企業(yè)合同管理與法律風險防范淺析

呂靜

企業(yè)在經(jīng)營活動中產(chǎn)生大量的合同，用以建立、改變、約束其與其他民事主體（自然人、法人及其他組織）之間的經(jīng)濟關(guān)系。合同管理是企業(yè)在其可控范圍內(nèi)保障自身合法權(quán)益的手段。能否進行全面、有效的合同管理與法律風險防范，成為決定企業(yè)經(jīng)營成敗的重要因素之一。

一、法律風險防范是合同管理的核心

經(jīng)營活動伴隨著風險，風險來源于時間、空間的一些不確定因素。企業(yè)的一切風險，不管是治理風險、投資風險還是政策性的風險，最終都會轉(zhuǎn)換為法律風險。企業(yè)法律風險，是指在企業(yè)經(jīng)營活動過程中，由于所做出的具體法律行為不規(guī)范而導致的，與企業(yè)所期望達到的目標相違背的法律不利后果發(fā)生的可能性。這種可能性一旦演變?yōu)闉楝F(xiàn)實性，將對企業(yè)帶來極為不利的后果。因此必須采取切實有效措施的來實現(xiàn)風險的規(guī)避與防范。而以事前防范、事中控制為主要特點的合同管理顯然具有很大優(yōu)勢。

根據(jù)引發(fā)企業(yè)法律風險的因素來看，可以分為外部風險和內(nèi)部風險。所謂外部法律風險，是指由企業(yè)以外的社會環(huán)境、法律環(huán)境、政策環(huán)境等因素引發(fā)的法律風險；所謂內(nèi)部法律風險，是指企業(yè)內(nèi)部管理、經(jīng)營行為、經(jīng)營決策等因素引發(fā)的法律風險。由于內(nèi)部法律風險引發(fā)因素是企業(yè)自身能夠掌控的，所以內(nèi)部法律風險防范是合同管理的重點；而外部法律風險引發(fā)因素雖不為企業(yè)所能夠控制的，不能從根本上去杜絕這類風險的發(fā)生，但仍能通過必要合同管理措施將其不利后果降至最低。

二、企業(yè)合同管理存在的主要問題

從合同前期準備、簽訂、履行與變更、糾紛處理、文本歸檔、監(jiān)督檢查等合同一般流程來看，企業(yè)合同管理存在的問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面：

1.合同前期準備工作中的問題

在合同正式簽訂前，企業(yè)要為此做充分準備，投入大量的人力、財力，但往往忽視掉一些重要問題。一是不注重對對方當事人身份與資信的審查，合同訂立要求雙方都具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力，否則會影響合同的效力。如果不是法定代表人簽訂合同，還要審查代理人的代理身份和資格，即是否有被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書，授權(quán)范圍與代理權(quán)限。為確保后期合同的順利履行，還應(yīng)對其資產(chǎn)財務(wù)狀況、誠信度進行調(diào)查與了解。二是在合同起草階段忽視對起草權(quán)的爭取。一般而言，合同文本由誰起草，誰就能更好掌握主動權(quán)。三是不了解法律對特殊合同訂立的程序性要求，如對必須進行招標投標的活動未組織招標投標，或招標投標活動違反法律規(guī)定。

2.合同簽訂階段中問題

這突出表現(xiàn)在：合同形式不當，如大量存在的“先履行后簽約”現(xiàn)象；應(yīng)當辦理登記、備案手續(xù)而未辦理的，從而導致己方權(quán)利得不到保護。合同條款不全面、有漏洞，如缺少違約責任、管轄權(quán)的規(guī)定。只有從合同而沒有有效的主合同。如工程總承包合同是主合同，工程分包合同、保證合同、抵押合同是從屬于主合同的，沒有主合同或主合同無效將導致從合同的無效。違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定。

