水利檔案的現代化管理

文／杭州市水利規劃設計研究院　趙家勝

水利檔案的現代化管理

文／杭州市水利規劃設計研究院趙家勝

水利檔案就是指各種水利建設活動中具有保存意義和現實價值的水利歷史記錄文件資料。水利檔案的現代化管理有利于完善各種有價值的水利資料，提高檔案的質量，而且隨著水利事業的發展，水利的各種資料越來越豐富，實行現代化管理也是發展的必然趨勢。本文就針對水利檔案的現代化管理提出幾點建議。

水利檔案；現代化；管理

一、引言

水利檔案產生于水利基礎數據觀測與分析、水利設備研發與制造等各種水利科技活動之中，其來源廣泛，范圍較寬，而且類型較多，導致管理工作復雜。[1]隨著水利事業的不斷發展，水利檔案的管理工作將會越來越復雜，傳統水利檔案管理模式中存在的問題日益突出，因此，在新的形勢下，如何利用現代化檔案管理方法加強水利檔案的征集、管理和利用是水利檔案管理人員的當務之急。

二、健全水利檔案管理制度

很多水利單位由于種種因素，現有的水利檔案管理制度不健全，或者檔案管理制度落實方面存在問題，嚴重影響了水利檔案管理的質量。有些水利單位在保密管理制度方面不完善，直接影響水利檔案信息的安全。[2]因此為了提高水利檔案管理質量，解決因制度不健全問題造成的隱患，水利單位需要健全水利檔案管理制度。首先，加強水利檔案重要性的宣傳。通過會議、講座、等方式讓水利檔案管理人員以及水利其他工作人員認識到水利檔案管理工作的重要性，以提高他們的責任意識。其次，完善檔案保密管理制度。很多水利科研成果或者水利基礎數據具有保密性，特別是科研成果，還具有專利性，一旦保密管理失誤造成外泄，將不利于保護科研人員的知識產權，因此在這些具有保密性資料的管理中，需要設置保密技術以防止外泄。最后，實行檔案管理崗位責任制。在檔案管理崗位責任制中，堅持誰管理誰負責的原則，從而增強的檔案管理工作人員的責任意識。

三、加強水利檔案管理信息化建設

加強水利檔案管理信息化建設是實現檔案管理現代化的重要途徑。水利檔案管理信息化建設中，主要是采用現代信息技術使檔案管理工作實現操作電腦化、傳遞信息網絡化、收藏數字化、資源共享的目標。在檔案管理信息化建設中，要求檔案管理人員嚴格執行電子文件制作程序制作與管理檔案，在電子文件的制作中嚴格按照制作技術標準進行規范化制作，對紙質文件進行掃描時，嚴格按照各項技術指標設定進行規范操作；要注意電子文件處理格式要統一，以方便查看和減少檔案管理工作量；在選擇檔案信息化管理軟件時要根據國家檔案的相關標準并結合本單位的實際情況選擇適用性強、方便操作、合理的管理軟件；同時，還要注意加強電子檔案的安全保密工作。

四、加強原始檔案的收集與檔案的質量管理

很多水利單位歸檔的水利檔案材料不完整，有些缺乏關鍵性的技術材料，有些科技檔案只保存了某一個階段的材料，其他階段的重要材料缺失，有些檔案的材料是復印件，不是原始的資料，這些因素導致水利檔案的質量不高，嚴重影響了水利檔案的價值。針對這些問題，水利單位要加強原始檔案的收集與檔案的質量管理。在對原始資料的收集工作中，可以靈活的采用各種科學的收集方法。例如，分階段收集、強制性收集、綜合運用追蹤收集等。通過靈活運用這些收集方法以保證水利檔案各項資料的完整性。同時在對那些關鍵性的資料進行歸檔的工作中，要進行分類和編序歸檔，以方便查閱。在歸檔工作中，盡量保證歸檔的資料屬于原件，只有當收集不到原件的前提下，才考慮使用復印件，當原始資料成功收集后，應立即更換復印件，從而保證檔案資料的原始性與質量。

五、優化水利檔案管理環境

水利檔案管理環境在水利檔案管理工作有效實施中具有重要意義，而且目前受經濟、技術條件等因素的影響，水利檔案管理環境差，很多水利單位檔案儲存室環境不達標，有些地方性的水利單位沒有專門的存儲檔案室。這些都給檔案管理工作帶來了諸多不便，以及給檔案的安全性造成了隱患。因此水利單位必須根據本單位的實際情況采取必要的措施優化水利檔案管理環境。以保證水利檔案管理工作有效進行。一是要，改善硬件設施。沒有專用檔案儲存室的建立專用檔案儲存室，同時還需要配備必要的設施，如滅火器、吸塵器、除濕機等。二是要，完善檔案管理信息化硬件的配置。需要配置專用電腦、復印機、掃描儀、電子檔案防磁柜等信息化檔案管理硬件設施。從而既能夠保證檔案管理工作的有效進行，又可以促進檔案管理信息化建設，提高檔案管理的質量與檔案的安全性。

六、結束語

總而言之，水利檔案管理工作要實現現代化管理，首先水利單位需要明確本單位水利檔案管理中的不足之處，然后根據不足之處有針對性的提出解決措施，健全不完善的檔案管理制度，采用現代化信息技術促進檔案管理的信息化建設，加強原始檔案的收集與檔案的質量管理以提高檔案的質量與價值，優化檔案管理環境以提高檔案管理工作的有效性。

[1]林愉.水利檔案現代化管理研究[J].辦公室業務,2012(6):39-40.

[2]趙綺蘭.水利檔案管理從傳統向現代方式轉變探討[J].科技創新與應用,2013(32):260.