促建”的重頭戲，為高職院校檔案管理工作提供更好的發(fā)展機(jī)會(huì)。對(duì)現(xiàn)狀存在的問(wèn)題，本人認(rèn)為檔案管理工作應(yīng)該以此為契機(jī)，從發(fā)展、創(chuàng)新、服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，提出有效、合理、科學(xué)的對(duì)策與方法。現(xiàn)主要從組織崗位培訓(xùn)，增強(qiáng)交流總結(jié)，建立長(zhǎng)效檔案管理工作機(jī)制，實(shí)行考核和工作補(bǔ)貼的獎(jiǎng)勵(lì)制度，動(dòng)員全民參與，建設(shè)高效隊(duì)伍，構(gòu)建信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系等五個(gè)方面進(jìn)行闡述。

（一）組織崗位培訓(xùn)，增強(qiáng)交流總結(jié)。從學(xué)院的實(shí)際情況出發(fā)，適當(dāng)安排兼職檔案員參加專題檔案培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，讓其系統(tǒng)了解檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，尤其是在省級(jí)示范性建設(shè)工作中對(duì)檔案資料的特殊要求，使兼職檔案員認(rèn)識(shí)分門分類的材料的作用。開(kāi)展業(yè)務(wù)交流會(huì)，與專職檔案員就檔案管理工作交換心得；適當(dāng)考察優(yōu)秀檔案管理工作的高校，揚(yáng)長(zhǎng)避短、吸取經(jīng)驗(yàn)。

（二）建立長(zhǎng)效檔案管理工作機(jī)制。檔案管理工作是為評(píng)估服務(wù)，但這種服務(wù)不單只是迎接上級(jí)評(píng)估服務(wù)，還要貫穿在整個(gè)教育教學(xué)管理工作；不單為某個(gè)部門或某個(gè)人服務(wù)，還要為全體教職工、學(xué)生服務(wù)。因此，以省級(jí)辦學(xué)示范評(píng)估為契機(jī)，建立高職院校長(zhǎng)效檔案管理工作機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)管理指標(biāo)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，不能因評(píng)估而編造一套所謂的“評(píng)估材料”，等評(píng)估完成后就撒手不管，這違背了評(píng)估的意義，顛倒了評(píng)估工作和檔案管理工作的關(guān)系，對(duì)學(xué)院的發(fā)展百害而無(wú)一利。

（三）實(shí)行考核和工作補(bǔ)貼的獎(jiǎng)勵(lì)制度。兼職檔案員由于是兼任的，學(xué)院沒(méi)有額外計(jì)算工作量，又不與補(bǔ)貼掛鉤，檔案工作成了份外事。他們?cè)跈n案管理工作得不到的理解和支持，勞動(dòng)成果得不到重視，在經(jīng)濟(jì)上也得不到回報(bào)，一定程度上影響了他們工作的主動(dòng)性和積極性。學(xué)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)兼職檔案員對(duì)檔案收集、整理、移交、保管等情況，進(jìn)行檢查、考核、評(píng)比等形式進(jìn)行業(yè)績(jī)的考核。考核內(nèi)容和方法容可以根據(jù)每個(gè)時(shí)期的情況進(jìn)行制訂和調(diào)整，與年度的工作人員的考核、職稱評(píng)定工作掛鉤。此外，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、人事部門應(yīng)協(xié)商，應(yīng)給予兼職檔案員相應(yīng)的工作補(bǔ)貼、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰，激勵(lì)兼職檔案員，以提高他們工作的效率和職業(yè)滿意度。

（四）動(dòng)員全民參與，建設(shè)高效隊(duì)伍。檔案管理工作是一種社會(huì)性、協(xié)作性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此常抓不懈。要做好檔案管理工作，絕不是靠某些個(gè)體就能完成的，這需要領(lǐng)導(dǎo)的牽頭組織、動(dòng)員全民參與，領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭示范的作用。給兼職檔案員培訓(xùn)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)先給各科室部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行動(dòng)員培訓(xùn)，很多決策性的材料都在負(fù)責(zé)人手中，要清楚該移交的要移交，該共享的要共享，部門領(lǐng)導(dǎo)是否重視，決定著能否做好的問(wèn)題。此外，要建立一支高素質(zhì)、高效率的檔案管理隊(duì)伍，高職院校兼職檔案員隊(duì)伍里面要有一些特殊人才，進(jìn)行資料保存高端技術(shù)的處理，并要做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，形成合力，更好地完成檔案管理工作。

（五）構(gòu)建信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系。在當(dāng)前我院省級(jí)示范院校建設(shè)的檔案管理技術(shù)和管理?xiàng)l件下，紙質(zhì)檔案與電子檔案是并存的，但電子檔案的建設(shè)還只停留在建設(shè)初期，要建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要積極參與與配合。首先要注重加強(qiáng)相關(guān)硬件設(shè)施建設(shè)，如配置錄音筆、照相機(jī)、掃描儀等。其次在軟件設(shè)施上，高職院校從實(shí)際情況出發(fā)，要開(kāi)發(fā)、購(gòu)置適合高校檔案管理工作特點(diǎn)的軟件或系統(tǒng)等，只有在相應(yīng)的硬軟件配置跟上去，才能為學(xué)校檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化的的工作順利開(kāi)展提供保障。最后可以基于當(dāng)前學(xué)院O A系統(tǒng)、教學(xué)管理信息系統(tǒng)、綜合實(shí)訓(xùn)管理平臺(tái)、狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)課程平臺(tái)等網(wǎng)絡(luò)，從電子檔案的登錄、填寫、借閱、整理維護(hù)、批復(fù)管理、保存等操作，建設(shè)檔案信息化管理體系。建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系這是高職院校檔案管理工作以后發(fā)展的必然趨勢(shì)。

四、總述

在省級(jí)示范院校的建設(shè)中，對(duì)檔案管理工作提出新要求和挑戰(zhàn),根據(jù)學(xué)院的發(fā)展，結(jié)合具體情況做好檔案管理工作。檔案管理工作它是“沒(méi)有加水的史料”，兼職檔案員是史料的操作者，應(yīng)予以重視和鼓勵(lì)，以我院省級(jí)示范院校建設(shè)為契機(jī)，加強(qiáng)和改進(jìn)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，使其能夠在高職院校的管理工作中，充分發(fā)揮它的重要作用，從而推動(dòng)高校和全社會(huì)的發(fā)展。這不僅是提高高職院校檔案管理工作水平的一個(gè)有效舉措，更是對(duì)兼職檔案員工作的一種肯定。