3.合同履行階段的問題

一是企業(yè)內(nèi)部履約流程不規(guī)范，信息傳遞不暢，導致外部企業(yè)行為違反合同約定。二是在對方違約或有證據(jù)證明可能違約的情況下，不能及時采取恰當?shù)难a救措施來避免因此產(chǎn)生的損害進一步擴大。在這種情況下，企業(yè)可以積極行使法定或約定的權(quán)利，如行使同時履行抗辯權(quán)、不安抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷權(quán)等，而怠于行使權(quán)利的后果是除次期間的經(jīng)過導致權(quán)利的消滅，使得損失進一步擴大。三是履約過程中頻繁而隨意的合同變更行為，合同是雙方意思表示達成一致的產(chǎn)物，如“法鎖”般約束雙方當事人的行為，企業(yè)在簽訂合同時應(yīng)該嚴肅認真，充分考慮履行過程中可能存在的市場變化因素，不得因人情、關(guān)系等原因而隨意變更合同。在特殊情況下雙方協(xié)商一致變更合同的，應(yīng)及時履行手續(xù)，法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當辦理審批、登記手續(xù)的還要遵照執(zhí)行。四是忽略履行過程中的證據(jù)保存。合同履行過程中形成的備忘錄、會議紀要、傳真，甚至交通票據(jù)、運輸單、電話記錄、電子郵件等都需要甄別、管理，一旦發(fā)生糾紛，這些都可能發(fā)揮證據(jù)效力。

三、完善企業(yè)合同管理的對策與措施

1.健全和完善合同管理制度體系

企業(yè)要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。首先，要堅持不懈地加強合同管理基礎(chǔ)工作，加大企業(yè)公章、介紹信和空白合同等重要法律文書的管理力度，確保法律文書安全。其次，要建立細致明確的授權(quán)程序，切實杜絕一些部門或業(yè)務(wù)人員超過自身權(quán)限范圍對外簽訂合同的現(xiàn)象發(fā)生。最后，要采取全過程動態(tài)控制方式，強化各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理，解決部門之間履約責任不明確、不溝通、不落實等問題。

2.強化企業(yè)領(lǐng)導人和員工的法律風險意識

一些企業(yè)高管人員還沒有充分認識到法律風險給企業(yè)帶來的危險，在決策時往往忽視了法律風險的存在。因此，提高企業(yè)高管的法律風險意識，是有效防范企業(yè)法律風險的關(guān)鍵。企業(yè)員工，特別是合同管理人員的法律風險意識直接影響著合同管理的質(zhì)量。為此，要加大合同管理人員職業(yè)道德和業(yè)務(wù)知識培訓力度，使合同管理人員增強責任感，掌握合同法律知識和工作技能。要特別注重對合同管理人員保密意識的強化以及對出臺的新法律法規(guī)的及時學習。

3.強化重大合同法律審查制度

為保證合同能夠得到有效執(zhí)行，有效避免和化解合同執(zhí)行過程中的各種風險，企業(yè)應(yīng)建立健全企業(yè)法律顧問制度，以實施對合同簽訂、履行等全過程的法律監(jiān)督和管控。企業(yè)要把影響生產(chǎn)經(jīng)營活動和經(jīng)濟效益比較大的合同作為合同的重點管理對象，從合同的項目論證到對方的資信調(diào)查，從合同談判、文本起草、修改，到簽約、履約或變更解除、糾紛處理的全過程，都應(yīng)有法律顧問部門的參與。

4.違約糾紛及時處理，樹立企業(yè)“重合同、守信用”形象

在簽訂合同時，正確選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得非常重要，特別是一旦發(fā)生違約情形，企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同及時采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟損失。特別是隨著市場的規(guī)范運作和市場形勢的發(fā)展變化，對于合同管理中不斷產(chǎn)生的新問題，企業(yè)要積極應(yīng)對，不斷完善合同管理制度，加大合同風險防范，為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高形成巨大的推動力。

參考文獻：

[1]管榮齊.企業(yè)法律風險防范體系的建立與完善.法律圖書館論文資料庫.2006年8月2日