企業合同管理與法律風險防范淺析

呂靜

企業在經營活動中產生大量的合同，用以建立、改變、約束其與其他民事主體（自然人、法人及其他組織）之間的經濟關系。合同管理是企業在其可控范圍內保障自身合法權益的手段。能否進行全面、有效的合同管理與法律風險防范，成為決定企業經營成敗的重要因素之一。

一、法律風險防范是合同管理的核心

經營活動伴隨著風險，風險來源于時間、空間的一些不確定因素。企業的一切風險，不管是治理風險、投資風險還是政策性的風險，最終都會轉換為法律風險。企業法律風險，是指在企業經營活動過程中，由于所做出的具體法律行為不規范而導致的，與企業所期望達到的目標相違背的法律不利后果發生的可能性。這種可能性一旦演變為為現實性，將對企業帶來極為不利的后果。因此必須采取切實有效措施的來實現風險的規避與防范。而以事前防范、事中控制為主要特點的合同管理顯然具有很大優勢。

根據引發企業法律風險的因素來看，可以分為外部風險和內部風險。所謂外部法律風險，是指由企業以外的社會環境、法律環境、政策環境等因素引發的法律風險；所謂內部法律風險，是指企業內部管理、經營行為、經營決策等因素引發的法律風險。由于內部法律風險引發因素是企業自身能夠掌控的，所以內部法律風險防范是合同管理的重點；而外部法律風險引發因素雖不為企業所能夠控制的，不能從根本上去杜絕這類風險的發生，但仍能通過必要合同管理措施將其不利后果降至最低。

二、企業合同管理存在的主要問題

從合同前期準備、簽訂、履行與變更、糾紛處理、文本歸檔、監督檢查等合同一般流程來看，企業合同管理存在的問題主要表現為以下幾個方面：

1.合同前期準備工作中的問題

在合同正式簽訂前，企業要為此做充分準備，投入大量的人力、財力，但往往忽視掉一些重要問題。一是不注重對對方當事人身份與資信的審查，合同訂立要求雙方都具有相應的民事權利能力和民事行為能力，否則會影響合同的效力。如果不是法定代表人簽訂合同，還要審查代理人的代理身份和資格，即是否有被代理人簽發的授權委托書，授權范圍與代理權限。為確保后期合同的順利履行，還應對其資產財務狀況、誠信度進行調查與了解。二是在合同起草階段忽視對起草權的爭取。一般而言，合同文本由誰起草，誰就能更好掌握主動權。三是不了解法律對特殊合同訂立的程序性要求，如對必須進行招標投標的活動未組織招標投標，或招標投標活動違反法律規定。

2.合同簽訂階段中問題

這突出表現在：合同形式不當，如大量存在的“先履行后簽約”現象；應當辦理登記、備案手續而未辦理的，從而導致己方權利得不到保護。合同條款不全面、有漏洞，如缺少違約責任、管轄權的規定。只有從合同而沒有有效的主合同。如工程總承包合同是主合同，工程分包合同、保證合同、抵押合同是從屬于主合同的，沒有主合同或主合同無效將導致從合同的無效。違反法律法規的強制性規定。

3.合同履行階段的問題

一是企業內部履約流程不規范，信息傳遞不暢，導致外部企業行為違反合同約定。二是在對方違約或有證據證明可能違約的情況下，不能及時采取恰當的補救措施來避免因此產生的損害進一步擴大。在這種情況下，企業可以積極行使法定或約定的權利，如行使同時履行抗辯權、不安抗辯權、代位權、撤銷權等，而怠于行使權利的后果是除次期間的經過導致權利的消滅，使得損失進一步擴大。三是履約過程中頻繁而隨意的合同變更行為，合同是雙方意思表示達成一致的產物，如“法鎖”般約束雙方當事人的行為，企業在簽訂合同時應該嚴肅認真，充分考慮履行過程中可能存在的市場變化因素，不得因人情、關系等原因而隨意變更合同。在特殊情況下雙方協商一致變更合同的，應及時履行手續，法律、行政法規規定應當辦理審批、登記手續的還要遵照執行。四是忽略履行過程中的證據保存。合同履行過程中形成的備忘錄、會議紀要、傳真，甚至交通票據、運輸單、電話記錄、電子郵件等都需要甄別、管理，一旦發生糾紛，這些都可能發揮證據效力。

三、完善企業合同管理的對策與措施

1.健全和完善合同管理制度體系

企業要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。首先，要堅持不懈地加強合同管理基礎工作，加大企業公章、介紹信和空白合同等重要法律文書的管理力度，確保法律文書安全。其次，要建立細致明確的授權程序，切實杜絕一些部門或業務人員超過自身權限范圍對外簽訂合同的現象發生。最后，要采取全過程動態控制方式，強化各個業務環節的管理，解決部門之間履約責任不明確、不溝通、不落實等問題。

2.強化企業領導人和員工的法律風險意識

一些企業高管人員還沒有充分認識到法律風險給企業帶來的危險，在決策時往往忽視了法律風險的存在。因此，提高企業高管的法律風險意識，是有效防范企業法律風險的關鍵。企業員工，特別是合同管理人員的法律風險意識直接影響著合同管理的質量。為此，要加大合同管理人員職業道德和業務知識培訓力度，使合同管理人員增強責任感，掌握合同法律知識和工作技能。要特別注重對合同管理人員保密意識的強化以及對出臺的新法律法規的及時學習。

3.強化重大合同法律審查制度

為保證合同能夠得到有效執行，有效避免和化解合同執行過程中的各種風險，企業應建立健全企業法律顧問制度，以實施對合同簽訂、履行等全過程的法律監督和管控。企業要把影響生產經營活動和經濟效益比較大的合同作為合同的重點管理對象，從合同的項目論證到對方的資信調查，從合同談判、文本起草、修改，到簽約、履約或變更解除、糾紛處理的全過程，都應有法律顧問部門的參與。

4.違約糾紛及時處理，樹立企業“重合同、守信用”形象

在簽訂合同時，正確選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得非常重要，特別是一旦發生違約情形，企業應根據合同及時采用協商、仲裁或訴訟等方式，積極維護企業的合法權益，減少企業的經濟損失。特別是隨著市場的規范運作和市場形勢的發展變化，對于合同管理中不斷產生的新問題，企業要積極應對，不斷完善合同管理制度，加大合同風險防范，為企業管理水平和經濟效益的提高形成巨大的推動力。

參考文獻：

[1]管榮齊.企業法律風險防范體系的建立與完善.法律圖書館論文資料庫.2006年8月2日